Supervision
DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
A nivel operativo, se aplican diferentes clases de mecanismos para el control de la información recibida desde terreno con el ánimo de garantizar, mantener y dar consistencia a la información de cada una de las ciudades que componen la operación.
A continuación, se mencionan los controles e indicadores que se aplican desde el área de Logística:
·Resumen de cobertura: el objetivo de este reporte es llevar un control de manera resumida del número de hogares y personas asignadas y trabajados durante la recolección del formulario y la aplicación de pruebas. A través de este formato se pueden detectar posibles inconsistencias y alarmas en la información recolectada y fue diseñado para ser utilizado durante todo el operativo de campo. De este reporte se obtienen los indicadores de cobertura operativa y resultados que permiten hacer medible este proceso de seguimiento operativo.
·Monitoreo: periódicamente se realizan monitoreos a los grupos de campo para observar el desempeño de estos y detectar posibles falencias en la recolección del formulario o aplicación de pruebas. Se evalúa el desarrollo de cada proceso en forma independiente, procurando verificar que las instrucciones impartidas desde el DANE central sean acatadas de manera correcta. Se observan múltiples aspectos como la presentación personal, la lectura adecuada de las preguntas, la no-inducción de respuestas, los cambios adecuados de capitulo, la realización de buenos sondeos, el registro adecuado de los miembros del hogar y el manejo de conceptos. Igualmente se verifica la correcta distribución diaria de materiales de trabajo, el diligenciamiento de formatos, el manejo adecuado del transporte, la revisión de las encuestas por parte del supervisor(a), la ubicación en el segmento y la capacidad para crear un ambiente propicio con la fuente que permita el desarrollo óptimo de la encuesta. Todos los aspectos a mejorar son socializados con los responsables de la encuesta en cada sede y subsede y se hace seguimiento a la puesta en marcha de soluciones y correctivos que sean necesarios.
·Videoconferencias: Al inicio y durante el desarrollo del operativo de campo se realizan videoconferencias con los encargados de la operación en las sedes y subsedes, con el propósito de aclarar dudas presentadas en el entrenamiento y estandarizar el proceso de recolección de información. Para esto se tienen en cuenta las recomendaciones de los equipos de Temática, Diseños Muestrales, DIG, Logística y Sistemas.
·Comparativo campo vs. sistemas: semanalmente, luego de consolidar la totalidad de la información de cobertura de campo de cada una de las ciudades, se efectúa un cruce de variables entre el reporte generado por el área de Sistemas y el resumen operativo de cobertura, comparando el número de personas que se encuestaron de manera completa y los niños que se les aplicaron la totalidad de pruebas y mediciones (de acuerdo con su edad). La información consolidada y comparada se envía a las ciudades para su respectiva revisión y corrección. De esta forma es factible que las sedes y subsedes detecten información mal diligenciada en los resúmenes de cobertura y la posible falta de información o duplicidad de personas en la base de sistemas. A partir de esto, las personas responsables de la operación en cada ciudad deben hacer los ajustes respectivos al resumen de cobertura.
·Indicadores de cobertura operativa en viviendas, hogares y personas: semanalmente se realiza seguimiento a las tasas de cobertura operativa, con el fin de detectar oportunamente comportamientos atípicos, que permitan presumir debilidades en el desempeño de los grupos de trabajo en campo, y así proceder efectuar indagaciones más profundas para tomar los correctivos respectivos.
·Indicador de calidad de la recolección: Este indicador permite determinar el grado de calidad y confiabilidad de la información enviada por la persona encarga de la coordinación de campo en cada sede. Este se mide a través del número de errores e inconsistencias detectadas en el acompañamiento a los recolectores en campo. Permite hacer seguimiento continuo a las diferentes sedes y subsedes que presentan bajos Indicadores de calidad de la información, para determinar las posibles fallas y sugerir recomendaciones o medidas de mejoramiento.
·Indicador de calidad de la evaluación: Este indicador permite determinar y evaluar por tipo de prueba o medición aspectos tales como: Interacción con el acudiente y con el niño o niña (contacto inicial), Logística (espacio, materiales, formulario de registro), Adherencia a instrucciones, manejo de asepsia, seguridad al realizar las aplicaciones, entre otras. Las cuales son indispensables para asegurar la calidad de la información obtenida.
Para el control operativo, el equipo logístico, diseñó un conjunto de formatos que facilitan el seguimiento tanto de la etapa de recuento, como de la fase de sensibilización, supervisión y recolección de la información.
·Marco de lista de personas de la encuesta.
·Informe diario supervisión de campo.
·Resumen acumulado de personas.
·Indicador de calidad (formulario y pruebas).
·Re entrevista.
