Supervision
La supervisión en campo es realizada por el coordinador y el responsable de la investigación en cada sede o subsede. Se realiza seguimiento y se garantiza la cobertura, calidad y oportunidad de las fuentes enviadas a DANE central.
El seguimiento al operativo se realiza en tiempo real a través del aplicativo de la investigación, ingresando por la Web de acuerdo al perfil del usuario, inicialmente por parte del responsable de la investigación en las sedes y subsedes territoriales, el coordinador de campo y el grupo de logística EAM en DANE Central.
Se cuenta con los siguientes reportes para el desarrollo de ésta actividad:
Consulta operativo: Este reporte permite establecer el avance del operativo en cada uno de los procesos para los diferentes perfiles y ciudades o total nacional, con este informe cada persona puede ver la evolución de los registros de acuerdo al rol que desempeñe dentro de la investigación, en la parte superior del reporte operativo el sistema permite la descargar en Excel los reportes de críticos y novedades.
Reporte recolector-monitor: Muestra el avance en recolección y critica -validación de consistencia de la información, por sedes y subsedes para cada uno de los de los recolectores-monitores, de acuerdo al número de empresas asignadas al inicio del operativo.
El sistema automáticamente y en línea actualiza los reportes antes mencionados de acuerdo con el estado de cada una de las fuentes del directorio, de igual manera, el sistema permite descargar cada uno de estos reportes en formato Excel para facilitar el manejo de estos por parte de los usuarios. Los usuarios habilitados responsables del seguimiento al avance del operativo son los profesionales encargados de la Encuesta y Coordinadores de Campo en las sedes de las Direcciones Territoriales y los Coordinadores de las Subsedes en cada una de éstas, con la claridad que únicamente podrán visualizar los reportes con la información de su competencia; es decir, con las fuentes correspondientes al operativo de su sede o subsede. De igual manera y en tiempo real se hace seguimiento al operativo por parte de los responsables de la investigación en el área logística en DANE Central.
La encuesta anual manufacturera, cuenta con 6 estados para el desplazamiento de la información entre encuestadores - monitores, coordinadores, responsables de investigación y analistas de DANE Central. Cuando se determina el directorio base, las fuentes inician con Estado 0 Pendiente o sin distribuir; al momento de generar usuario y contraseña, el sistema cambia a estado 1 Distribuido; la fuente empieza el ingreso de información y pasa a Estado 2 En Digitación y Estado 3 Digitado; el envío de información realizado por la fuente a la territorial cambia a Estado 4 En revisión; finalmente, el formulario es enviado a DANE Central y llega con Estado 5 Aceptado. Después de la revisión por los analistas de DANE Central la fuente puede pasar a Estado 6 aprobado o regresar a Estado 4 En Revisión para ser verificado por la Dirección Territorial.
Se implementa un módulo de devoluciones en el formulario electrónico, de manera que la territorial puede observar en cualquier momento el estado de los formularios enviados. En caso de devolución, los encuestadores monitores deben enviarlas nuevamente a DANE central dentro de los siguientes ocho días a la fecha de devolución.
La Operación estadística cuenta con indicadores que permiten realizar un control exhaustivo al operativo de reelección de información:
Indicador de Calidad: es una función habilitada para la obtención de indicador de calidad de la Encuesta Anual Manufacturera. Se genera en forma automática y debe ser enviado periódicamente de acuerdo con los porcentajes de avance establecidos en el cronograma general de actividades para cada una de las ciudades. Este indicador muestra el operativo por territorial y por la persona encuestadora monitora para realizar la respectiva gestión por parte de DANE central si se presentan incumplimientos del cronograma en el envío de información.
Indicador de oportunidad: es una función habilitada para la obtención de indicador de oportunidad de la Encuesta Anual Manufacturera. Se genera en forma automática y debe ser enviado periódicamente de acuerdo con los porcentajes de avance establecidos en el manual operativo para cada una de las ciudades. Este indicador muestra el operativo por territorial y por persona encuestadora monitora para realizar la respectiva gestión por parte de DANE central si se presentan incumplimientos del cronograma en el envío de información.
