Cleaning Operations
DISEÑO MÉTODOS Y MECANISMOS PARA EL CONTROL DE CALIDAD
PROCESAMIENTO DE DATOS
VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA INTERNA DE LOS DATOS Y AJUSTES
Con la información depurada por el equipo operativo en sedes y subsedes se generan los reportes básicos para el control de cobertura y consistencia de la información y se descargan los listados e informes que permiten:
- Revisar y validar los cambios presentados respecto al año anterior en el tipo de organización jurídica, en los datos de identificación y ubicación y en los principales grupos de mercancías comercializados y su coherencia con la actividad principal.
- Analizar el comportamiento de las variaciones a nivel de actividad económica, identificar las empresas que presentan las mayores variaciones y su consistencia entre los diferentes módulos y las observaciones del formulario.
- Las empresas revisadas quedan registradas con sus principales observaciones en el sistema de captura.
- Durante cada uno de los pasos mencionados, es posible realizar correcciones a los datos, pero siempre con el concurso de la persona informante, quien conoce realmente el comportamiento de la empresa.
- A fin de determinar los potenciales valores extremos de acuerdo con la conceptualización y definir la importancia e interrelación de las variables se aplican procesos de análisis y se realizan ejercicios y comparaciones con información de años anteriores, con otras investigaciones y con el contexto económico del país.
Adicionalmente, los documentos con los resultados elaborados anualmente en su versión preliminar son revisados por la persona encargada de la secretaria técnica, por la Dirección de Metodología y Producción Estadística (DIMPE) y por quienes realizan la asesoría de la Dirección y la Subdirector.
INDICADORES PARA EL CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROCESOS DE LA ENCUESTA
Índice de calidad de crítica: este indicador es el resultado del seguimiento a la calidad del proceso de crítica, para su obtención se realizan calificaciones en fechas previamente programadas durante el operativo en sedes y subsedes, la persona responsable de realizar dicha calificación es responsable de la encuesta en cada sede o subsede, coordinadora o asistente de la encuesta.
El sistema de captura de la encuesta cuenta con un módulo mediante el cual se realiza la selección aleatoria de una muestra del 13% de los formularios criticados a la fecha de cierre, con esta muestra se obtiene un 95% de confiabilidad y un error de muestra del 2%.
El responsable de la investigación en cada sede o subsede realiza una revisión exhaustiva a la crítica de información y posteriormente la califica a través de un informe similar a la ficha de variaciones, cero (0) conforme y uno (1) es no conforme.
El total del indicador es el resultado de multiplicar el peso de cada variable por el valor de la conformidad o no conformidad, el resultado del indicador de crítica corresponde a la diferencia entre 100 y el indicador de calidad de la empresa.
Finalizada la calificación de las empresas seleccionadas, el programa de captura calcula el indicador de calidad del cierre, mediante el promedio aritmético de los puntajes de cada uno de los formularios calificados. Los resultados del indicador pueden ser consultados por la persona encargada de monitoreo, por fecha de cierre y por sede.
NORMAS, ESPECIFICACIONES O REGLAS DE VALIDACIÓN , CONSISTENCIA E IMPUTACIÓN
NORMAS DE VALIDACIÓN Y CONSISTENCIA
El desarrollo del aplicativo de captura de la encuesta está basado en la aplicación de las especificaciones de validación y de consistencia. Las especificaciones de validación hacen referencia a las características que deben tener los datos que son capturados en cada uno de los campos del formulario, estas son: el tipo de carácter (numérico, alfanumérico o carácter), la longitud y los valores válidos.
Las especificaciones de consistencia contienen los chequeos requeridos para realizar la captura y critica de la información, su contenido básico es: nombre y/o la identificación de la variable, la condición que debe cumplir, el mensaje que debe mostrar el aplicativo y el tipo de error (justificar o corregir la información). La existencia de estas especificaciones en el momento de la captura de información funciona como el primer control de calidad que se realiza a los datos diligenciados por las fuentes.
INSTRUMENTOS DE CONTROL PARA SUPERVISIÓN
La EAC cuenta con un sistema de información que integra el control del operativo y la actualización del mismo en tiempo real, por lo tanto permite a cada uno de los usuarios realizar seguimiento a las actividades y empresas asignadas.