·Informe técnico coordinación de campo.
·Resumen de cobertura.
·Indicador de calidad de recolección.
·Asignación y control diario de áreas de trabajo.
·Aplicativo Web para reporte de novedades (Reporte de hogares y personas movilizados fuera del municipio de ruta o del departamento, hogares y personas con cambio de clase, reporte de hogares y personas ilocalizables, reporte de hogares y personas con rechazo definitivo).
·Informe final.
Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
DISEÑO DE RECOLECCIÓN / ACOPIO
A continuación, se describe la manera como se estructura la recolección de la información para la operación estadística Encuesta Longitudinal de Colombia - ELCO. La obtención de los datos de la encuesta se realiza de manera presencial a través de entrevista directa a cada uno de los miembros del hogar seleccionado, haciendo uso de informante directo. La información se recoge en un Dispositivo Móvil de Captura (DMC), previamente se realizó un operativo telefónico para actualizar la información de ubicación, durante el operativo se valida la información de contacto con registros administrativos y para las personas que se ubican en municipios fuera de ruta se hace un operativo telefónico en paralelo con el proceso de recolección.
La cobertura operativa de la Encuesta Longitudinal de Colombia (ELCO) 2022 abarca un total de 17.683 hogares, que incluyen tanto la muestra estándar como hogares y personas adicionales seleccionados a través de la sobremuestra. En total, la encuesta abarca a 67.786 personas.
Para el desarrollo de la Encuesta Longitudinal de Colombia el equipo operativo en cada sede está encabezado por un responsable de planta del DANE. Posteriormente y de acuerdo con el tamaño de la muestra se conforma un equipo para desarrollar los procesos de supervisión II, monitoreo, recolección, apoyo informático, sensibilización telefónica, evaluación y evaluación líder, como se describe a continuación:
Tabla 1. Personal de campo
Roles Urbano Rural Mixto Total
Recolector 23 132 47 237
Supervisores 15 15 30
Sencibilizadores 8 2 10
de campo 31 31
Analista de
información 12 14 26
Monitores 23 52 21 96
Evaluadoras 23 52 21 96
Evaluadoras líderes 16 12 28
Fuente: Logística
Los perfiles requeridos para el personal de campo son los siguientes:
Estructura organizacional del operativo y conformación del equipo
El método de recolección de entrevista directa aplica tanto para el levantamiento de información realizado por encuestadores como para las evaluadoras. Este procedimiento permite, adicionalmente, evitar que la entrevista se concentre en una sola persona.
La información del formulario se recoge con los Dispositivos Móviles de Captura (DMC). La información de las pruebas TVIP, SDQ-CAS y la toma de medidas antropométricas se recogen primeramente en los test y formatos de respuesta así como la medición de peso y talla es levantada utilizando tallímetros, infantómetros y balanzas y posteriormente esta información es transcrita por las evaluadoras en el aplicativo web. Para el control de calidad de las balanzas, se requiere que se realice la calibración de estas, colocando sobre la báscula un objeto de medida conocida, una vez que el objeto está ubicado sobre la báscula, el resultado obtenido debe ser igual al valor conocido y este mismo procedimiento se debe realizar tres veces. Una vez verificado el proceso de calibración se procede a cambiar el objeto por el tallímetro y se repite el procedimiento. Esta medida patrón con el tallímetro será la utilizada para la calibración durante la ejecución del operativo en campo.
El sistema de recolección utilizado es el de “barrido mixto", el cual se lleva a cabo en dos fases:
·Primera fase: Se hace la recolección de los hogares que están agrupados en una misma manzana por el sistema de barrido tradicional; es decir, que el equipo de trabajo recorre las direcciones asignadas dentro la manzana hasta encuestar a todos los hogares y personas de la muestra.
·Segunda fase: Se buscan las direcciones aisladas y las que tienen novedades, que corresponden a los hogares que se movilizaron o que son nuevos en la muestra.
·Para las evaluadoras, también se adopta el sistema de la descripción anterior. El equipo de recolección indaga por los horarios en los que sea más probable encontrar a los niños, niñas y adolescentes del hogar en la vivienda, con el propósito de seguir agenda para la aplicación de pruebas y toma de mediciones.
Adicionalmente, teniendo en cuenta que la valoración de mediciones antropométricas requiere para la ubicación del tallímetro una superficie plana; y que algunas viviendas del área rural no cuentan con esta característica en sus pisos se puede realizar las valoraciones en lugares como: centros médicos, colegios/escuelas, salones de Juntas de acción comunal o casas, entre otros, donde se pueda ubicar el instrumento adecuadamente.
