Supervision
Métodos y estrategias de recolección o acopio de datos
El Directorio Nacional de Infraestructura (DNI) cuenta con las siguientes fuentes de información y actualización:
- Información entregada por los facilitadores de las entidades que hacen parte del Directorio Nacional de Infraestructura: los facilitadores de cada entidad contribuyen al reporte y actualización periódica de los proyectos a su cargo, buscando asegurar la cobertura y calidad requerida para el directorio e indicador.
- SECOP I y II: fuente de información secundaria con mecanismo de interoperabilidad en tiempo real, para actualizar la entrada de contratos nuevos al DNI, teniendo en cuenta que este este sistema cuenta con todos los procesos de contratación pública. A su vez, sirve como referencia para seguimiento de los reportes o registros de procesos ingresados por las entidades financiadoras. Su acceso se da a través de la intercomunicación del aplicativo de auto diligenciamiento con el portal web de datos abiertos.
Para la recolección de la información de los proyectos ejecutados por empresas públicas o privadas existen los siguientes instrumentos:
1. Reporte o archivo plano: con el fin de realizar la carga de los registros de forma masiva en la base de datos del Directorio, por parte de los profesionales de recolección en el DANE Central, la entidad puede diligenciar y enviar la información en un reporte o archivo plano. Los datos deben ser enviados utilizando la estructura previamente definida por el DANE, incluyendo información de obligatorio reporte como: datos de identificación tanto de la entidad financiadora como la ejecutora, información de la obra o proyecto, datos de la persona responsable del proyecto, responsable legal de la entidad ejecutora y datos de quien realiza el registro.
2. Formulario electrónico dispuesto en plataforma web: aplicativo compuesto por cuatro módulos -Datos Básicos, Listado de Proyectos, Agregar Proyectos y Proyectos SECOP-, cuyo propósito es permitir que cada entidad financiadora realice directamente el cargue de los contratos de obra civil a su cargo.
En el módulo Datos Básicos la fuente financiadora encontrará sus datos de ubicación y facilitador, los cuales podrá actualizar, de ser necesario.
En Listado de Proyectos se relacionan los contratos con estado adjudicado, suspendido y en ejecución que se encuentran activos y fueron reportados por la fuente financiadora en vigencias anteriores, con la finalidad de que sean actualizados semestralmente.
En el módulo Agregar Proyecto, la fuente financiadora diligenciará el formulario web dispuesto para incorporar los nuevos contratos que hayan surgido desde la última actualización y a la fecha del reporte se encuentren en ejecución, suspendidos o adjudicados.
Por último, en el módulo Proyectos SECOP, la fuente podrá visualizar los contratos que el web service de interoperabilidad extrajo del portal de datos abiertos (previa validación de los analistas DNI), la fuente financiadora revisará los contratos de la pestaña y enviará los que se encuentren adjudicados, suspendidos y en ejecución a la base de datos del directorio.
3. Proceso de interoperabilidad DNI - SECOP I y II.
i. Actualización del reporte de registros de proyectos del SECOP I y II, utilizando como fuente la página de datos abiertos de la entidad Colombia Compra Eficiente. Cada semestre o trimestre desde el equipo de recolección del DNI, se revisan los nuevos contratos que ingresaron por cada entidad financiadora y se validan como cumple, en DNI o no cumple en el perfil operativo de cada analista DNI.
ii. Una vez recibida la primera validación por parte de los analistas DNI, es revisado en segunda instancia en perfil administrador por el líder responsable del Directorio en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) Encuestas de Infraestructura de la Dirección de Recolección y Acopio DRA, quien confirma que el reporte cumple con la estructura definida por el DANE y con las variables definidas para identificar los procesos objeto de estudio.
iii. Si el registro corresponde con la estructura y parámetros definidos en el Plan de Recolección - CNT-IPOC-001, el líder responsable del Directorio marca el contrato como cumple y de esta manera la Fuente financiadora lo visualizará en la pestaña Proyectos SECOP y podrá agregarlo al DNI. Los contratos marcados como no cumple, o en DNI, se almacenarán en pestaña histórico validación del perfil administrador, como repositorio.
El procedimiento utilizado por el DANE para la recolección de la información del IPOC, corresponde al auto diligenciamiento por parte de la fuente. La información es recopilada utilizando un formulario electrónico, cargado en la plataforma web del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE. Esta información queda almacenada en una base de datos, con el propósito de ser utilizada posteriormente en los procesos de análisis, crítica y cálculo del indicador.
