Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
SENSIBILIZACIÓN
Esta actividad se desarrolla en dos etapas, una general llevada a cabo por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para entidades públicas en Bogotá como para las Corporaciones Autónomas Regionales y centros de investigación ubicados en otras ciudades:
- GENERAL: Es el proceso del primer acercamiento a las entidades objeto de estudio, el cual se lleva a cabo durante el primer semestre del año. Esta etapa esta liderado por el DANE Central, quien brinda los lineamientos para que a través de las Direcciones Territoriales, se solicite a las Oficinas de recursos humanos de cada entidad la renovación y actualización de la base de datos de la nómina de cada entidad.
- TERRITORIAL: Es el segundo acercamiento a las entidades dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
1. Comunicación de sensibilización del DANE dirigida a los Directores, Ministros o Jefes de las entidades firmado por el Director ó Subdirector del DANE, informándoles sobre la realización de la encuesta y la coordinación operativa a través de las oficinas de Recursos Humanos, Talento Humano o su equivalente en cada entidad.
2. Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE dirigida a los Jefes de las oficinas de Recursos Humanos de cada una de las entidades, informándoles sobre la realización de la encuesta y solicitándoles la colaboración para la logística de recolección.
3. Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE a los funcionarios de nivel 1 y 2, con los objetivos de la encuesta y los respectivos usuarios y contraseñas para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet.
4. Para los funcionarios de nivel 3 se organizará junto con el jefe de la Oficina de Recursos Humanos una sala para que estas personas diligencien la encuesta en cuestionario de papel.
5. Promoción, difusión y propaganda de la encuesta al interior de cada una de las entidades, mediante la entrega de afiches y plegables alusivos a la encuesta.
INDUCCIÓN
El DANE Central por medio del equipo temático, operativo y de sistemas realizará en las instalaciones del DANE central la inducción a los encargados por los Directores Territoriales del DANE, con un curso de un día y medio (1,5) para el personal de planta que ya ha participado en este proyecto y dos días y medio (2,5) para el personal que no ha recibido capacitación al respecto; sobre cinco aspectos fundamentales:
- Objetivos y antecedentes de la Encuesta de Ambiente y Desempeño Institucional
- Diseño temático de la encuesta y cambios con respecto al año anterior
- Aspectos sobre sistemas, manejo, operación, diligenciamiento de la encuesta mediante página WEB y descarga de las encuestas a la Base de Datos
- Operativo de campo
- Simulación de operativos
De esta forma las territoriales tienen la información suficiente para capacitar a sus monitores, supervisores y a su coordinador para el manejo del operativo desde cada una de ellas, de acuerdo con el personal asignado a cada sede o subsede.
ESQUEMA OPERATIVO, MÉTODO Y PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN
1. AUTO - DILIGENCIAMIENTO LIBRE CON FORMULARIO ELECTRÓNICO VÍA PÁGINA WEB
El operativo de recolección de información contempla un primer componente por el método de auto-diligenciamiento para responder la encuesta, mediante la utilización de la página Web del DANE para servidores que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciarla utilizando sus propios computadores con conexión a Internet en la entidad, o bien desde cualquier punto con servicio de Internet que pueda acceder a la página web del DANE.
Este ejercicio se realiza, exceptuando los servidores de las entidades en las cuales por limitaciones tecnológicas, no sea posible realizar el diligenciamiento a través de la página web, responden la encuesta mediante cuestionarios en papel, en sesiones que se coordinan con la oficina de talento humano de cada entidad. Sin embargo, sí en estas entidades es posible realizar la recolección por auto diligenciamiento, se puede habilitar el acceso vía web a sus funcionarios.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades, registran las novedades de aquellos encuestados que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta, no lo puedan hacer por alguna novedad justificada. De esta forma, estas oficinas diligencian en la columna correspondiente del formato respectivo, la novedad de cada uno. Este formato se entrega posteriormente al monitor del DANE Territorial.
