Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN
El DANE desarrolla su actividad misional con la interacción de diferentes áreas, todas ellas coordinadas mediante el Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI). Cada una de las áreas se especializa en el desarrollo específico de las actividades que componen una operación estadística.
El área de sistemas se encarga de:
• Diseñar los aplicativos y seleccionar los sistemas, tecnologías de información y comunicaciones, para los procesos de recolección, control de cobertura y parte de la crítica y del control de calidad de la Encuesta.
• Diseñar, desarrollar, administrar y asesorar técnicamente el proceso de creación, mantenimiento y actualización del formulario electrónico.
• Administrar y realizar los procesos de soporte informático y tecnológico, necesarios para la Encuesta.
El área de recolección (Dirección de recolección y acopio), en conjunto con las direcciones territoriales y subsedes del DANE, realiza las siguientes actividades específicas:
• Diseñar el proceso operativo de recolección de información.
• Efectuar el control y supervisión de la recolección de la información.
• Monitorear la cobertura y calidad de la información.
• Verificar información atípica con las fuentes de información de la ESAG.
• Asesorar a las fuentes de información en el diligenciamiento del formulario electrónico.
Todo lo anterior hasta conformar los archivos base de los periodos de referencia.
• Realiza las verificaciones para que posteriormente los archivos puedan ser tomados del formulario electrónico por parte del área temática.
El área temática (Dirección de metodología y producción estadística) se encarga de:
• Elaborar el diseño técnico, metodológico y operativo de la encuesta.
• Propender por la aplicación de metodologías nacionales e internacionales que tiendan a garantizar la veracidad, imparcialidad y oportunidad de la información.
• Coordinar los esfuerzos de todas las áreas para responder técnicamente por la ejecución de los procesos de producción, recolección, crítica, procesamiento y control de calidad de la ESAG.
• Promover espacios interinstitucionales que permitan evaluar e identificar las necesidades de información estadística de los usuarios gubernamentales y privados y desarrollar trabajos conjuntos que redunden en el beneficio común.
• Direccionar el desarrollo y la planeación de la encuesta.
• Realizar el análisis de la información.
• Elaborar los boletines y publicaciones.
El área de comunicaciones (Dirección de difusión y cultura estadística) se encarga de:
• Elaborar e implementar el plan estratégico de mercadeo, medios, edición, difusión y comunicaciones de las investigaciones del DANE, entre las cuales está la ESAG.
• Coordinar la divulgación de los resultados de acuerdo con los protocolos vigentes.
El proceso de consecución de los datos inicia en la dirección de recolección y acopio -DRA, responsables de la planeación, ejecución y control de las actividades operativas.
La recolección de la ESAG se realiza vía web a través de un formulario de auto-diligenciamiento por parte de cada una de las fuentes que son asignadas a las direcciones territoriales y subsedes del DANE. Las fuentes tienen siete días hábiles para subir la información al sistema, en paralelo durante esos días se realiza seguimiento a cada una de ellas, con el objetivo de garantizar la cobertura completa.
MÉTODOS Y ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN O ACOPIO DE DATOS
La recolección de la información de la ESAG se realiza mediante el auto-diligenciamiento asistido de formulario electrónico, al cual se accede a través de la página web del DANE.
Para la recolección de la información se utilizan tres instrumentos: formulario electrónico, formulario en Excel y formulario impreso (físico).
Formulario electrónico: dispuesto en la página web del DANE para que las fuentes reporten la información por auto-diligenciamiento con la asistencia permanente de una persona funcionaria del DANE, la recolección es monitoreada por siete encuestadores cuyo perfil es: encuestador básico recuentista, crítico digitador, sensibilizador y tres funcionarios de planta, los cuales se encuentran distribuidos geográficamente en las direcciones territoriales y subsedes del DANE en el país.
A cada fuente se le da a conocer los contactos de la oficina regional del DANE a la que corresponden en caso de cualquier inquietud. Adicionalmente, en el formulario electrónico se tiene acceso a un directorio con los teléfonos y correos electrónicos, para ponerse en contacto con el funcionario más cercano a la ubicación de la fuente.
En el formulario, en la primera pantalla de acceso a la Encuesta se puede observar el objetivo de la operación estadística el cual es informado a la fuente en el momento en que se hace contacto con esta a través de una comunicación escrita.
Cada territorial dispone en el aplicativo de la ESAG del directorio de fuentes que le corresponde, según su área de influencia y mensualmente, durante los primeros días del mes, establece comunicación con los responsables o encargados en las fuentes de diligenciar la información, con el objetivo de recordarles las fechas en que se deben diligenciar los datos del mes anterior al de calendario en la página web del DANE.
