Supervision
PROCESO DE APRENDIZAJE A LOS ASISTENTES DE ENCUESTA DE CADA CIUDAD Y AL PERSONAL SELECCIONADO.
Para la Encuesta de Pulso de la Migración (EPM), el proceso de aprendizaje se lleva a cabo a través de videoconferencia con los asistentes técnicos y el personal operativo seleccionado de cada sede. Este proceso es impartido por cada una de las áreas técnicas del DANE Central con las siguientes temáticas:
· Dirección de Metodología y Producción Estadística - DIMPE: temática y diligenciamiento de la encuesta
· Oficina Asesora de Sistemas: aplicativo y transmisión de la información
· Dirección de Difusión y Cultura Estadística - DICE: relacionamiento y sensibilización
· Dirección de Recolección y Acopio -DRA: aspectos operativos
· Gestión Humana: seguridad y salud en el trabajo y protocolo de bioseguridad.
· Diseños muestrales: muestra.
Dado lo anterior, la asistencia de encuesta, una vez tomada esta fase de aprendizaje, tiene la responsabilidad, de replicar en su ciudad este momento de aprendizaje de manera presencial o virtual al personal de campo preseleccionado y seleccionado las veces que se requiera.
PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN Y ACUERDOS DE INTERCAMBIO
El objetivo del proceso de sensibilización es lograr una respuesta oportuna y de calidad por parte de las fuentes de información. Se busca lograr un ambiente de colaboración, acercamiento y conocimiento de la población objetivo mediante la llamada telefónica a cada uno de los hogares y/o personas a los que les será aplicada la encuesta.
Durante la llamada telefónica se pueden establecer citas y horarios en los cuales el grupo de recolección del DANE puede aplicar la encuesta a la fuente de información, en caso de que la sensibilización no encuentre al miembro del hogar que debe responder la encuesta.
Para la Encuesta de Pulso de la Migración el proceso de sensibilización es llevado a cabo por grupo de recolección al mismo tiempo de toma de información a la fuente. Este proceso puede estar acompañado de piezas de comunicación y sensibilización diseñadas por el DANE para facilitar el contacto y la entrega de información de las fuentes.
ELABORACIÓN DE MANUALES2.
Los manuales constituyen una herramienta eficaz para el entrenamiento del personal operativo, contribuyendo de manera sustantiva a que la transmisión del conocimiento sea homogénea y las personas contratadas desempeñen adecuadamente las actividades y responsabilidades asignadas. Dentro de los instrumentos diseñados por el área logística y temática para el desarrollo de la encuesta, se encuentran los siguientes:
• Manual de conceptos básicos y recolección: en este documento se detalla cada uno de los componentes del operativo de recolección. Así mismo, se define la forma como debe ser diligenciado el cuestionario en cada uno de sus capítulos/módulos. Para cada capítulo/módulo se especifican los objetivos y la conceptualización de cada pregunta.
• Manual operativo: en este se consignan los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo del operativo de campo en materia de: procesos pre-operativos y operativos, recursos, instrumentos de recolección, entre otros.
• Manual de diligenciamiento de formatos: en este manual se presenta de una manera clara y precisa el diligenciamiento de los formatos operativos tipo registro que deben ser utilizados por el personal de campo.
Estos manuales, así como los formatos utilizados en los diferentes procesos operativos de la encuesta se encuentran disponibles para su consulta en la plataforma ISOLUCION, a la cual se puede acceder a través de la intranet institucional u otro enlace oficial.
Para el control del operativo, se diseñaron una serie de reportes que permitirán llevar a cabo la revisión de la información transmitida. El propósito de estos controles es efectuar un seguimiento al trabajo realizado en las distintas ciudades para tomar oportunamente los correctivos necesarios ante los eventuales inconvenientes que se puedan presentar, así como el de asegurar la cobertura, calidad y oportunidad de la información.
Para contar con información que permita garantizar la cobertura y control de calidad de la encuesta, desde la asistencia técnica se debe enviar al DANE Central, la documentación exigida según cronograma.
Desde la asistencia técnica y la supervisión se debe controlar la cobertura diaria de los grupos de trabajo a fin de detectar cuando la cobertura es baja e, igualmente, aquellos que terminan su trabajo muy rápido, esto con el propósito de revisar su forma de trabajo y las cargas que cada uno maneja y, de esta manera, ajustarlas.
Es necesario prestar especial atención cuando reportan muchos casos de no respuesta (rechazos, entrevistas incompletas, ocupados, ausentes temporales, etc.); posiblemente, se trate de personas con técnicas de entrevista o de presentación poco adecuadas. De persistir esta situación, se debe recurrir oportunamente al asistente técnico para evaluar el tema y tomar acciones correctivas.
