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DISEÑO MÉTODOS Y MECANISMOS PARA EL CONTROL DE CALIDAD
En el desarrollo de los métodos y mecanismos para el control de la calidad se encuentran los siguientes:
CONTROL Y SEGUIMIENTO AL OPERATIVO DE CAMPO
A nivel operativo, se aplican diferentes mecanismos para el control de la información recibida desde terreno con el ánimo de garantizar, mantener y dar consistencia a la información de cada una de las ciudades que componen la investigación. A continuación se mencionan los controles e indicadores que se aplican desde el área de Logística:
· Resumen de cobertura: el objetivo de este reporte es llevar un control de manera resumida del número de viviendas, hogares y personas encontradas en los segmentos asignados y trabajados durante la recolección para detectar posibles inconsistencias y alarmas en la información recolectada. Este reporte se diseñó para ser utilizado durante todo el operativo de campo. De él se obtienen los indicadores de cobertura operativa y resultados que permiten hacer medible este proceso de seguimiento operativo. Los principales usuarios del formato son la asistencia técnica y la coordinación de campo, donde se debe consolidar la información entregada por el grupo de recolección, para luego enviar semanalmente estos resúmenes al área de Logística en el DANE Central vía FTP.
· Alarmas e inconsistencias: de la revisión del resumen operativo de cobertura se reportan todos los errores de digitación y las cifras que son motivo de justificación por parte de las sedes y subsedes (baja cobertura, segmentos con menos de 7 viviendas encontradas, alto número de vacantes, entre otros). Los errores deben ser corregidos inmediatamente por los(as) responsables en cada ciudad de la investigación, así mismo las alarmas deben ser justificadas en el menor tiempo posible.
· Monitoreo: periódicamente se realizan monitoreos a los grupos de campo para observar el desempeño de los mismos y detectar falencias que afecten la calidad de la información recolectada. Se evalúa el desarrollo de cada proceso en forma independiente procurando verificar las instrucciones impartidas desde el DANE Central sean acatadas de manera correcta. Se observan múltiples aspectos como la presentación personal, la lectura adecuada de las preguntas, la no-inducción de respuestas, los cambios de capitulo, la realización de buenos sondeos, el registro adecuado de los miembros del hogar y el manejo de conceptos. Igualmente se verifica la correcta distribución diaria de materiales de trabajo, el diligenciamiento de formatos, el manejo adecuado del transporte, la revisión de las encuestas por parte de la supervisión, la ubicación en el segmento y la capacidad para crear un ambiente propicio con la fuente que permita el desarrollo óptimo de la encuesta. Todos los aspectos a mejorar son socializados con los responsables de la encuesta en cada sede y subsede y se hace seguimiento a la puesta en marcha de soluciones y correctivos que sean necesarios.
· Videoconferencias: al inicio y durante el desarrollo del operativo de campo se realizan videoconferencias con las personas encargadas de la investigación en las sedes y subsedes, con el propósito de aclarar dudas presentadas en el entrenamiento y estandarizar el proceso de recolección de información. Para esto se tienen en cuenta las recomendaciones de los equipos de Temática, Diseños Muestrales, Logística y Sistemas.
· Informe de cobertura campo vs. sistemas: semanalmente, luego de consolidar la totalidad de la información de cobertura de campo de cada una de las ciudades, se efectúa un cruce de variables entre el reporte generado por el área de Sistemas y el resumen operativo de cobertura, comparando el número de viviendas, de hogares y de personas a nivel segmento. La información consolidada y comparada se envía a las ciudades para su respectiva revisión y corrección. De esta forma es factible que las sedes y subsedes detecten información mal diligenciada en los resúmenes de cobertura y la posible falta de información o duplicidad de viviendas en la base de sistemas. A partir de esto, los(as) responsables de la investigación en cada ciudad deben hacer los ajustes respectivos al resumen de cobertura y transmitirlo nuevamente vía FTP. Por otro lado, si la información de campo es correcta, deben verificar las inconsistencias en la base de sistemas y enviar nuevamente los archivos respectivos notificando la novedad a la persona encargada en DANE Central.
· Indicadores de cobertura operativa en viviendas, hogares y personas: semanalmente se realiza seguimiento a las tasas de cobertura operativa, con el fin de detectar oportunamente comportamientos atípicos, que permitan presumir debilidades en el desempeño de los grupos de trabajo en campo, y así proceder efectuar indagaciones más profundas para tomar los correctivos respectivos.
· Indicador de calidad de la recolección: este indicador determina el grado de calidad y confiabilidad de la información enviada por la coordinación de campo de cada sede y subsede. Este se mide a través del número de errores e inconsistencias detectadas en el acompañamiento a los encuestadores(as) en campo y en la revisión de la encuesta diligenciada.
