Cleaning Operations
TRANSMISIÓN DE DATOS
El proceso de recolección, análisis y cálculo del ICOCIV se ejecuta en un sistema de gestión de base de datos, que permite el acceso en tiempo real a la información recolectada en las ciudades según los controles establecidos en el nivel central. La información recolectada y analizada en los diferentes niveles fluye a través de estados, de acuerdo al proceso en que se encuentren.
Los estados del sistema son:
• En recolección: En este estado se encuentran los registros programados que ya fueron descargados en el DMC para su recolección.
• Recolectado: En este estado quedan los registros provenientes de los DMC que fueron incluidos en el proceso de recolección para la captura de información. Los registros en este estado solo pueden ser actualizados desde la pantalla de análisis, dentro del proceso de análisis local.
• Supervisado: En este estado se ubican los registros provenientes de los DMC que fueron incluidos en el proceso de supervisión para la captura de las verificaciones realizadas. Los registros en este estado solo pueden ser actualizados en el proceso de análisis local.
• Analizado local: El estado representa el visto bueno del proceso de análisis local al proceso de recolección y/o supervisión. También corresponde al visto bueno del proceso de coordinación local. Los registros en este estado se visualizan en la pantalla de análisis, pero solo pueden ser modificados por los coordinadores locales.
• Control de calidad local: a este estado pasan todos los registros seleccionados en una muestra que le permite al proceso de coordinación local, verificar la calidad de los procesos previos de recolección, supervisión y análisis local. En este punto los registros seleccionados al azar son verificados, al finalizar esta tarea el sistema envía al DANE Central la totalidad de registros ubicados en el estado “Analizado local”.
• Para verificar, nivel central: Este estado permite que la información sea validada por el nivel central. El estado contiene los registros que obligatoriamente deben ser verificados uno a uno, dado que cumplen con los requisitos para ser revisados en el nivel central. Los registros en este estado se visualizan por la pantalla de análisis y solo pueden ser modificados por los analistas centrales.
• Disponible para nivel central: En este estado, la información queda disponible para ser actualizada por el nivel central. Los registros son visualizados, pero no son de obligatoria revisión a nivel de microdato, debido a que no cumplen los requisitos para tener que ser analizados desde el nivel central.
• Analizado central: El estado representa el visto bueno del proceso de análisis central. Los registros en este estado se visualizan en la pantalla de análisis, pero solo pueden ser modificados por los coordinadores centrales o el secretario técnico.
• Revisado central: El estado agrega todos los registros que han sido validados uno por uno en el nivel central, o que no cumplen los criterios para que tengan que ser revisados a nivel de microdato desde este nivel. Los registros en este estado se visualizan en la pantalla de análisis, pero solo pueden ser modificados por los coordinadores centrales o el secretario técnico.
• Disponible para cálculo: El estado corresponde al último del ciclo, y contiene los registros que se deben tomar para efectuar el cálculo del ICOCIV
DISEÑO DE PROCESAMIENTO
Los procesos de recolección, análisis, supervisión y cálculo del ICOCIV se ejecutan en un sistema de gestión de base de datos, que sirve para su administración y gestión de información.
La recolección de los artículos por precio promedio, que se toman una vez finalice el periodo de referencia, son capturados por un formato en Excel y posteriormente incluidos en el sistema de gestión de datos con el resto de los artículos Principales módulos del sistema
A continuación, se describen los módulos funcionales más relevantes dentro del diseño del sistema, que incluyen: parametrizador, control de calidad, recolección (que abarca el componente de análisis), módulo de cálculo, generación de reportes y opciones asociadas al usuario.
• Parametrizador: este módulo permite al usuario designado, incluir las personas definidas en los perfiles: recolector, supervisor, analista local, coordinador local, analista central, coordinador central y secretario técnico.
Igualmente, la definición de las ciudades en donde se ejecuta el trabajo de campo y la canasta (artículos) de seguimiento, designando las características asociadas a la misma, tales como: especificaciones de seguimiento definidas para cada uno, unidades de medida, periodicidades de recolección, etc.
De la misma forma, este módulo permite designar las fuentes, abrir un periodo operativo (cada inicio del mes) y determinar cómo impacta la recolección de precios para aquellos artículos con recolección por medio de precios promedio facturado.
