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2009	2009	El período de recolección para la EAC abarca un tiempo de cinco meses, cada año.

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2009		Anual

Autodiligenciamiento de formulario electrónico vía página web (por selección; por ejemplo en encuestas por muestreo o censos)
SENSIBILIZACIÓN

La labor de sensibilización se realiza a través de una comunicación adjunta al formulario, con destino a la gerencia general de la empresa. Como complemento se hacen algunas llamadas y visitas a las fuentes, siempre y cuando se considere necesario; esto con el fin de concienciar al empresario acerca de la importancia que tiene para el sector y para el país, la información solicitada.


CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

La investigación requiere que la capacitación proporcione la unidad de criterio necesaria para aplicar los conceptos técnicos de la investigación.

Como actividad complementaria a cada período y etapa de recolección de la información, se realiza la actividad de capacitación que comprende:

· Talleres de mejoramiento continuo, en los que normalmente se aprovecha la experiencia y conocimiento de los funcionarios acerca del formulario.

· Cursos de capacitación dictados en las Territoriales.

En cada una de las Direcciones Territoriales, el asistente técnico de la investigación es el encargado de impartir instrucción detallada que permita:

- Conocer los objetivos de la investigación, las etapas de la encuesta y los instrumentos de recolección.

- Obtener conocimiento y manejo exhaustivo tanto del formulario en general como de manuales y en particular de cada una de las variables que se investigan.

- Conocer las leyes que otorgan al DANE las facultades para solicitar la información y sancionar a las fuentes que no rindan, entre ellas están las normas metodológicas que sustentan la investigación y bajo las cuales se deben regir los informantes y el personal que asesora y critica el formulario.

- Instrucciones al personal a contratar, sobre el manejo de novedades en campo.

- Conocer exhaustivamente el manual de crítica y comprender cada una de las instrucciones impartidas, de tal manera que se puedan detectar las inconsistencias en la información.

- Comprender la relación existente entre los diferentes capítulos del formulario y la importancia de efectuar los chequeos de consistencia propuestos en los manuales.

- Analizar las situaciones más comunes que se presentan durante el proceso, poniendo en práctica la experiencia en encuestas anteriores.

- Instruir y capacitar el personal para asesorar a las fuentes en el proceso de diligenciamiento del formulario cuando éstas lo requieran

- Instruir al personal a contratar sobre el manejo de las empresas que registren novedad en campo.


REFUERZO DE CAPACITACIÓN

Eventualmente se realizan cursos de realimentación, con los cuales se pretende:

· Aclarar conceptos y dudas del curso de capacitación

· Detectar vacíos y profundizar en especificaciones.

· Hacer énfasis en el proceso de crítica y codificación.

· Dar a conocer el proceso de captura e instruir sobre el manejo del mismo.

· Hacer pruebas al sistema de captura - depuración.

· Instruir respecto al proceso de análisis inmerso en la captura - depuración.


ESQUEMA OPERATIVO

PREPARACIÓN DE LA ENCUESTA

Comprende la organización y dirección técnico-operativa del proyecto. En la etapa preparatoria se desarrollan las siguientes actividades:

· Evaluación técnica de la encuesta anterior, con el propósito de evaluar y realizar los ajustes a las deficiencias y programar la encuesta siguiente.

· Estudio y análisis de informes, propuestas y sugerencias tanto de los diferentes equipos de trabajo, así como de las direcciones territoriales y entidades usuarias con el fin de determinar adiciones y mejoras en la investigación.

· Elaboración del presupuesto y la programación de actividades en el SPGI para control de la investigación.

· diseño y elaboración de formularios.

· Actualización y elaboración de instructivos de diligenciamiento, crítica y codificación de la información.

· Implementación de las especificaciones de validación y consistencia actualizadas en el sistema de procesamiento de la investigación, para los módulos de captura de la información.

· Actualización de los directorios de fuentes a investigar.

· Prediligenciamiento de formularios, constancias de entrega y paz y salvos.

· Organización y envío del material prediligenciado y formularios de miniencuesta a direcciones territoriales.

· Instalación y prueba del sistema de captura y envío a las direcciones y subdirecciones territoriales.