Desde el momento en que se inicia el operativo de recolección de la encuesta, las personas responsables en sedes y subsedes realizan la asignación de empresas e inician el seguimiento al estado de cada uno de los formularios asignados al equipo de trabajo, estos estados son: notificados, en digitación fuente o digitación - monitor, enviados por la fuente al DANE, en crítica, criticados, depurados, posibles novedades y novedades verificadas. Las consultas de los informes del operativo se pueden realizar por el monitor o monitora, por sede o subsede y por dirección territorial, en cualquier momento del operativo y se actualizan automáticamente al actualizar campos como la fecha de notificación, iniciar captura o critica, realizar el control de calidad (calificación), entre otros.
Adicionalmente, se cuenta con una serie de reportes que permiten hacer consistencia a la calidad de algunos campos del formulario, estos listados se generan por sede o subsede o total nacional, estos son entre otros: cruce EAC - EMCM, actividad económica que presentan el listado de las fuentes que presentan alguna inconsistencia en los aspectos analizados y que deben ser verificadas por quienes se encarguen de la coordinación y la crítica de la fuente .
Otro procesamiento
PROCEDIMIENTO PARALA GENERACIÓN DEL PANEL DE LA EAC
PASO 0. ALISTAMIENTO DE BASES
La generación de los datos del panel es un proceso posterior a la producción de cifras de la encuesta, por lo tanto, los datos ya han pasado por filtros de captura inteligente, depuración y análisis de información y de las variables de su directorio.
Resultado del proceso anterior se cuenta con un archivo para cada año, el cual contiene las variables principales generadas con la información por empresa, así como otros campos de caracterización necesarios para el procesamiento de la información, tales como: novedad, prioridad, entre otros. Este archivo se llama "Varcua".
PASO 1. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
Algunas empresas pueden presentar cambios respecto al año anterior en:
- Actividad
- Prioridad
- Novedad
Estos cambios deben ser revisados, ajustados o validados, velando por la coherencia y actualización de la información.
- Cambios de actividad: al realizar la revisión de información, se detectan empresas en las que por proceso operativo de las mismas o por errores, bien sea en el directorio o en la asignación en operativos anteriores, requieren ajustes en el código de la actividad CIIU Rev. 4 a.c. (o actividad económica principal). En dichos casos se debe realizar un seguimiento al comportamiento de la actividad de la empresa.
Al encontrar empresas con diferente actividad en el año actual (n), frente al anterior (n-1), existen varias alternativas de manejo para el panel, sí se presenta:
- Error en la clasificación del directorio: se deben homologar las actividades en ambos años, asignando la del año n al año n-1; únicamente se realiza este ajuste en la actividad de las empresas que durante el operativo se verifica que el cambio de actividad es por una mala clasificación del directorio.
- Cambios de actividad por proceso operativo de la unidad investigada, se realiza el seguimiento durante tres (3) años, al tercer año (n), se toma la decisión de efectuar el cambio de actividad para los tres años, a fin de que el panel refleje el comportamiento real de la unidad de análisis, excepto para las empresas que tienen un cambio definitivo en su actividad, se le da prioridad a la actividad del año n y se toma la empresa con la actividad que tiene para el año n-1 y para el año n.
- Cambio de prioridad: se presenta cuando una empresa aparece en la base como si fuera de prioridad 2 y en el operativo de campo o en operativos posteriores se confirma que realmente debe ser prioridad 1 o viceversa. A continuación se describen algunas situaciones referentes al cambio de prioridad:
- La unidad estadística ingresa al directorio de la encuesta con la prioridad errada: de acuerdo con la información del directorio se asigna la prioridad con la que se envía a campo, al rendir la información cambia de prioridad de acuerdo con los ingresos por ventas y/o personal ocupado. Inmediatamente se detecta el caso, es necesario realizar seguimiento en forma particular para decidir con que prioridad debe quedar la empresa en el procesamiento, pero si sus reportes en ventas y/o personal son 2 o 3 veces superior al limite que determina su prioridad es necesario cambiarla de prioridad 2 a prioridad 1 inmediatamente.
- La unidad estadística rinde por primera vez y ha operado menos de doce (12) meses en el año de la encuesta: por nivel de ingresos por ventas o personal ocupado pueden ser prioridad 2; al año siguiente cuando rinde la información del año completo se detecta que cumple parametros para ser de prioridad 1; por tanto, a partir del cálculo de los ingresos proporcionales al tiempo de funcionamiento se calcula la equivalencia al parametro de ventas anuales y se le asigna la prioridad correspondiente.
