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2011-01-01	2013-12-31	Diario

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2011-01-01		Mensual

Autodiligenciamiento de formulario electrónico vía página web (por selección; por ejemplo en encuestas por muestreo o censos)
El Ministerio de Cultura cuenta con un software que permite iniciar el proceso de recolección y almacenamiento de los proyectos presentados por los Departamentos, sistema de Información Gerencial (En adelante SIG).

Desde los entes territoriales apelando a la autonomía y transparencia en la ejecución del gasto, se abre una convocatoria pública desde las gobernaciones, la cual es atendida por los Municipios. Los proyectos avalados por el Departamento y los Consejos Departamentales de Patrimonio son ingresados al sistema de información gerencial por los responsables de cultura de cada Departamento.

En esta primera etapa la información ingresada por proyecto corresponde a:

- Plan de inversión.
- Vigencia de recursos.
- Línea de Inversión.
- Titulo.
- Breve descripción.
- A-nexos (de ser necesario).
- Costo del proyecto
- Fuentes de financiación.

Una vez enviados al Ministerio de Cultura estos datos, el proyecto se direcciona al área correspondiente dependiendo de la naturaleza del mismo. Las oficinas encargadas de la revisión de proyectos son:

- Dirección de Patrimonio.
- Dirección de Poblaciones.
- Museo Nacional.
- ICANH.
- Archivo General de la Nación.
- Biblioteca Nacional.

Estas áreas tienen la competencia de rechazar o publicar el proyecto, en caso de ser rechazado, las observaciones son enviadas al Departamento para que proceda a realizar los ajustes respectivos. De ser publicado, el proyecto tendrá un primer visto bueno por parte del Ministerio de Cultura.

Une vez el proyecto es publicado, el Departamento deberá enviar por medio físico o magnético la documentación soporte del proyecto a la Oficina de Impuesto al consumo; esta puede variar según las características del proyecto. No obstante existen requisitos que son indispensables y estándar:

- Acta de Consejo Departamental de Patrimonio aprobando el proyecto (Con las firmas respectivas).
- Formularios exigido por el Ministerio de Cultura (con sus respectivas firmas).
- Presupuesto detallado.
- Cronograma detallado.

Una vez revisada la documentación por los asesores financieros y técnicos, el proyecto se remite al área correspondiente donde en un máximo de diez días hábiles deberá entregar concepto.

Una vez entregado, por medio de correo institucional a la Oficina Impuesto al Consumo, el concepto (favorable o desfavorable) es ingresado por parte de los asesores de la Oficina Impuesto al Consumo y se envía digitalmente a través de correo institucional y correo SIG al Departamento, bien sea para que sean realizados ajustes descritos en el concepto (de ser este desfavorable) ó para que se surtan los tramites contractuales correspondientes a la ejecución de los recursos (de ser el concepto favorable).

Cuando el proyecto ha sido ejecutado y el bien y/o servicio se ha entregado a satisfacción en el marco de la normatividad legal vigente, el Departamento remite al Ministerio de Cultura los soportes de la ejecución realizada, estos soportes
Constan de:

- CDP.
- RESERVA PRESUPUESTAL.
- ACTA DE INICIO.
- ACTAS E INFORMES PARCIALES.
- COMPROBANTES DE EGRESO.
- ACTA DE LIQUIDACIÓN.

Cuando la Oficina Impuesto al Consumo obtiene, verifica y almacena los soportes, se procede a realizar el ingreso de la ejecución de recursos al SIG para actualizar el estado de los recursos del Departamento.

De no llevar a cabo la ejecución de los recursos en los dos años de plazo que cita la ley, independientemente de la programación realizada, el Departamento deberá reintegrar al Tesoro Nacional los Recursos no ejecutados y estará en la obligación de enviar al Ministerio de Cultura los soportes correspondientes del giro realizado para que los Asesores de departamento ingresen el reintegro al SIG y actualicen nuevamente la información en el sistema.

DISEÑO DE LA EJECUCIÓN

SISTEMA DE CAPACITACIÓN

Dentro de las actividades de capacitación de la Operación Estadística, los Asesores Departamentales deben: Apoyar la implementación de la estrategia de difusión y capacitación en las diferentes áreas del Ministerio de Cultura, respecto al componente procedimental y legislativo que regula la inversión de los recursos provenientes del impuesto Nacional al Consumo a la Prestación del Servicio de telefonía móvil que benefician al sector Cultura en Colombia, además de soportar a las diferentes áreas en la consulta y administración del SIG a partir de las diferentes actualizaciones en los procedimientos, instructivos y lineamientos administrativos que se produzcan para orientar el proceso.

Así mismo es labor de los Asesores Departamentales capacitar a los nuevos contratistas que eventualmente ingresen a la Oficina Impuesto al Consumo en la consulta y administración del Sistema de Información, en normatividad y procedimientos vigentes que hagan parte de los insumos o en la cadena de valor en el desarrollo de la operación estadística.