· Errores no muéstrales: se detectan en la investigación otro tipo de errores que no dependen de la selección de la muestra, como los que se pueden originar en el diseño del formulario, directamente de la fuente de información por mala interpretación de las instrucciones de diligenciamiento, del recolector por interpretación equivocada del instructivo de diligenciamiento o por deficiencias conceptuales, durante la captura, durante el manejo de los archivos, en la generación de resultados o en el manejo de las novedades por mala asignación.
Se requiere entonces, la revisión y análisis de consistencia de la información por parte del equipo de logística en el DANE Central y luego las bases de datos se ponen a disposición del equipo temático donde se genera nuevamente un listado de posibles inconsistencias para someterse a revisión.
· Tasa de respuesta: se obtiene al medir en número de encuestas efectivas respecto a las esperadas. El objetivo de este indicador es identificar el grado de eficacia en el que se encuentra la investigación con respecto al proceso operativo de recolección.
Dentro de los instrumentos diseñados para el desarrollo de la encuesta, se encuentran los siguientes:
a. Manual de recolección
En este documento se detalla cada uno de los componentes del operativo de recolección de la ENUT, como son el esquema operativo, las técnicas para realizar la entrevista y las estrategias de recolección. Asimismo, se define la forma cómo debe ser diligenciado el cuestionario en cada uno de sus capítulos, tanto en los módulos de hogares como en los de personas. Para cada capítulo se especifican los objetivos y la conceptualización de cada pregunta.
b. Manual operativo
En este se consignan los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo del operativo de campo en materia de: la contratación, las obligaciones del personal de campo, el sistema, medio y método de recolección, el envío de la información, el cronograma, las cargas de trabajo, el presupuesto, entre otros.
c. Manual de coordinación de campo
Elaborado para proporcionar una referencia que permita asegurar el cumplimiento de los objetos de la ENUT en la cual se establecen las actividades que debe realizar la persona encargada de este proceso, en cada Sede o Subsede, con el fin de lograr una óptima ejecución de las actividades del operativo de la encuesta.
d. Manual de supervisión
Tiene por objeto suministrar la información que la persona que supervisa en campo requiere, junto con las normas establecidas e instrucciones del trabajo de campo necesarias para el cumplimiento de los objetivos propuestos en la investigación. El manual contiene aclaraciones acerca de las tareas, las obligaciones de quien supervisa, así como especificaciones para el diligenciamiento de los formatos que tiene que diligenciar en terreno.
e. Manual del usuario
En este documento se especifican los pasos a seguir en el inicio y fin de la recolección de información en campo a través de los dispositivos móviles de captura (DMC) para la ENUT.
f. Manual del sistema
Este describe el desarrollo del aplicativo de recolección de información y el aplicativo de cargue, validación, control de cobertura y producción.
g. Manual de Diligenciamiento de Formatos:
Permite conocer las instrucciones de cada uno de los formatos operativos utilizados en el proceso de recolección de la encuesta.
Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
SISTEMA DE CAPACITACIÓN O ENTRENAMIENTO
En el marco de la visión actual del DANE, el modelo de aprendizaje, evaluación y selección busca garantizar la adecuada preparación del personal operativo para obtener la mejor cobertura y calidad en las operaciones estadísticas.
Este modelo es un proceso de aprendizaje b-learning en el que se combinan la modalidad de estudio presencial con la aplicación de pruebas de conocimientos virtuales de la siguiente manera:
Aprendizaje presencial
Para llevar a cabo el aprendizaje presencial, se utilizó el método de cascada, el cual consiste en capacitar a un grupo de funcionarios de planta que luego transferirán sus conocimientos al grupo de personas inscritas en su ciudad. Este proceso se realizó en 2 niveles:
a) Primer nivel. Aprendizaje a responsables de planta: este entrenamiento fue dirigido tanto a coordinadores/as operativos/as de las direcciones territoriales como a responsables de la encuesta de las sedes y subsedes. La capacitación estuvo a cargo de los/as profesionales del equipo técnico del DANE Central. En el primer nivel del entrenamiento se explicaron para cada uno de los capítulos del formulario los conceptos operativos, técnicos y metodológicos de la investigación con lo que se logró la apropiación de los conceptos por parte de los asistentes. Asimismo, se desarrollaron prácticas mediante talleres, ejercicios y estudios de casos. Por otra parte, se efectuó capacitación sobre el manejo del dispositivo móvil de captura DMC y el diligenciamiento de la encuesta en el mismo.
b) Segundo nivel. Las personas convocadas/invitadas se dirigieron cada una de las sedes y subsedes para tomar el entrenamiento asumido por las personas previamente capacitadas en el primer nivel y responsables de la encuesta en cada sede y subsede. El aprendizaje incluyó el abordaje de manera más profunda de los aspectos temáticos, logísticos, muéstrales, cartográficos y de sistemas, así como el desarrollo de ejercicios en el salón de entrenamiento enfocados en lograr un mayor aprendizaje y así mismo contestar la mayor cantidad de inquietudes posibles.