- La undiad estadística presenta disminución en los niveles de ingresos por ventas o por personal ocupado que según parámetros de cada año, implica su exclusión respecto al periodo anterior. Cuando se pesentan estos cambios se deben revisar los datos históricos así como la magnitud de los mismos para determinar si dichos cambios obedecen a situaciones coyunturales como inactividad temporal o parcial, negocios ocasionales o por el contrario a situaciones más duraderas como adquisición de nuevos establecimientos o venta de los mismos, nuevo capital de trabajo, etc., en cuyo caso se debe evaluar y determinar si aplica un seguimiento de 3 años o se realiza el cambio en n el periodo actual únicamente.
- Cambios de novedad: en la producción de cifras de la Encuesta Anual de Comercio, es importante la revisión de los códigos de novedades asignados en campo por el equipo operativo de la encuesta, dicha revisión se realiza con las series historicas de cada empresa de por lo menos los últimos tres años o menos dependiendo de los periodos que se haya enviado a operativo, teniendo en cuenta la novedad y los ingresos por ventas reportados en cada año, con esta información y el cruce con otras fuentes como RUE (Registro Único Empresarial) y páginas web, se evalúa la pertinencia de la novedad asignada originalmente o se cambia el código de la novedad a fin de reflejar la situación operativa o económica que presentó realmente la empresa durante el período de estudio, esto implica darle un manejo particular a cada código de novedad. Por ejemplo, aquellas empresas que venían con novedad 99 (rinde) en alguno de los años anteriores y que en un operativo se detecta que es novedad 19 (Codificación original equivocada), su información debe ser eliminada de toda la base histórica de la EAC, porque realmente no pertenecía al sector comercio. Debe revisarse cada caso en partícular y apoyarse en los procesos establecidos en el Manual del Operativo de Novedades.
PASO 2. IDENTIIFICAR LAS EMPRESAS QUE ENTRARÁN EN EL PANEL .
Año anterior (n-1): se seleccionan todas las empresas que entraron a procesamiento en un periodo de referencia (n), es decir aquellas que presentan novedades como: 3 (inactiva), 9 (Nuevas), 98 (imputada) y 99 (rinden).
Posteriormente, de esta base de empresas se descartan aquellas que presentan novedad 3 (inactiva) o 98 (imputada) y que al cruzarlas con el año actual (n) no se encuentren registradas en el directorio con ninguna novedad, en este caso se debe revisar el porque no se encuentran en el directorio del año actual. Una de las causas que expliquen lo anterior puede ser que por metodología ya que se eliminan aquellas empresas que durante 3 años consecutivos presentan novedad 3 o 98.
Además se debe tener en cuenta que en dicho listado las empresas que presenten novedad 98 (imputada) en el año anterior y que en el año actual presenten novedad 41 (sin localizar con mayor probabilidad de cierre) NO DEBEN ENTRAR AL PANEL en ningun periodo.
Año actual (n): Identificadas las empresas prioridad 1 del año anterior que entrarán en el panel, se filtran estas mismas para el año actual, listando aquellas que presenten novedad: 3 (inactiva), 8 (salen por traslado), 98 (imputada) y 99 (rinden). También, se adicionan al panel aquellas empresas prioridad 1 que en el año actual o de procesamiento para publicación, presentan novedad 9 (nuevas) y que iniciaron operaciones en dicho año (Variable "IDAIO" = año actual de procesamiento); es decir, que son nuevas en el sector. El resto de novedades se procesan en el panel.
Adicionalmente, es necesario revisar las empresas que presentan novedad 10 (Fusión), 12 (Escisión) o 13 (Absorsión), en el año de procesamiento actual y verificar que las empresas producto de éstas fusiones, absorciones o esciciones se encuentren rindiendo en la encuesta en dicho año; en caso de detectar alguna que no esta rindiendo, debe ser incluida en el panel en el listado del año actual (n).
NO INGRESAN :
• Las empresas imputadas por tres años y que para el año n no se envían a operativo.
• Las empresas con novedad 19 (Codificación original equivocada): se excluyen de toda la serie.
PASO 3. Generación de los cuadros de salida y análisis de resultados
La verificación de las empresas que ingresan al panel se realiza mendiante la generación de cuadro resumen como:
DINÁMICA NOVEDADES
Cruce entre las empresas del año anterior que entrarán al panel con sus respectivas novedades y las novedades que presentan en el año actual.
Es importante conocer la frecuencia de novedades de empresas que entran a panel para cada período de la encuesta.