DESARROLLO OPERATIVO DE LA ENCUESTA

Esta etapa se divide en dos fases de ejecución simultánea: una que se desarrolla en las direcciones y subsedes territoriales, y otra en el DANE central:


DIRECCIONES Y SUBSEDES TERRITORIALES

· Alistamiento, sectorización y distribución de formularios e instructivos de diligenciamiento a las fuentes, de acuerdo con el directorio correspondiente. Esta actividad la realizan personalmente los críticos y en algunas ocasiones a través del correo certificado con empresas especializadas o por medios electrónicos.

· Control y seguimiento a los procesos de distribución, recepción, crítica y captura de los formularios.

. Recolección de los formularios, revisión y precrítica.

Estas actividades preliminares se realizan en forma sucesiva en el momento de recepcionar el formulario, con el ánimo de efectuar una revisión ágil y completa de la información, aclarar y corregir en forma personalizada con el informante los errores de diligenciamiento y dar visto bueno al formulario de acuerdo con su consistencia.

· Control y seguimiento del estado de la distribución de formularios y recolección de información.

· Crítica y codificación de la información.

· Captura-depuración interactiva de la información.

· Control de inconsistencias y revisión de la información.

· Control y seguimiento del proceso de captura-depuración interactiva de la información.

· Remisión de la información en varios envíos, previamente programados. Dichos envíos se realizan en medio magnético a DANE central.


DANE CENTRAL

· Control y seguimiento permanente del desarrollo de la encuesta tanto en las sedes y direcciones territoriales como a nivel del DANE Central, de acuerdo con el cronograma de actividades establecido.

· Análisis trimestral del desarrollo del proyecto por el comité técnico.

· Supervisión técnica del desarrollo de la encuesta en las direcciones y subsedes territoriales, para apoyo metodológico a los funcionarios.

· Recepción de la información enviada por las direcciones territoriales en medio magnético.

· Control de envíos recibidos y control de cobertura del operativo.

· Análisis, detección y corrección, empresa por empresa de inconsistencias de la información recibida.

· Imputación de la información.

· Generación de listados con la información consolidada para el análisis de la información de variables generales a nivel de grupos y agrupaciones.

· Análisis de la evolución y desarrollo de la estructura sectorial nacional por grupos de mercancías.

· Preparación de cuadros estadísticos de la información.

· Preparación anexos y boletín de prensa con los resultados.

DISEÑO DE INSTRUMENTOS

Para la EAC se ha diseñado un cuestionario con los contenidos temáticos requeridos, el cual debe ser diligenciado por la Gerencia de cada empresa incluida en la muestra, con la asesoría de un funcionario del DANE, en caso de que se requiera.

Según la organización de cada sede territorial del DANE en el país, la distribución de formularios se hace por correo o en forma personalizada (véase anexo A).

Anualmente se hace una revisión de la estructura del formulario por parte del Grupo de Temática y Logística de Autodiligenciamiento, con el fin de determinar los ajustes a que haya lugar de acuerdo con la dinámica del sector, información subutilizada y nuevas legislaciones que se produzcan.

El esquema básico del formulario actual es:


- CARÁTULA ÚNICA EMPRESARIAL

Con el fin de optimizar los requerimientos de información, el cruce de base de datos y promover una relación más eficiente entre las fuentes, el DANE y las entidades del estado encargadas del registro y formalización de nuevas empresas, se ha diseñado este formato único, donde se consignan los datos de identificación de las empresas. Dicha información contribuye con la ubicación de las fuentes y la actualización periódica de directorios. (Viene parcialmente prediligenciada).


CABEZOTE

Contiene datos de control tales como número de orden, código de actividad y número de registro. (Viene prediligenciado).


CAPÍTULO 1. PERÍODO DE FUNCIONAMIENTO

Contiene datos específicos sobre los meses que opera la empresa en el año del operativo y las observaciones requeridas cuando este período fue inferior a 12 meses.
Adicionalmente se solicita la información del representante legal de la empresa y de la persona que diligenció el formulario.


CAPÍTULO 2. INGRESOS NETOS OPERACIONALES

Consta de cinco columnas; la primera describe los grupos de mercancías, la segunda y la tercera indagan por el porcentaje de ventas en la modalidad de mayorista y minorista; la cuarta y la quinta por el valor de las ventas y el porcentaje de ventas realizadas a través de Internet, respectivamente.