Indicador de Cobertura: es una función habilitada para la obtención de indicador de cobertura de la Encuesta Anual Manufacturera. Se genera en forma automática y debe ser enviado periódicamente de acuerdo con los porcentajes de avance establecidos en el cronograma general de actividades para cada una de las ciudades. Este indicador muestra el operativo por territorial y por encuestador monitor para realizar la respectiva gestión por parte de DANE central si se presentan incumplimientos del cronograma en el envío de información.
Indicador de gestión: es una función habilitada para la obtención de indicador de gestión de los y las analistas en DANE central de la Encuesta Anual Manufacturera. Se genera en forma automática y debe ser enviado periódicamente de acuerdo con los porcentajes de avance establecidos en el manual operativo para cada una de las ciudades.
DISEÑO DEL PROCESO, CONTROL Y SEGUIMIENTO
El sistema de la EAM contiene diferentes mecanismos diseñados para el control y seguimiento del proceso, permitiendo realizar monitoreo de información en las diferentes etapas de recolección de información de las fuentes manufactureras. Cada persona tiene un usuario y clave de acuerdo al perfil (fuente, monitor, monitora coordinador, coordinadora) cuyo manejo y responsabilidad corresponde a cada individuo dentro de su rol en el proceso.
El reporte por parte de las fuentes de la información se realiza bajo la asesoría permanente del recolector-crítico, siguiendo los manuales e instructivos de diligenciamiento que se encuentran en el sistema, hasta obtener la información con los parámetros de calidad y oportunidad establecidos. El sistema genera alertas al industrial en cada uno de los módulos del formulario y genera un resumen de los principales
agregados con su variación, para que ingrese sus observaciones; en este punto, el sistema le activa a la fuente la opción enviar formulario, siempre y cuando la información cumpla con los chequeos generado por el sistema.
En el proceso de crítica de los datos el sistema genera un diagnóstico de la información y un cruce inter-capítulos que le permite al monitor identificar de forma automática las inconsistencias del reporte y establecer con la fuente de información la observación que sustente lo ocurrido o la corrección según el caso.
En el Perfil Asistente o Coordinadora: de la operación estadística, permite a la persona desarrollar las actividades de control y seguimiento a los procesos de recolección, critica y envió de la información de acuerdo con lo establecido en el cronograma general de actividades y los presentes lineamientos operativos.
El sistema permite generar un reporte Operativo que permite a la persona responsable de la operación estadística consultar en tiempo real el avance del operativo de acuerdo con el directorio de fuentes asignadas a cada ciudad y a cada monitor o monitora, según su tamaño (Multis, Prioridad 1, 2 y resto), según el estado en que se encuentra cada registro (sin distribuir, distribuidos, en digitación, digitados, en critica, criticados, enviados o fuentes con novedad).
En el perfil usuarios permite al asistente o coordinador de la encuesta crear permisos y contraseñas a los demás usuarios que requiera el operativo en cada ciudad de acuerdo con lo establecido en el lineamiento operativo.
Para facilitar el control de la recolección de la información, el sistema tiene la función que permite al Coordinador de campo obtener el indicador de calidad de la Encuesta Anual Manufacturera. Este se genera en forma automática y debe ser enviado periódicamente de acuerdo con los porcentajes de avance establecidos en el cronograma general de actividades para cada una de las ciudades. Este indicador muestra el operativo por territorial y por encuestador o encuestadora, monitor, monitora para realizar la respectiva gestión por parte de DANE central, en caso de presentar incumplimientos del cronograma en el envío de información.
Adicionalmente el sistema contiene formularios y directorios que permiten consultar la información reportada por los establecimientos desde el año 2008 hasta el periodo de referencia con el fin de contrastar la información en el tiempo. Contiene permisos que permiten consultar las variables de identificación y ubicación de las unidades estadísticas, tanto de la gerencia de las empresas como las unidades productivas.