Todas las fuentes son informadas sobre del objetivo de la operación estadística y son asesoradas en caso de presentar alguna duda o inquietud. Cuando se vincula a una fuente a la Encuesta o cuando se presenta un cambio en el personal responsable de entregar la información al DANE, se realiza una visita o comunicación en la cual se le explica a la persona que va a ser el encargado de reportar al DANE, el contenido del formulario, las normas y políticas que protegen la información individual que es suministrada, como consultar la política de datos personales en la página web del DANE y el compromiso de la entidad de guardar reserva estadística. Así mismo, se explica la importancia de proporcionar datos ciertos, completos y oportunos8.
Cada funcionario(a) del DANE, realiza control y seguimiento de la cobertura de la información, verifica su consistencia y procede a monitorear y requerir a las fuentes que no han realizado el cargue de la información.
El(la) funcionario(a) DANE responsable, realiza un estricto seguimiento de los datos suministrados y la actividad que las fuentes reporten. Aunque el formulario electrónico lleva intrínseco, elementos de crítica, codificación y validación, sólo el funcionario(a) conoce la fuente en detalle y en caso de ser necesario realiza contacto con la misma para tomar las decisiones pertinentes en relación con aclarar, verificar o corregir las inconsistencias o los errores de diligenciamiento que puedan presentarse.
En estos casos la instrucción es consultar con la fuente para establecer el procedimiento a seguir y ofrecer la asistencia correspondiente, hasta que se aclaren las dudas o se realicen las correcciones.
Para las fuentes que tengan problemas de conectividad, se cuenta un formulario en Excel y un formulario impreso o físico, este último eventualmente puede ser recolectado por un(a) funcionario(a) DANE, o ser remitido por las fuentes al DANE. Estos formularios siguen el procedimiento tradicional de crítica, verificación de la información reportada, el respectivo seguimiento de las fuentes y el registro de todas las novedades. En cada territorial o subsede se debe ingresar la información en el formulario electrónico dispuesto en la página web para integrarlo con el resto de la información.
8 Artículos 36 del Capítulo V y Artículos 56 y 57 del Capítulo X de la Ley 2335 de 2023 "Por la cual se expiden disposiciones sobre las estadísticas oficiales en el país"
ARTÍCULO 36 del Capítulo V. DATOS AMPARADOS POR LA RESERVA ESTADÍSTICA. Los datos individuales sujetos a la reserva estadística son aquellos que permiten que las personas naturales o jurídicas puedan ser identificadas, directa o indirectamente, revelando así su información individual.
PARÁGRAFO. Los datos suministrados al Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, en el desarrollo de los censos y encuestas, y aquellos que reciba o se produzcan a través de los procesos de interoperabilidad, aprovechamiento de registros y fuentes alternativas, no podrán darse a conocer a la ciudadanía ni a las entidades u organismos oficiales, ni a las autoridades públicas, sino únicamente en resúmenes numéricos, que no hagan posible deducir de ellos información alguna de carácter individual que pudiera utilizarse para fines comerciales, de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico.
ARTÍCULO 56 del Capítulo X. FALTAS DISCIPLINARIAS. Son faltas disciplinarias de los servidores públicos, en relación con la actividad estadística, las siguientes conductas:
a. La negación u omisión de suministro de la información requerida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE para el ejercicio de sus funciones.
b. La violación de la reserva estadística y de las obligaciones de confidencialidad de la información.
c. El retardo injustificado en la entrega de la información solicitada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.
PARÁGRAFO 1. El proceso disciplinario se adelantará conforme lo establecen las Leyes 1952 de 2019 y 2094 de 2021.
PARÁGRAFO 2. Para quienes desempeñen funciones públicas, estas conductas constituyen faltas relacionadas con el
servicio o la función pública y serán causales de mala conducta.
ARTÍCULO 57 del Capítulo X. SANCIONES. El DANE podrá imponer sanciones pecuniarias entre 830 UVT hasta 5.500 UVT a las personas naturales o jurídicas que incumplan lo dispuesto en esta ley u obstaculicen la realización de los censos, encuestas u otras operaciones estadísticas, previo agotamiento del procedimiento administrativo sancionatorio contemplado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable a los órganos constitucionales autónomos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL OPERATIVO Y DEFINICIÓN DEL EQUIPO REQUERIDO
Al inicio de cada mes las direcciones territoriales o subsedes entablan contacto con el personal responsable de rendir información al DANE en cada fuente. En lo posible, deben llamar por teléfono o escribir un correo electrónico, para recordarle las fechas del diligenciamiento del formulario electrónico.
El trabajo se realiza bajo el esquema administrativo del DANE, que divide al país en seis direcciones territoriales y sus correspondientes subsedes, a las que corresponde una determinada área geográfica del país, Es así como los establecimientos ubicados en el área de influencia de una oficina regional DANE, le serán asignados, teniendo en cuenta la distribución de las cargas de trabajo para la ejecución de la fase recolección.
El personal de las direcciones territoriales y subsedes mantiene contacto permanente con las fuentes de información de la ESAG, y su trabajo es controlado por los asistentes de encuesta que tienen a cargo la ESAG, en caso de cualquier novedad o situación atípica que se presente en el transcurso de la recolección mensual, esta debe ser informada al asistente de encuesta y este a su vez debe informar el desarrollo de las tareas al coordinador operativo de la dirección territorial a la que corresponda.