ACTIVIDADES PREPARATORIAS

SENSIBILIZACIÓN

El Ministerio de Cultura a través de la Dirección de Patrimonio y en conjunto con la Oficina Nacional de Impuesto al Consumo de la Telefonía Móvil a través de los profesionales con funciones técnicas realizan, por medio de talleres, capacitaciones para la formulación de proyectos relacionados al patrimonio cultural de la nación que le permitan a los 32 departamentos y distrito capital que conforman el territorio nacional acceder a los recursos de financiación que otorga la Ley 1607 de 2014.

- Los talleres consisten en:

Presentación de los conceptos pertinentes para la formulación de proyectos relacionados con el patrimonio cultural material (mueble e inmueble) y el patrimonio cultural inmaterial.

Presentación del formato que se debe diligenciar según los campos asignados en el documento.

- Los campos son:

Nombre del Proyecto
Líneas de Inversión
Descripción,
Relación con el plan de desarrollo municipal,
Relación con el plan de desarrollo Departamental,
Justificación
Antecedentes
Objetivo General
Objetivos Específicos
Personas Beneficiadas
Cobertura
Cronograma
Financiación

Las firmas del representante legal y los espacios para los trámites que anteceden la presentación del proyecto al Ministerio de Cultura.

Introducción a como se debe formular un proyecto de acuerdo a la información solicitada en el formulario. Para cada ítem del formulario se da una definición, ejemplo: que información debe contener el campo "Justificación".

Para cada tipo de proyecto se realiza una actividad de formulación en el formato. Para el caso del Patrimonio Cultural Material se realizan la formulación de inventarios, intervenciones y Planes Especiales de Manejo; para el campo del Patrimonio Cultural Inmaterial se realiza la formulación de Inventarios, investigación proyectos de Vigías, Planes especiales de Salvaguardia y actividades de protección y promoción de manifestaciones culturales. Estos tipos de formulación se ajustan a las líneas de inversión previstas por Articulo 5 del decreto 4934 de 2009.

La presentación se realiza a través de ayudas audiovisuales como lo es la presentación de Power Point y entrega de la documentación que se considere útil para la formulación de proyectos culturales.

Los talleres han sido diseñados por los profesionales técnicos de la Oficina Nacional del Impuesto al consumo de la telefonía móvil, cuyo perfil es:

Profesional técnico 1 - Asesor de Patrimonio Cultural Material: Arquitecto Restaurador.

Profesional técnico 2- asesor de Patrimonio Cultural Inmaterial: Antropólogo.

DISEÑO DE INSTRUMENTOS

La necesidad de crear un Sistema de Información que permita organizar y analizar la información suministrada por los entes territoriales, trajo consigo también la necesidad de diseño De Protocolos, Manuales, Guías o instructivos, Formatos de control (Formato de revisión técnica, validación de requisitos en la formulación de proyectos). Que permitan ofrecer al usuario herramientas que faciliten el uso y aprovechamiento de la información y del software diseñado para el aprovechamiento de datos, permitiendo que en cada segmento del proceso estos sean comprensibles y de fácil interpretación.


INSTRUCTIVOS Y LINEAMIENTOS

Instructivo para el diligenciamiento del formato para presentación de Proyectos - Distrito Capital.

Instructivo para el diligenciamiento del formato para presentación de Proyectos - Municipios.

Lineamientos.

Cartilla

Cronograma. Instructivo Sistema de Información de Gestión -SIG- http://sig.mincultura.gov.co/login.aspx?ReturnUrl=%2fDefault.aspx


FORMATOS

Formato para Presentación de Proyectos - Distrito Capital y San Andrés.

Formato para Presentación de Proyectos - Municipios.

Formato Seguimiento Estado de Ejecución de Proyectos Financiados con recursos Impuesto nacional al Consumo para cultura.

LINKS (ASPECTOS CLAVES, PREGUNTAS FRECUENTES Y MODELOS DE CONVENIOS Y CONVOCATORIA)

Aspectos Claves en el proceso para la ejecución de los recursos

Preguntas frecuentes

Modelo de Convenio Interadministrativo de Asociación (Entre Departamento y Municipio)

Modelo de convocatoria.

Name	Abbreviation	Affiliation
Ministerio de Cultura de Colombia	MinCultura	Gobierno Nacional

DISEÑO DE MÉTODOS Y MECANISMOS PARA EL CONTROL DE CALIDAD

Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema se ha establecido un proceso que propende por el aseguramiento de la calidad en la recolección de datos. Este proceso se encuentra a cargo de los asesores departamentales encargados de capturar la información y comprende las etapas de seguimiento, validación y comparación de la información con los Departamentos.

Durante el reporte de datos se practica un seguimiento que consiste en verificar que el reporte de datos de cada variable sea diligenciado plenamente. Posterior a la verificación y a las fechas de reporte establecidas, la coherencia en la información es validada a través de comparativos de informes a lo largo del tiempo lo que permite identificar inconsistencias o información faltante. En estos casos se procede a verificar la información ingresada al sistema y como último paso la comparación de información con la fuente primaria (Responsables de cultura departamentales).