Cada uno de los funcionarios seleccionados recibe una comunicación personalizada en donde se indican las instrucciones para acceder a la encuesta, se le asigna un usuario y una contraseña, y se indican las fechas para el diligenciamiento de la información. Una vez iniciado el plazo de recolección programado para cada una de las entidades, dentro del período de recolección de la encuesta, los encuestados seleccionados pueden ingresar a la página Web del DANE, y con las instrucciones indicadas en la carta personalizada, acceder a la encuesta y realizar el diligenciamiento, en forma individual, libre y confidencial.
Las encuestas ingresan directamente a la base de datos del DANE Central para su posterior procesamiento. Cumplido el trámite del diligenciamiento de la encuesta, los encuestados podrán ingresar a la página Web del DANE y acceder nuevamente a la encuesta mediante su código de usuario y clave, para verificar su encuesta diligenciada, pero no podrán hacerle correcciones ni modificaciones.
En caso de duda o aclaración, los encuestados pueden consultar las ayudas incluidas en el cuestionario electrónico o comunicarse vía correo electrónico o por teléfono, con el equipo operativo de cada territorial (los datos son incluidos en la comunicación personalizada que recibieron), quienes les ayudarán a resolver las inquietudes.
2. AUTO-DILIGENCIAMIENTO ASISTIDO CON FORMULARIO DE PAPEL.
El operativo de recolección de información contempla un segundo componente por el método de auto-diligenciamiento asistido de la encuesta, mediante la utilización de cuestionarios en papel, para servidores de nivel 3 (asistencial), que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciar la encuesta y asistir a una sesión de instrucción, programada en sus propias entidades de la siguiente forma:
Para las entidades en las cuales por limitaciones tecnológicas no permitan el diligenciamiento vía web, la recolección se realiza, siguiendo el procedimiento anterior, en cuestionarios en papel, independiente del nivel del cargo. Sin embargo, si es posible realizar la recolección por auto diligenciamiento en estas entidades, se puede habilitar el acceso vía web a sus funcionarios.
ESQUEMA OPERATIVO
Para el esquema operativo se cuenta con una etapa preparatoria a la recolección que consta de cinco fases, a saber:
1) Actividades de coordinación
Las oficinas de recursos humanos de las entidades deben disponer de un salón para realizar mínimo tres jornadas diarias, cada una de hora y media, para la instrucción y el diligenciamiento de la encuesta a los servidores seleccionados de nivel 3, durante los días que hayan sido programados para la respectiva recolección.
2) Notificación de los servidores seleccionados
Las oficinas de recursos humanos de las entidades recibirán el listado de servidores seleccionados de niveles 1, 2 y 3, en el cual se les indica el método con el cual diligenciarán la encuesta junto con los servidores seleccionados para diligenciamiento en cuestionario de papel; se les comunicará la fecha y la hora indicada de las respectivas sesiones de instrucción y auto-diligenciamiento asistido.
3) Registro de las novedades de personal en el formato respectivo
Para aquellos servidores que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta y no puedan hacerlo por alguna novedad justificada, las oficinas de recursos humanos deben registrar el hecho en la correspondiente columna del formato de control operativo EDI- E 001. Este formato debe ser entregado posteriormente a los supervisores o monitores del DANE territorial, según el caso.
4) Digitación de los cuestionarios en papel
En los casos en los cuales el uso de los cuestionarios en papel sea necesario, los monitores deben verificar el correcto diligenciamiento del mismo durante la jornada de recolección.
Una vez el diligenciamiento ha sido verificado, se procede a transcribir la información en el cuestionario electrónico ubicado en la página web del DANE. Para tal efecto, a cada uno de los funcionarios seleccionados en la muestra, le es asignado un usuario y un código de ingreso, el cual es utilizado para transcribir la información correspondiente a cada uno de los cuestionarios diligenciados en papel.
Sobre los cuestionarios diligenciados en papel, se realiza una verificación de calidad para detectar inconsistencias en la trascripción. En caso de encontrar inconsistencias, están se reportan a DANE central en el formato de control de calidad del proceso de digitación PES-EDI-MOT-02 -r 3.
5) Registro de asistencia
Durante las sesiones de diligenciamiento, el monitor a cargo de la recolección debe registrar la asistencia de los funcionarios en el Formato de Control de cobertura PES-EDI-MOT-02 -r 2.