En este capítulo se solicitan los ingresos por ventas, en miles de pesos, para 32 grupos de mercancías. De igual forma, la información por otros ingresos netos operacionales y por prestación de servicios de reparación y mantenimiento por parte de la empresa, con el fin de conocer desagregadamente estas partidas.

En este capítulo también se pueden encontrar los grupos con mayores ventas y las causales de variación en las ventas.


CAPÍTULO 3. METROSA CUADRADOS DEDICADOS AL ÁREA DE VENTAS

Con la información de este capítulo, se obtiene un indicador orientado a determinar cambios en la estructura del área, dedicada exclusivamente a la exhibición y comercialización de mercancías, excluyendo concesiones, bodegas, oficinas, zonas de parqueo, cafeterías, restaurantes, baños y demás áreas de servicios.


CAPÍTULO 4. INGRESOS DERIVADOS DE ACTIVIDADES DIFERENTES AL COMERCIO

Este capítulo se origina en el creciente número de empresas que realizan actividades adicionales a la comercial, como es el caso de aquellas que realizan actividades productivas, financieras o inmobiliarias.


CAPÍTULO 5. PERSONAL PROMEDIO OCUPADO POR LA EMPRESA

La información solicitada en este capítulo se refiere al número de personas ocupadas de acuerdo con el tipo de contratación, clasificados por sexo. Se contempla la figura aprendices en el renglón cinco.


CAPÍTULO 6. GASTOS CAUSADOS POR EL PERSONAL OCUPADO

Con este capítulo se pretende obtener información acerca de la remuneración al trabajo, solicita información acerca de los salarios y las prestaciones sociales causadas por el personal ocupado según diferentes formas de contratación.


CAPÍTULO 7.COSTOS Y GASTOS CAUSADOS EN EL AÑO

Este capítulo permite establecer el valor del consumo intermedio y los gastos no operacionales, en miles de pesos. A partir de la recolección de la información del año 2006 se incluyeron los costos y gastos generados a través de outsoursing, a fin de medir este nuevo mecanismo de contratación de servicios.


CAPÍTULO 8. COMPRAS E INVENTARIO DE MERCANCÍA

Hace referencia al valor neto de las compras de mercancías en que incurre la empresa durante el año, para llevar a cabo su actividad comercial. En él, se pregunta por el valor total, en miles de pesos, de las mercancías compradas, así como el porcentaje correspondiente al origen de las mercancías (nacional o extranjera). También se identifican los inventarios (inicial y final) con el fin de determinar el valor de existencias de la empresa.


CAPÍTULO 9. IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES REALIZADAS EN EL AÑO

Permite establecer si la empresa realiza transacciones internacionales, bien sea porque compra o vende bienes al exterior.


CAPÍTULO 10. INVERSIÓN Y ACTIVOS FIJOS

En este capítulo se solicita información acerca del valor de todos los bienes físicos que se espera tengan una vida útil superior a un año, las ampliaciones, adiciones, reformas y mejoras que prolonguen la vida económica normal o aumenten la productividad de los activos y, por consiguiente, su valor en libros.

Se elimina el capítulo referente a las depreciaciones, debido a que se establece que su diligenciamiento genera un gran desgaste en el proceso de diligenciamiento, recolección y crítica de información. Se conserva únicamente la información básica requerida.


CAPÍTULO 11. INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD A NIVEL TERRITORIAL

Con este capítulo se pretende captar información de aquellas empresas que tienen más de una unidad local de comercio ubicadas en las diferentes ciudades principales del país.

Igualmente se solicita la información del personal del DANE que recibe y critica el formulario.


MÓDULO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES -TIC

Este módulo se agregó para todas las encuestas económicas estructurales, con el fin de recopilar información que permita medir el avance en el uso de tecnologías de información y comunicaciones para los tres sectores de la economía (industria, comercio y servicios). El diseño y el análisis de resultados está basado en estándares internacionales de tal manera que la información publicada sea comparable con otros países.


OBSERVACIONES

Finalmente, se dispone de un espacio destinado para observaciones, las cuales pueden ser complemento o aclaración de los datos suministrados por la empresa; por tanto, revisten gran importancia.