Algunos mecanismos de control y seguimiento de la información son los siguientes:
· Calidad de la recolección
En la Sede/Subsede: se obtiene esta información de la revisión y acompañamiento en las llamadas que realizan las personas con actividades de recolección. Esta información es el insumo para que la asistencia de encuesta/supervisión diligencie el indicador de calidad de recolección, que, posteriormente, es enviado a DANE Central.
En DANE Central: se consolida el indicador de calidad de la recolección reportado por las ciudades, llevando un registro semanal que permita evaluar cuál es el resultado conjunto de la revisión de formularios y acompañamiento en cuanto a las llamadas realizadas por ciudad. En caso de presentarse algún error o novedad en el formato, se reporta a la ciudad para su corrección y/o justificación.
En la Sede/Subsede: en caso de presentarse algún error, la sede/subsede debe corregir y enviar nuevamente a DANE Central.
· Inconsistencias y/o alarmas
En DANE Central: se obtiene de la realización de diversas pruebas al resumen de cobertura reportado por las ciudades, con el objetivo de verificar que los datos sean consistentes. En el caso de presentarse inconsistencias y/o alarmas serán reportadas a la ciudad que corresponda. Para la Encuesta Pulso de la Migración (EPM), se generan alarmas a las sedes /subsedes cuando se presentan las siguientes situaciones en campo:
· Bajo número de personas con encuesta completa (EC).
· Alto número de rechazos por parte de las personas a encuestar.
· Alto número de encuestas no efectivas: Ausente Temporal (AT), Sin tiempo para responder, No lo conocen, Ya no hace parte del hogar y Falleció, No migrante, etc.
En la sede: la ciudad debe velar porque las inconsistencias y/o alarmas presentadas sean corregidas a tiempo y dentro de la etapa de recolección.
· Comparativo campo vs sistemas
En el DANE Central: se obtiene de comparar la información reportada en el resumen de cobertura (campo) frente a la información de base de sistemas obtenida del aplicativo web. En este comparativo se obtienen las diferencias que existen a nivel de personas con encuesta completa, las cuales son reportadas a cada ciudad para su verificación y corrección según sea el caso.
En la sede: recibe la información y revisa la diferencia para determinar si se debe a información faltante en el resumen de cobertura o si faltó dar por terminada la encuesta en el aplicativo web y así poder realizar los correctivos que sean necesarios.
· Indicador de oportunidad
El DANE Central: busca garantizar que la información enviada por las sedes y subsedes sea oportuna. En este sentido, la puntualidad se mide con respecto al envío del resumen de cobertura e indicador de calidad dentro del plazo de tiempo establecido.
En la Sede/Subsede: debe realizar el envío de la información en los tiempos establecidos por el área de Logística.
· Indicador de calidad de la recolección
Este indicador corresponde a la evaluación del desempeño del equipo de trabajo que resulta del acompañamiento a las encuestas telefónicas y el seguimiento y la revisión de los formularios o cuestionarios digitalizados en el aplicativo de captura.
En la Sede/: se obtiene esta información de la revisión y acompañamiento telefónico que la Asistencia técnica realiza. Esta información es el insumo para diligenciar el indicador de calidad de recolección.
DANE central: consolida el indicador de calidad de la recolección reportado por las ciudades, llevando un registro quincenal que permita evaluar cuál es el resultado conjunto de la revisión de formularios y acompañamiento telefónico por ciudad. En caso de presentarse algún error o novedad en el formato, se reporta a la ciudad para su corrección y justificación.
En la Sede/Subsede: en caso de presentarse algún error, la sede debe corregir y enviar nuevamente a DANE central.
· Indicador de cobertura
Este indicador reporta el avance en la cobertura de los hogares y personas migrantes con encuesta completa lograda en la sede y a nivel nacional.
En la Sede/Subsede: se consolida el resumen de cobertura con base en el formato de resumen acumulado de personas y hogares con el número de la encuesta.
DANE central: cruza los datos del total personas y hogares con encuesta completa contra el total de personas y hogares encontrados reportados en el resumen de cobertura. En caso de encontrar diferencias, se reporta a la sede mediante un comparativo a la sede que haya presentado la inconsistencia.
En la Sede/Subsede: si se presentan diferencias, la sede deberá verificar y justificar por qué se presentaron y corregir si es el caso dentro de la semana de recolección.
Para el control operativo, el equipo logístico, diseñó un conjunto de formatos que facilitan el seguimiento tanto de la etapa de recuento, como de la fase de sensibilización, supervisión y recolección de la información