Prueba de conocimientos
Luego de cada uno de estos espacios, los/as candidatos/as, presentaron las pruebas de conocimientos de manera virtual. Estas pruebas arrojan el resultado de la calificación total. Las personas con mejor resultado de las pruebas fueron seleccionadas y contratadas.
ACTIVIDADES PREPARATORIAS
Presupuesto y programación
El presupuesto y los rendimientos operativos de la encuestas son calculados según la muestra asignada. Este costeo desagrega por territorial (sedes y subsedes) los rubros de: honorarios, transportes (urbano, especial y otros), gastos manutención y alojamiento, impresiones y publicaciones, materiales y suministros.
Posteriormente, con base en el presupuesto anteriormente calculado, se oficializa a través de la programación de actividades y recursos en el Sistema de Apoyo a la Gestión Institucional (SPGI).
Una vez terminado el ejercicio presupuestal, se realizan los documentos de los estudios previos para cada uno de los roles de los procesos operativos (coordinación de campo, apoyo de sistemas, supervisión, recolección, sensibilización y recuento) que se requieren contratar en la ENUT. Estos estudios previos contemplan los perfiles, la cantidad de recurso humano necesario y los honorarios correspondientes. Posteriormente se procede a elaborar el cronograma operativo que define fechas, responsables y tareas que permiten el correcto desarrollo del operativo de campo.
Gestión de personal
La calidad y efectividad del planeamiento operativo y de la implementación de la estrategia de recolección de la información descansa en el proceso de gestión de personal. En la investigación se sigue el protocolo adoptado por DANE que integralmente aborda la convocatoria, selección y contratación del personal. Se resaltan en este componente los siguientes hitos:
· Adopción de criterios idóneos de selección y parámetros objetivos aplicados a perfiles y evaluación de la documentación de soporte.
· Tiempos de apertura adecuados para blindar y garantizar el mayor acceso posible de las personas interesadas.
· Seguimiento y respuesta a cada una de las personas inscritas (aceptada o rechazada) y las razones sobre las que se sustentó dicha decisión.
· Aplicación de exámenes realizados a través de una plataforma virtual del DANE con una amplia variedad de preguntas y respuestas aleatorias que garantiza la transparencia del proceso.
Recuento
Es el proceso mediante el cual se localiza, delimita y recorre las áreas seleccionadas en la muestra para obtener una identificación detallada de los nuevos segmentos. Consiste en la verificación en el mapa de la existencia de la(s) manzana(s) seleccionada(s), y el registro de lotes y edificaciones o estructuras y de cada una de las unidades de vivienda contenidas en ellas. El recuento en las ciudades capitales y áreas metropolitanas, en la mayoría de los casos y según la cantidad de segmentos para rotación, es llevado a cabo por una persona contratada para tal fin. En el área rural lo efectúa el grupo de recolección.
Este proceso se realiza cuando se hace necesario adicionar o rotar áreas de la muestra (segmentos agotados) y se debe efectuar a las unidades de vivienda de acuerdo con las normas que se señalan desde DANE Central, sin omitir unidades, manzanas o áreas.
SENSIBILIZACIÓN
Tiene por objeto, lograr que los hogares asignados en la muestra le abran al grupo de recolección sus puertas y respondan la encuesta sin desconfianza. La investigación cuenta con instrumentos para realizar el proceso de sensibilización como lo son los folletos informativos y las notificaciones de la encuesta que se entregan en cada uno de los hogares seleccionados en la muestra.
La sensibilización contempla la realización de actividades como:
La visita del equipo sensibilizador a cada uno de los hogares a los que les será aplicada la encuesta, con el fin de informarles que el hogar ha sido seleccionado para ser encuestado. En esta primera visita, se pueden establecer citas y horarios en los que el grupo de recolección del DANE puede aplicar la encuesta.
La distribución de piezas comunicativas (notificaciones y folletos informativos) dirigidas a personas y hogares fuentes de información.
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
En las Direcciones Territoriales, la ENUT cuenta con una organización operativa que le permite adelantar eficientemente el operativo de campo.
Con el propósito de adelantar de manera ágil y eficiente el operativo de la ENUT, se ha conformado un equipo operativo que funciona de la siguiente manera:
Asistencia técnica de la encuesta: en las subsedes es el responsable de la encuesta en todos sus aspectos, de la persona de planta dependen los equipos de trabajo adscritos a su sede o subsede, con quienes debe mantener comunicación permanente.