• Control de calidad: este módulo permite definir cargas de trabajo en la recolección, análisis y supervisión.
• Recolección: este módulo permite programar la recolección local, hacer el análisis de la información y programar la supervisión. En el apartado de análisis, es posible revisar la información a partir de indicadores tales como: el promedio de los precios y variaciones, valor mínimo y máximo analizado; variaciones promedio calculadas por artículo, entre otros.
• Calculo: este módulo permite realizar el cierre central (envío de los registros al estado disponible para cálculo) y la ejecución del cálculo.
• Reportes: este módulo permite la generación de reportes para el control de la operación, entre los que se incluye el proceso de recolección y programación, supervisión, caracterización de la muestra, verificación de la base al finalizar el mes y procedimiento de cálculo, entre otros.
• Usuario: este módulo permite actualizar la clave de acceso del usuario. Cada uno de los módulos cuenta con acceso restringido de acuerdo con el perfil asignado por usuario, por ejemplo, los funcionarios del nivel local tienen acceso a la información de su ciudad y zona(s) asignada(s), en tanto que el nivel central tiene mayores permisos para acceder a los datos.
CONSOLIDACIÓN DE ARCHIVOS DE DATOS
La información recolectada y analizada se ubica en una única base de datos centralizada, la cual permite su verificación en tiempo real. Los datos recolectados son digitalizados usando el DMC y se ingresan a la base de datos del ICOCIV en el estado “recolectado”; a medida que se desarrollan los procesos de revisión en cada ciudad y a nivel central, los registros cambian su estado, de acuerdo con el avance de la revisión.
Los permisos de edición de la información se establecen a partir del proceso ejecutado: si la verificación de la información se encuentra a cargo de la ciudad, los perfiles locales pueden modificar la información; de otro lado, si el análisis está a cargo del nivel central, los perfiles asociados tienen permiso de edición. Sin embargo, el sistema guarda cada una de las modificaciones realizadas, fecha del cambio y el perfil del usuario que realizó el proceso. El ingreso a la plataforma solo es permitido a través de un usuario y contraseña, controlados por el nivel central.
CODIFICACIÓN
El ICOIV siguiendo lineamientos internacionales, esta basado en la división 53 de la CPC y sobre esta se hacen las desagregaciones.
DICCIONARIO DE DATOS
El diccionario de datos del ICOCIV contiene descripción y las características de 37 variables
REVISIÓN Y VALIDACIÓN
La depuración de la base de datos se realiza en el marco de las tareas de supervisión y análisis local y central. Todos los cambios realizados por los diferentes perfiles (locales y centrales), se registran en la base, lo que garantiza la trazabilidad de las modificaciones.
Los estados listados en el contenido “transmisión de datos” de este documento, describen los estados más relevantes en los que es posible localizar un registro en la base, por lo tanto, el sistema se describe como un flujo constante de información que le permite el registro de su navegación, pasando por los controles de calidad requeridos y finalizando en el estado “disponible para cálculo”.
DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE EDICIÓN (VALIDACIÓN Y CONSISTENCIA) E IMPUTACIÓN DE DATOS
La consistencia de la información es determinada por los controles ubicados en las ciudades y nivel central, quienes tienen por objetivo determinar la coherencia de las variaciones de precio respecto de la realidad local y nacional.
A nivel agregado, y después de realizar el cierre del mes, la coherencia es determinada en función de los reportes generados por el sistema, que permiten obtener las variaciones promedio para ciertos agregados. Con este reporte, es posible determinar cualquier registro atípico para solicitar su verificación antes de la producción y difusión del índice.
Los resultados publicados del ICOCIV son de carácter definitivo.
DISEÑO PARA LA GENERACIÓN DE CUADROS DE RESULTADOS
La producción y difusión de resultados se realiza mensualmente los últimos días del mes siguiente al de referencia. La fecha está estipulada de acuerdo con el cierre del periodo de recolección de los artículos con el precio promedio facturado que se recolecta hasta el día 15 del mes siguiente al de referencia.
El cálculo es desarrollado desde el programa estadístico SAS, así como la generación de los documentos de difusión en Excel. La generación de todos los productos de difusión se ejecuta de manera automática, por lo que el personal a cargo debe revisar los resultados, validar y verificar los documentos para realizar los ajustes correspondientes.