La estructura operativa de la encuesta es la siguiente:
Asistencia de Encuesta
En las sedes es responsable de las actividades operativas preliminares de la encuesta y la supervisión en terreno a los equipos de trabajo, tiene a su cargo también el control de calidad de la información recolectada y el manejo operativo. Para todas las sedes/subsedes el rol es asumido por una persona de planta del DANE.
Analista de Información
Es responsable de transmitir la información recolectada para formulario, realizar el cruce de hogares y personas faltantes. Antes de transmitir las encuestas al DANE central, debe comprobar que la información que se cargue en el FTP sea consistente con la que la supervisión II posee en el resumen de cobertura. También es el encargado de Probar y poner en funcionamiento las aplicaciones del componente de software en la Encuesta Longitudinal de Colombia, con el fin de garantizar los estándares de rendimiento, calidad y oportunidad requeridos para el cumplimiento del cronograma operativo.
Supervisión II
En coordinación con la asistencia técnica de la encuesta, es responsable de las actividades operativas y la supervisión de los equipos de trabajo en campo, crítica y digitación, tiene a su cargo el control de calidad de la información y el manejo de la encuesta en terreno; asegura que toda la información operativa requerida por el DANE central llegue oportunamente.
Evaluación
Se encarga de aplicar las pruebas: test de vocabulario en imágenes Peabody (TVIP) y el cuestionario de capacidades y dificultades (Strengths and Difficulties Questionnaire O SDQ-CAS) y realizar mediciones antropométricas a los niños, niñas y adolescentes (NNA) de seguimiento en la ELCO, según la edad estipulada para cada medición; se encarga también de digitalizar la información recolectada en el aplicativo web; así mismo, en las ciudades donde hay evaluadora líder, ésta se encarga de hacer seguimiento y control de calidad, cobertura y oportunidad a las evaluadoras de campo por medio de acompañamiento en los hogares y de la revisión de la aplicación de pruebas.
Monitoreo
Es responsable de la ubicación correcta de su equipo en campo, del seguimiento y control y de la orientación del proceso de recolección en los hogares y personas de seguimiento asignadas y tiene a su cargo mínimo 1 y máximo 4 personas encargadas de recolección en campo. Responde por la calidad de los datos que se recogen en cada encuesta que se aplica.
Adicionalmente, es el encargado de realizar la sensibilización en el área urbana y rural, dando a conocer la encuesta en los hogares en donde se va a realizar. También es responsable de reunir los consentimientos informados y consolidar las agendas de citas con los hogares para las evaluadoras de campo.
Sensibilización telefónica
Tiene el objetivo de establecer contacto personal y telefónico con los hogares seleccionados en el directorio con el propósito de organizar y establecer las citas para la recolección y la evaluación, sensibilizar hogares que presenten rechazo, o presenten difícil acceso (conjuntos residenciales, estratos altos). También deberá establecer acciones para ubicar hogares que no sean localizados en campo.
Los formatos requeridos para el operativo se disponen en ISOLUCION para consulta del personal operativo, las DMC se remiten desde DANE central a cada sede inicialmente para el entrenamiento y posteriormente para el inicio del operativo, el material para sensibilización es enviado por correo postal a cada una de las ciudades.
Para la toma de mediciones antropométricas desde DANE central se remite a cada sede básculas electrónicas marca SECA 874, utilizadas para toma de peso; tallímetros SECA 213 (Rango de medición en cm: 20 - 205 cm.); e infantómetros SECA 417.
Para el Test de Vocabulario en Imágenes Peabody - TVIP se utiliza: manual de pruebas para evaluadora, libro de estímulo, hojas de respuestas, los cuales son remitidos a cada sede para distribución entre evaluadoras.
Para transportar y proteger cada uno de los elementos de evaluación se dispone de una maleta que debe ser cargada por las evaluadoras.
Capacitación a responsables de planta:
La persona responsable de planta o asistente de encuesta de cada sede recibe entrenamiento en DANE central en temas relacionados con cartografía, muestras, logística, sistemas, temática, evaluaciones y comunicaciones para el desarrollo del operativo ELCO. Adquiriendo el compromiso de liderar durante el momento de convocatoria y selección en su sede el entrenamiento a los/las aspirantes a los diferentes roles operativos.
Este tipo de entrenamiento se encuentra en concordancia con el modelo de aprendizaje, evaluación y selección de personal del DANE, el cual busca garantizar la adecuada preparación del personal operativo para obtener la mejor cobertura y calidad en las operaciones estadísticas. Este modelo es un proceso de aprendizaje b-learning en el que se combinan la modalidad de estudio virtual y presencial:
Aprendizaje virtual
A través de una plataforma educativa los responsables de planta y también las personas inscritas pueden iniciar el aprendizaje accediendo a varios módulos que permiten tener una idea clara de las generalidades de la encuesta de una manera amena y dinámica. Este tipo de aprendizaje, permite desarrollarlo desde cualquier espacio y en cualquier momento flexibilizando los escenarios de aprendizaje tradicionales.