La información requerida para el cálculo del IPOC es solicitada de forma trimestral, por parte del Grupo Interno de Trabajo (GIT) Encuestas de Infraestructura de la Dirección de Recolección y Acopio DRA del DANE central. El proceso de recolección inicia con el envío de un comunicado a las diferentes fuentes, por parte del equipo de profesionales operativos. Dicho comunicado incluye el cronograma de reporte (fechas de inicio y finalización para cada trimestre), oficio de requerimiento donde se enlista usuario y contraseña para ingreso al formulario electrónico y el instructivo de diligenciamiento.
En el formulario electrónico dispuesto en plataforma web, se ingresa/consulta información de la entidad responsable de diligenciar la información, datos generales del proyecto y las variables de análisis. El formulario electrónico está compuesto por tres módulos:
- Datos básicos - Módulo de identificación: contiene los datos y características generales de la entidad/empresa que ejecuta el contrato.
- Variables objeto de estudio - Módulo de ejecución: contiene la información general del contrato o los contratos en seguimiento, tales como número del contrato, numero unidad funcional, objeto del contrato, sector unidad funcional, entre otros. Este módulo contiene, además, las variables de estudio más importantes de la estadística como lo son: obra, subobra, cantidad total a ejecutar, cantidad total ejecutada y presupuesto de la subobra.
- Información reportada - Módulo archivo: en este módulo la fuente ejecutora podrá consultar y descargar los reportes que ha realizado desde el primer trimestre en seguimiento hasta el último diligenciado.
Una vez se haya enviado la solicitud de requerimiento para el diligenciamiento del formulario electrónico, las personas de apoyo operativo deberán hacer seguimiento a las entidades que le han sido designadas. Durante este proceso el temático acompañará a las personas de apoyo operativo, supervisando la calidad y critica de la información.
Semanalmente el GIT Encuestas de Infraestructura envía al GIT temática de infraestructura informe ejecutivo, en el cual se indican los rendimientos de cobertura obtenidos. Dicho documento permite detectar alertas procurando lograr la cobertura deseada en cada trimestre. Adicional, se corre malla de validación para detección temprana de inconsistencias con todos los protocolos descritos en el Manual de Crítica, permitiendo atender las posibles inconsistencias en la información reportada con oportunidad.
2.3.2. Estructura organizacional del operativo y definición del equipo requerido
La información requerida para el cálculo del indicador se solicita cada trimestre desde el DANE Central en la ciudad de Bogotá D.C, a las empresas o entidades que ejecutan los contratos de infraestructura de obra civil, por medio de un comunicado. Como parte de dicho comunicado se envía el usuario y contraseña de acceso al aplicativo web, el cronograma del operativo, el manual de diligenciamiento y el plegable de información general de la estadística. Los lineamentos detallados de la estructura organizacional y conformación del equipo, se encuentran documentados en el Plan de Recolección CNT-IPOC-001.
El operativo inicia con el Grupo Interno de Trabajo (GIT) Encuestas de Infraestructura de la Dirección de Recolección y Acopio DRA, que es responsable de la recolección, análisis, revisión, crítica, codificación y consolidación de la información reportada por las fuentes. Esta información es, posteriormente, remitida al GIT temática de infraestructura. La actividad de determinar el recurso humano, las competencias y los perfiles de cada uno de los roles que se involucran en el operativo y del GIT de Infraestructura desde la DRA se planea cada año de acuerdo con la disponibilidad de personal de planta de la entidad asignado al GIT y la carga operativa de IPOC. Considerando lo anterior, se determina la cantidad de personas que se deben contratar a través de prestación de servicios. El número de personas a contratar debe tener una partida presupuestal programada a través de recursos de inversión de la entidad.
El operativo de IPOC se lleva a cabo con recursos de inversión en un 44% por profesionales contratados con formación en los núcleos básicos del conocimiento en Ingeniería Civil y Afines, Arquitectura y Afines, Ingeniería Industrial y Afines, Administración, Contaduría Pública, Economía, Relaciones Económicas Internacionales, Estadística, Comercio Internacional, y experiencia relacionada de seis meses en recolección. Estos profesionales son contratados por los meses que este aprobada la vigencia futura y ejecutan las actividades del IPOC y DNI, el directorio nacional de infraestructura para su actualización mensual. El 56% restante de los recursos con los que se ejecuta el operativo corresponden a recursos de funcionamiento, realizado por personal de planta.
El profesional operativo cuenta con un cronograma donde se definen las fechas de reporte de información para cada contrato que hace parte de la muestra. De acuerdo con este cronograma, los operativos organizan el contacto con las entidades, buscando asegurar el nivel de cobertura requerido.