Name	Abbreviation	Affiliation
Departamento Administrativo Nacional de Estadística	DANE	Gobierno Nacional

La Encuesta Anual de Comercio interior posee un sistema de captura y depuración interactiva de la información que permite de manera ágil y funcional integrar el procesamiento y validación de la información recolectada, con el seguimiento y control de calidad sobre cada una de las fases que componen el operativo de la investigación. Los diferentes módulos que lo conforman han sido dispuestos y estructurados de tal manera que ofrecen permanente información sobre el estado de procesamiento de cada uno de los formularios de la investigación, la cobertura y avance del operativo en las sedes y subdirecciones territoriales y a nivel de los procesos efectuados en el DANE Central.

La introducción de nuevos módulos de análisis a nivel formulario y en el aplicativo de captura de la encuesta tanto para el seguimiento del operativo como para la captura y envíos al DANE Central garantizan el seguimiento y la calidad de los procesos y de la información recolectada.

Las características del sistema se esbozan de manera general a continuación:

Se parte de un módulo interactivo de control y seguimiento de las etapas de distribución, recolección, crítica, captura-depuración, recepción, consolidación y envío a nivel de subsedes, direcciones territoriales y DANE Central. Consta de la siguiente estructura de información:

* Directorio base de fuentes a investigar.

* Fuentes potenciales, nuevas a investigar, que puede ser permanentemente actualizado de acuerdo con resultados de la miniencuesta.

* Fuentes recibidas por traslado de otras Territoriales

* Fuentes enviadas por traslado a otras Territoriales

* Total fuentes a investigar (1+2+3-4)

* Fuentes distribuidas (de acuerdo con la fecha de entrega a la fuente)

* Fuentes sin distribuir

* Fuentes en deuda cuyo plazo de recolección no ha vencido

* Fuentes en deuda cuyo plazo de entrega por parte de la fuente ha vencido

* Fuentes recolectadas (de acuerdo con la fecha de recepción en el DANE)

* Fuentes criticadas y código del funcionario que realizó esa labor (de acuerdo con la fecha de terminación de la critica)

* Fuentes grabadas (no depuradas por tener errores) y código del funcionario que realizó esa labor

* Fuentes depuradas sin enviar al DANE Central

* Fuentes enviadas al DANE Central.


PROCEDIMIENTO DE CODIFICACIÓN Y CRÍTICA

El objetivo primordial de esta etapa es garantizar la consistencia de la información de acuerdo con los parámetros establecidos en el manual de crítica de la encuesta, para la posterior captura y depuración interactiva de la información del sector.

La crítica y codificación se encarga principalmente de:

· Verificar la información prediligenciada que tuvo cambios y fue corregida por el empresario.

· Revisar los chequeos y completar la información omitida previa consulta a la fuente

· Revisar las variaciones anuales y consultar a la empresa cuando estas se encuentren fuera de rango.

· Asignar los códigos que no fueron prediligenciados

Para iniciar este proceso es necesario contar con la copia del formulario del año anterior de tal manera que se pueda establecer una comparación, analizar las variaciones anuales y el comportamiento en general.


ETAPAS DEL PROCESO DE CRÍTICA Y CODIFICACIÓN

El proceso de crítica y codificación será llevado a cabo en dos fases consecutivas, cada una de las cuales se ejecutará según el siguiente orden:

* Crítica y codificación general : Comprende el análisis y corrección del formulario en su totalidad con el fin de verificar la consistencia de la información por parte del crítico. En esta etapa se deben seguir los lineamientos establecidos en el Manual de crítica y codificación.

* Supervisión de la crítica y codificación : Comprende el estricto control de la calidad de la labor de crítica y codificación, por parte del jefe de crítica.

* Para la etapa de crítica y codificación, se cuenta con:

- Un borrador del formulario del año anterior, que permite observar y comparar cambios o variaciones demasiado altas en la información, las cuales son aclaradas y confirmadas o corregidas directamente con el informante.

- El manual de crítica de la información, que contiene las normas metodológicas y disposiciones a través de las cuales se establece la consistencia de los datos.

- La Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU, Rev.3 adaptada para Colombia) para revisar códigos asignados y asignar los correspondientes a nuevas líneas de venta reportadas por la fuente.