Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN/ ACOPIO
El objetivo de esta fase es determinar la infraestructura operativa e informática para la obtención de la información requerida en la ENUT.
El diseño de la fase de recolección de información de la ENUT se definen los roles, perfiles y cantidad de personal requerido para el operativo de campo, el calendario de recolección, el entrenamiento del personal que intervendrá en el proceso y los procedimientos para la recolección de los datos.
Así mismo, se establecen los medios utilizados para la captura de información y todos los mecanismos implementados para el seguimiento, control y la conformación de las bases de datos originales de la ENUT.
En resumen, se presenta a continuación el sistema de entrenamiento, actividades preparatorias, diseño de instrumentos y la recolección de la información.
MÉTODOS Y ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN O ACOPIO DE DATOS
El sistema de recolección utilizado es el de “barrido”, que consiste en que cada equipo de trabajo recorre simultáneamente en un segmento hasta investigar todas las unidades seleccionadas. Este sistema de trabajo permite al supervisor hacerle seguimiento a su equipo, en las diversas actividades de recolección.
Asimismo, la encuesta recolecta información estadística necesaria para obtener indicadores de calidad. Es por eso que para que la información sea veraz y confiable, se deben tener en cuenta las siguientes características de tipo metodológico y técnico:
El medio de recolección es a través de Dispositivo Móvil de Captura (DMC), que contiene también información de la cartografía de la ciudad, las listas o tablas de validaciones y el control de flujos. Esto permite la detección automática de algunos errores de recolección y la consistencia interna de la información, así como la obtención de datos con mayor precisión. Diariamente, el apoyo informático de la sede o subsede debe procurar realizar la transmisión de la información completa, capturada y depurada durante el operativo a DANE Central. Esta transmisión se efectúa a través del protocolo de comunicación de archivos FTP, previamente establecido por la Oficina de Sistemas de la entidad.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL OPERATIVO Y CONFORMACIÓN DEL EQUIPO
Los equipos de trabajo son conformados de acuerdo con el tamaño de la muestra y las características principales de cada ciudad, la organización de cada equipo operativo podrá variar de acuerdo con la distribución de las cargas de trabajo, es decir, quien realiza la supervisión de campo puede tener a su cargo dos, tres y hasta cuatro personas para recolección.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL OPERATIVO
En las Direcciones Territoriales y sedes del DANE la ENUT cuenta con una organización operativa que le permite adelantar eficientemente el operativo de campo. A continuación, se identifica el organigrama que muestra el esquema operativo de los procesos que se utilizan para la recolección de la información.
El desarrollo del trabajo de campo es responsabilidad de las Direcciones Territoriales y del grupo de Producción y Logística del DANE Central. A continuación se presentan de manera general las funciones para cada uno de los roles que participan en el proceso operativo:
Asistente de la encuesta: encargado/a de la dirección técnica y operativa de la encuesta en cada una de las 24 sedes del DANE. Para esta actividad se encuentra un funcionario de planta responsable en cada una de las sedes.
Coordinación de campo: su trabajo está articulado con las directrices de la persona responsable de la encuesta y tiene como función la asignación de las cargas de trabajo y el control en campo de los grupos de supervisión, recolección y sensibilización (en las ciudades capitales así proyectadas), para lograr el manejo del operativo en cada municipio seleccionado.
Apoyo Informático: es la persona responsable de realizar las actividades de manejo de la información recolectada y su posterior cargue en el aplicativo establecido para tal fin, teniendo en cuenta los procesos de seguridad, transferencia y resguardo de información (back up). Es una persona del equipo transversal.
Supervisión de campo: controla el trabajo de campo en las áreas que le asigne la coordinación de campo y asumen la responsabilidad de garantizar dentro del proceso de recolección, la calidad y cobertura de la información obtenida por los diferentes grupos de trabajo.
Recolección: se encarga de visitar las viviendas y los hogares seleccionados y entrevistar a las personas para obtener información de acuerdo con la metodología, los procedimientos y las instrucciones contenidas en el manual de conceptos básicos y recolección de la encuesta. Reporta su trabajo a la persona responsable de la supervisión de campo.
Sensibilización: realiza con antelación a la semana de recolección, la verificación de las unidades seleccionadas, confirma la información correspondiente a las viviendas, hogares y personas residentes de cada edificación que conforma la MT asignada, y hace la presentación de los objetivos de la encuesta, informando sobre las fechas previstas en los cuales el grupo de recolección del DANE programa aplicar la encuesta. En el caso de la recolección rural, la sensibilización es asumida por la supervisión de campo junto con su equipo de recolección. En el caso de las ciudades capitales es asumido por el equipo transversal de sensibilización.