Durante el periodo de recolección de información, diariamente se regenera un reporte denominado “Avance Físico” el cual lista y muestra la información del avance de obra de los contratos reportados en la plataforma web de la estadística en el día anterior. A medida que las entidades ejecutoras envían la información de avance de la obra del respectivo trimestre, los profesionales operativos realizan la revisión de la calidad y completitud de la información. Después, la información validada se envía al GIT temática infraestructura para crítica, procesamiento, análisis y cálculo del indicador.
El GIT temática infraestructura con el acompañamiento del GIT Diseños muéstrales de estadísticas económicas y ambientales, se encargan del procesamiento, agregación, análisis de la información e imputación en los casos donde se requiera, de acuerdo con lo establecido en los capítulos anteriores. Para este rol el DANE ha designado tres profesionales graduados en Economía, Estadística o Ingeniería Civil, con matrícula profesional en los casos de ley y mínimo un (1) año y seis (6) meses de experiencia profesional relacionada.
Por último, la coordinación del GIT Temática Infraestructura, junto con las áreas del DANE Central, se encarga de revisar la consistencia metodológica de los resultados y su posterior difusión a través de los canales establecidos.
La estructura organizacional se puede resumir en el siguiente esquema: (Ver esquema No. 1 Estructura organizacional del operativo y conformación del equipo)
Esquema de entrenamiento del personal
El esquema de entrenamiento del personal de recolección se encuentra resumido en el siguiente esquema (ver figura 1).
En primera instancia se reúne a los profesionales operativos para recibir presentación de los componentes tanto metodológicos como operativos de la operación estadística, bajo la dirección del GIT Temática de Infraestructura, el GIT Encuestas de Infraestructura y el líder temático encargado del entrenamiento, este proceso se lleva a cabo en la sede del DANE central en la ciudad de Bogotá D.C. A través de este mecanismo se capacita a los apoyos operativos en lo que refiere al proceso (lineamientos operativos, manejo y diligenciamiento de las herramientas informáticas y operativas) y ejecución de la recolección.
El encargado(a) del entrenamiento (líder temático) describirá detallada y minuciosamente la parte conceptual y metodológica de la medición. Esto permite entrenar a los apoyos operativos, en la parte técnica de la investigación para que tengan la facultad de resolver dudas e inquietudes temáticas a los informantes idóneos durante el proceso de diligenciamiento del formulario electrónico. Adicional, cada apoyo operativo o profesional logístico recibirá vía correo electrónico el kit operativo para la respectiva lectura de los documentos y la apropiación de las herramientas que lo conforman.
Posterior al proceso de entrenamiento (máximo 2 días después), el cual es conducido por los equipos temáticos y de logística con apoyo de material audiovisual, se debe realizar un proceso de prueba (evaluativo) a los apoyos operativos de manera que se evidencie el entendimiento y dominio de la herramienta de recolección y en general del proceso operativo, los instrumentos a utilizar y componentes metodológicos de la operación estadística.
El reforzamiento del entrenamiento se realizará antes de la recolección de información de los operativos trimestrales, buscando socializar mejoras metodológicas, nuevas estratégicas de comunicación y recolección de datos, resolver dudas e inquietudes y actualizar al equipo sobre mejoras o cambios en la plataforma web de captura.
Material pedagógico para el entrenamiento:
• Presentación operativa (proceso general del operativo de campo y cómo ejecutarlo/instrumentos de recolección).
• Presentación temática que describa conceptualmente cada uno de los productos objeto de medición.
• Plegable.
• Sitio Web (aplicativo web de captura de la información).
• Manuales (Crítica y Operativo).
• Guías (instructivos de diligenciamiento).
• Presentación del operativo y entrega de lineamientos (que debe entregar, como, cuando, etc.).
• Insumos y manuales en la web.
2.3.4. Conformación del equipo
El Indicador de Producción de Obras Civiles (IPOC) requiere personal que pueda manejar eficientemente el trabajo operacional y la producción y análisis de la información, asegurando la cobertura y calidad de la información en los tiempos requeridos y el cálculo del indicador. Este proceso se desarrolla de acuerdo con el procedimiento de contratación de servicios personales, que tiene como objetivo “establecer las actividades a observarse tanto en el DANE Central como en las Direcciones Territoriales, para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad, con cargo al presupuesto de funcionamiento e inversión del DANE y FONDANE”.
Todo el proceso de convocatoria y selección del personal del IPOC se realiza en el DANE central a través de las coordinaciones temáticas y de recolección, por medio de contratación directa. Los aspirantes son evaluados en conocimientos del subsector de la construcción de obras civiles como parte de su proceso de ingreso.