Coordinación de campo: responsable de las actividades preliminares de la encuesta y la supervisión a los equipos de trabajo en campo, así mismo, del resultado final del operativo de campo en cada una de las ciudades. Se encarga de que la gente que participa en el desarrollo del operativo emprenda acciones efectivas hacia el logro de los objetivos establecidos. Organiza y supervisa los recuentos de los segmentos nuevos para la investigación, siguiendo las directrices del grupo de Diseños Muestrales del DANE. Igualmente, se encarga de detalles del personal, verificando que este se desplace en el operativo, resuelve consultas del grupo de supervisión dando solución a las que estén a su alcance y a los posibles problemas que se puedan dar en el proceso de recolección y supervisión. Realiza la distribución equitativa de las cargas de trabajo basado en los segmentos que se deben trabajar en las ciudades, hace seguimiento de campo a cada grupo de trabajo y lleva a cabo el control de calidad de los procesos de recolección. Analiza los datos que arroja la grabación, diaria, y semanal, elaborando todos los informes que justifiquen los resultados operativos en cada una de las sedes o subsedes.
Apoyo informático: es responsable de la consolidación, depuración y transmisión de los datos recolectados desde el centro de acopio en la sede territorial al DANE Central.
Recuento: realiza el recorrido de un área previamente asignada (segmento) y de efectuar el conteo de las edificaciones y viviendas que la conforman, con el fin de generar la correcta asignación de medidas de tamaño y selección de los segmentos a encuestar. Este proceso lo realiza el equipo de recolección o una persona contratada para este fin.
Sensibilización: se encarga de dar a conocer la encuesta una semana antes en los hogares en donde se va a realizar, mediante el barrido de cada segmento objeto de la muestra; a través de piezas comunicativas, dirigidos a las personas y hogares fuente de información; este proceso lo realiza el equipo de recolección.
Supervisión: Consiste fundamentalmente en controlar el trabajo de campo que desarrolla el grupo de recolección, con el fin de cumplir la metodología y los parámetros de trabajo establecidos, para lograr información de alta calidad. Los resultados eficientes de este proceso dependen, en gran parte, de la iniciativa para la solución de los problemas y dificultades, así como del control que se tenga del grupo de recolección y de la capacidad organizativa.
Este proceso requiere tener dominio de la investigación mediante el seguimiento permanente a los conceptos y actualización de la metodología, la práctica a través de entrevistas y el planteamiento oportuno de dudas e inquietudes para que sean transmitidas a los miembros del grupo técnico del DANE Central.
Recolección: Tiene por objeto obtener la información requerida en los hogares de acuerdo con las normas y conceptos establecidos por el DANE central. Este proceso es llevado a cabo a través del grupo de recolección que depende directamente de la supervisión.
Este proceso asegura la calidad y correcto diligenciamiento de los formularios de la encuesta a todos los hogares que se encuentren y que hayan sido asignados por la supervisión, realizando las visitas que sean necesarias para cumplir a cabalidad con la captura de la información.
Sistema, método y medio de recolección:
El sistema de recolección utilizado es el de barrido que consiste en que cada equipo de trabajo recorre simultáneamente un segmento hasta investigar todas las viviendas seleccionadas con sus respectivos hogares. Este sistema de trabajo permite a quien supervisa hacerle seguimiento a su equipo, en las diversas actividades de recolección.
Un ejemplo del sistema de barrido es el siguiente: si el grupo de recolección está conformado por tres personas, quien supervisa le asignará a la persona 1 la primera vivienda, a la persona 2 la segunda y a la persona 3 la tercera. Si la persona 2 termina primero que la 1, esta deberá continuar con la cuarta vivienda y así sucesivamente, de manera tal que se complete el segmento lo más rápido, equilibrada y uniformemente posible. Una vez que haya finalizado la recolección del segmento, el quien supervisa se desplaza con su grupo hacia el siguiente segmento asignado, donde continuará con la misma labor.
El método de recolección es el de entrevista directa a cada una de las personas con el fin de evitar sesgos y asegurar una mejor calidad en la información recolectada, la encuesta requiere que se aplique al encuestado directo. Es así, que se toma información en forma directa a los informantes establecidos en el manual de acuerdo con su edad y sexo. Este procedimiento permite, adicionalmente, evitar que la entrevista se concentre en una sola persona.
El medio de recolección es a través de Dispositivo Móvil de Captura (DMC): el cual contiene también cartografía de la ciudad, listas o tablas de validaciones y control de flujos. Esto permite la detección automática de algunos errores de recolección, consistencia interna de la información y obtener datos con mayor precisión. Diariamente el apoyo informático de la sede o subsede, debe encargarse de realizar la transmisión de la información completa, capturada y depurada durante el operativo a DANE Central. Esta transmisión se efectúa a través del protocolo de comunicación de archivos FTP, previamente establecido por la Oficina de Sistemas de la entidad.