Recuento: encargado de realizar la localización, delimitación y reconocimiento de las áreas urbanas seleccionadas en la muestra para obtener una identificación detallada de las manzanas correspondientes a segmentos a encuestar. Quien realiza el recuento, debe hacer un conteo y registro de todas las edificaciones y las viviendas encontradas en los segmentos, verificar el uso de cada una y así determinar las posibles unidades de selección. En las áreas rurales quien realiza el recuento es el/la supervisor/a con la colaboración de su grupo de recolectores. En el caso de las ciudades capitales es asumido por el equipo transversal de recuento.
ESQUEMA DE ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Capacitación y entrenamiento a los asistentes de encuesta de cada ciudad y al personal convocado:
Es un espacio dirigido a los responsables de la encuesta y a los aspirantes a roles operativos en las sedes, cuya capacitación y entrenamiento es asumida por el equipo técnico de DANE Central; se realiza de manera presencial o por videoconferencia, y se imparten temas relacionados con cartografía, muestras, logística, relacionamiento, sistemas y temática. Dado lo anterior, este asistente de encuesta, una vez tomada esta fase de capacitación, tiene la responsabilidad, si es necesario, de replicar en su ciudad este momento de aprendizaje de manera presencial o virtual al personal de campo preseleccionado y seleccionado las veces que se requiera.
CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
La selección y entrenamiento del personal se realiza siguiendo los lineamientos establecidos desde la dirección general del DANE. El proceso de selección y contratación se realiza directamente en cada una de las direcciones territoriales del DANE.
En la operación, se sigue el protocolo adoptado por DANE que integralmente aborda la convocatoria, selección y contratación del personal. Se resaltan en este componente los siguientes hitos:
· Adopción de criterios idóneos de selección y parámetros objetivos aplicados a perfiles y evaluación de la documentación de soporte.
· Tiempos de apertura adecuados para blindar y garantizar el mayor acceso posible de los interesados.
Para este proceso de selección del personal se realiza una convocatoria abierta a través del portal web https://bancohv.dane.gov.co/ en donde las personas interesadas se postulan a los roles operativos ofertados. Una vez se realiza el proceso de inscripción, cada una de las territoriales revisa los perfiles de los postulados de acuerdo con lo requerido para el rol tales como: estudios y experiencia. Si el participante cumple con los requisitos es aprobado para continuar a su proceso de aprendizaje y selección.
Dentro del aprendizaje para la selección del personal operativo el participante es matriculado en la plataforma https://aprendizaje.dane.gov.co en donde accede a contenidos virtuales de estudio para ser consultados y estudiados autónomamente y luego de ello presentar pruebas de conocimiento clasificatorias. Cada prueba tiene la siguiente ponderación para la selección:
· Prueba de conocimientos generales: DANE y operación: 10%.
· Prueba de conocimientos - Encuesta Nacional de Uso del Tiempo profundización: 40% (requiere de la aprobación de prueba de conocimientos generales con mínimo 60 puntos).
· Prueba práctica - simulación de casos: 50%.
Una vez el participante ha cumplido con sus pruebas se realiza la publicación de los resultados y cada una de las territoriales inicia su proceso de contratación.
PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN Y ACUERDOS DE INTERCAMBIO
La sensibilización tiene por objeto lograr una respuesta oportuna y de calidad por parte de las fuentes de información. Se busca lograr un ambiente de colaboración, acercamiento y conocimiento de la población objetivo mediante la visita a cada uno de los hogares a los que les será aplicada la encuesta. En caso de que la sensibilización no encuentre a los miembros de los hogares en la primera visita, deberá realizar revisitas durante el transcurso de la semana con el fin de sensibilizar a la cantidad de personas que encuentre en las viviendas y hogares asignados en la muestra. La sensibilización en las ciudades capitales y áreas metropolitanas es llevada a cabo por el personal contratado para el proyecto de transversalidad. En el caso de la recolección rural, que se realiza en cabeceras municipales, centros poblados y área rural disperso, la sensibilización es llevada a cabo en paralelo con el proceso de recolección y es asumida por la supervisión de campo junto con su equipo de recolección.
La operación cuenta con instrumentos para realizar el proceso de sensibilización como lo son las piezas informativas y las notificaciones de la encuesta que se entregan en cada uno de los hogares seleccionados en la muestra.
La sensibilización contempla la realización de actividades como:
· Informar al profesional supervisor de contrato y a los coordinadores de campo los inconvenientes que se le presenten para la realización de su trabajo, con el fin de tomar oportunamente los correctivos; en todo caso el supervisor tomará las medidas necesarias para el reconocimiento de los pagos con ocasión de circunstancias ajenas a las partes que imposibiliten la obtención del 100% de los productos.