Aprendizaje presencial
Para llevar a cabo el aprendizaje presencial, las personas inscritas se dirigen a cada una de las sedes para realizar el proceso de entrenamiento presencial, el cual es impartido por el asistente de encuesta. Este entrenamiento incluye el abordaje de los aspectos temáticos, logísticos, muestrales, cartográficos, de evaluación y de sistemas, así como la lectura de los manuales y desarrollo de ejercicios en el salón de entrenamiento enfocados en lograr una mayor aprehensión de los conocimientos requeridos y así mismo contestar la mayor cantidad de inquietudes posibles.
Reentrenamiento evaluadoras:
La persona responsable de planta o asistente de encuesta de cada sede recibe entrenamiento en DANE central en temas relacionados con cartografía, muestras, recolección y acopio, sistemas, temática, evaluaciones y comunicaciones para el desarrollo del operativo ELCO. Adquiriendo el compromiso de liderar durante el momento de convocatoria y selección en su sede el entrenamiento a los/las aspirantes a los diferentes roles operativos.
Este tipo de entrenamiento se encuentra en concordancia con el modelo de aprendizaje, evaluación y selección de personal del DANE, el cual busca garantizar la adecuada preparación del personal operativo para obtener la mejor cobertura y calidad en las operaciones estadísticas. Este modelo es un proceso de aprendizaje en la modalidad de estudio virtual.
Para las evaluadoras líderes se implementa el modelo de aprendizaje b-learning en el que se combinan la modalidad de estudio virtual y presencial:
Aprendizaje virtual
A través de una plataforma educativa los responsables de planta y también las personas inscritas pueden iniciar el aprendizaje accediendo a varios módulos que permiten tener una idea clara de las generalidades de la encuesta de una manera amena y dinámica. Este tipo de aprendizaje, permite desarrollarlo desde cualquier espacio y en cualquier momento flexibilizando los escenarios de aprendizaje tradicionales.
Reentrenamiento evaluadoras:
Para la Encuesta Longitudinal Colombiana se incluye un componente de evaluación, que consiste en la aplicación de mediciones antropométricas y pruebas psicológicas a niños, niñas y adolescentes entre 0 y 17 años, para este elemento se convoca a personas con estudios en salud. Parte del aprendizaje de este personal es realizado en la ciudad de Bogotá, donde el personal previamente entrenado y seleccionado es trasladado desde las diferentes sedes a nivel nacional hasta el DANE sede central. Para este reentrenamiento presencial se requiere el uso de varios salones espaciosos a fin de hacer pruebas prácticas con los instrumentos de medición y la colaboración para el acceso a instituciones como colegios, jardines infantiles o fundaciones a fin de hacer pruebas prácticas con niños, niñas y adolescentes que deben contar con previo consentimiento de sus padres y asentimiento firmado según corresponda.
Así mismo, el reentrenamiento a las evaluadoras es realizado por profesionales expertos en nutrición y pruebas psicológicas en mediciones antropométricas, la prueba de vocabulario receptivo TVIP y el cuestionario socioemocional SDQ, este reentrenamiento tiene una duración de 3 semanas.
Conformación del equipo
La convocatoria y selección del personal se programó en dos fases; una primera en el mes de mayo de 2022, para la selección de Evaluadora líder y la segunda en junio de 2022, dirigida a los roles de Supervisión II, Analista de información, Monitores, Encuestadores, Sensibilizadores, Evaluadoras base, siguiendo los lineamientos establecidos desde la secretaría general del DANE central. El proceso de selección se compone de convocatoria abierta, verificación de requisitos mínimos, matrículas, entrenamiento virtual y presencial, y aplicación de pruebas de conocimientos a través de la plataforma virtual.
En los casos donde no se completa la cantidad mínima de personal requerido es necesario realizar reentrenamientos para superar las etapas de selección.
Prueba de conocimientos
Luego de cada uno de los espacios de aprendizaje mencionados en el punto anterior, los aspirantes a los roles operativos presentan las pruebas de conocimiento de manera virtual. Estas pruebas arrojan el resultado de la calificación total. Los participantes inscritos que superan el porcentaje mínimo establecido (60% para los roles de recolector y sensibilizador, 65% para rol de monitor y 75% para los roles de evaluadoras, supervisor II y analista de información) y que adicionalmente obtienen las mejores notas, ocupan la lista de elegibles para conformar los equipos de recolección en campo.