· Recibir del profesional supervisor del contrato y del líder de sensibilización los materiales necesarios para llevar a cabo el proceso de sensibilización, verificando que estén completos, y devolver el sobrante de manera ordenada al finalizar el proceso.
· Realizar las labores de notificación de las encuestas y comunicación de los objetivos de los análisis a cada una de las unidades de observación seleccionadas en las respectivas muestras.
· Sensibilizar en las unidades de observación asignadas por la coordinación en campo a cada uno de los informantes determinados en las metodologías.
· Realizar la distribución de las cargas de trabajo según los lineamientos de las operaciones estadísticas del DANE.
· Realizar las labores de notificación de las encuestas asignadas y la comunicación de los objetivos de la operación estadística a cada uno de los hogares, fuentes de información seleccionados en el segmento.
· Sensibilizar a todos los hogares e informantes directos que encuentre en las viviendas del segmento asignado por la coordinación en campo durante el desarrollo de las encuestas establecidas en los segmentos de las operaciones estadísticas del DANE.
· Diligenciar los formatos de acuerdo con las instrucciones dadas en el curso de entrenamiento.
· Realizar las revisitas necesarias en diferentes horarios y días de la semana, para sensibilizar a todos los miembros de cada hogar seleccionado.
· Elaborar un plan de acción que refleje las actividades de sensibilización, relacionamiento y comunicación para cada una de las tres etapas del operativo de recolección de la información de acuerdo con el contexto.
· Identificar y establecer contacto con las autoridades y actores más representativos (departamentales, municipales y locales) del contexto de recolección.
· Asegurar la comunicación oportuna y veraz con las fuentes de información en los sitios en donde se va a llevar a cabo el operativo de recolección de la información.
Socializar con los grupos operativos los lineamientos para el relacionamiento, sensibilización y comunicación para cada uno de los roles operativos que realizan contacto con las fuentes de información como parte de sus labores.
ELABORACIÓN DE MANUALES
Los manuales constituyen una herramienta eficaz para el entrenamiento del personal operativo, contribuyendo de manera sustantiva a que la transmisión del conocimiento sea homogénea y las personas contratadas desempeñen adecuadamente las actividades y responsabilidades asignadas. Dentro de los instrumentos diseñados por el área logística y temática para el desarrollo de la encuesta, se encuentran los siguientes:
Manual de recolección y conceptos básicos: en este documento se detalla cada uno de los componentes del operativo de recolección. Así mismo, se define la forma en cómo debe ser diligenciado el cuestionario en cada uno de sus capítulos, tanto en los módulos de hogares como en los de personas. Para cada capítulo se especifican los objetivos y la conceptualización de cada pregunta.
Manual operativo: en este se consignan los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo del operativo de campo en materia de: procesos pre-operativos y operativos, recursos, instrumentos de recolección, entre otros.
Manual de coordinación de campo: elaborado para proporcionar una referencia que permita asegurar el cumplimiento de los objetos de la encuesta, en la cual se establecen las actividades que debe realizar el coordinador, con el fin de lograr una óptima ejecución de las actividades del operativo de la encuesta.
Manual de supervisión de campo: tiene por objeto suministrar la información que la supervisión de campo, junto con las normas establecidas e instrucciones del trabajo de campo necesarias para el cumplimiento de los objetivos propuestos en la operación. El manual contiene aclaraciones acerca de las tareas, las obligaciones de la supervisión, así como especificaciones para el diligenciamiento de los formatos que tiene que diligenciar en terreno.
Manual de diligenciamiento de formatos: en este manual se presenta de una manera clara y precisa el diligenciamiento de los formatos operativos tipo registro que deben ser utilizados por el personal de campo.
DISEÑO DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y PLAN DE CONTINGENCIAS
La recepción y seguimiento a inquietudes, novedades u otras eventualidades presentadas en el operativo de la Encuesta Nacional sobre Uso del Tiempo, se realizan por medio de correo electrónico, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Dudas e inquietudes respecto a: diligenciamiento de los diferentes capítulos del formulario, conceptos, periodos de referencia, quien contesta la encuesta, objetivos de la encuesta, recolección de la información, cierre de la encuesta, materiales para el grupo operativo, diligenciamiento de formatos, cronogramas, fechas de reportes e informes a entregar.
2. Dudas e inquietudes respecto a: georreferenciación, ubicación en campo, aplicativo de recuento, sectorización cartográfica, elaboración de croquis y migración MT.
3. Dudas e inquietudes respecto a: segmentos con menos de 7 viviendas, segmentos agotados, submuestreo (casos especiales), solicitud cambio de manzana por dirección inexistente, procedimiento o manual de recuento, traslape con otras operaciones, problemas de orden público, segmentos no trabajados, rechazos, recuento en manzana no seleccionada, manzanas con más de un segmento, conjuntos residenciales.