Debido a que la ESAG es una operación censal, se debe llegar a cada uno de los establecimientos (plantas de beneficio o mataderos) que realizan sacrificio de las cinco especies objeto de estudio en el país. El número de establecimientos varia debido, como se expuso anteriormente, a las exigencias de los requisitos sanitarios, por tal razón, se debe monitorear de manera permanente la aparición de nuevas plantas y estar atentos a las novedades de cierre.
El personal debe monitorear las labores de recolección y calidad de la información a través del aplicativo y reportar sus labores Al equipo de la DRA en el DANE central en Bogotá, incluyendo un informe operativo mensual que incluye las principales notas de prensa regionales relacionadas con el sector ganadero, que sirven para realizar el análisis de contexto de cada región del país.
La Dirección de recolección y acopio se encarga del monitoreo de este trabajo y de asegurar la completitud y calidad de la información recolectada que luego es procesada y analizada por temática de la ESAG para la preparación y presentación de resultados.
ESQUEMA DE ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
La selección de personal en las direcciones territoriales y subsedes se realiza a través de un entrenamiento a los(as) aspirantes inscritos en la invitación pública de la operación estadística en una plataforma virtual dispuesta en la página web del DANE. Posteriormente las personas responsables de la ESAG imparten entrenamiento presencial al personal participante, luego se aplica una prueba de selección.
Aprendizaje virtual. Los(as) aspirantes a personal operativo de la ESAG participan en un proceso de entrenamiento que inicialmente permite, a partir de materiales virtuales (multimedia), que encuentran estructurados en un curso en la plataforma @prendanet, los cuales ilustran sobre las normas para guardar la confidencialidad de la información; contextualización sobre el DANE y su papel como productor oficial de las estadísticas del país, misión, visión, etc.; conceptos generales y marco teórico y práctico de la ESAG.
Posteriormente se exponen los aspectos metodológicos, las generalidades del operativo, el diligenciamiento y crítica del formulario; los procesos de sensibilización aplicados a la fuente; tipos de fuentes; los procesos y formatos para hacer seguimiento al desarrollo del operativo (reportes de cobertura, y módulo de variaciones del sistema), etc. Esta modalidad de auto aprendizaje los(as) aspirantes la pueden realizar en una computadora con conexión a Internet desde cualquier lugar.
Al finalizar este periodo de aprendizaje virtual, los(as) aspirantes realizan la primera prueba de conocimientos en la plataforma.
Posteriormente se realiza el aprendizaje de profundización, el cual tiene por objetivo complementar el conocimiento sobre los conceptos básicos, la estructura del formulario electrónico, el desarrollo del operativo, los reportes de control seguimiento y evaluación que tienen a cargo y demás aspectos estudiados en el proceso de aprendizaje virtual para la Encuesta de Sacrificio de Ganado, a través de la elaboración de ejercicios prácticos presenciales, bajo la supervisión de los asistentes de encuesta de las territoriales y subsedes.
Esta fase de profundización puede ser presencial o no, dependiendo de las circunstancias del periodo de referencia. Los(as) aspirantes realizan talleres prácticos enfocados en el correcto diligenciamiento del formulario, los formatos operativos y los reportes de cobertura y variaciones del aplicativo de la ESAG, además tienen la oportunidad de resolver la mayor cantidad de inquietudes posibles.
Luego de este espacio, los(as) aspirantes presentan la segunda y última prueba de conocimientos.
Una vez se cuenta con todo el equipo de trabajo se realizan entrenamientos a través de videoconferencia. La videoconferencia es dirigida al personal operativo, bajo cuya responsabilidad esta la recolección de los datos. Es preparada y ejecutada por el personal del DANE central, oficinas de temática y recolección y acopio de la ESAG (por lo menos un representante de cada oficina), en caso de que haya cambios o mejoras en el sistema, deberá asistir a estos entrenamientos el ingeniero(a) encargado del formulario electrónico de la ESAG.
Previo a la realización de la videoconferencia, el personal debe realizar la lectura completa de la documentación y la oficina de recolección y acopio del DANE central, debe enviar los temas a tratar y el archivo con la presentación en la cual se apoyará para el entrenamiento en la reunión.
A la videoconferencia deben asistir el personal responsable en las territoriales y subsedes de la recolección de datos de la ESAG.
En la videoconferencia se efectúa un repaso de los principales aspectos metodológicos y operativos de la encuesta: revisión de los principales conceptos, los criterios y herramientas para el seguimiento operativo, el manejo de instrumentos de seguimiento control y calidad de la información, además de entrenar al personal sobre las actualizaciones o cambios que se hayan presentado, al final se discuten las inquietudes y sugerencias que surjan en la reunión.
Este entrenamiento deberá realizarse por lo menos una vez al año y cuando se presenten cambios o actividades especiales que requieran el apoyo de las territoriales y subsedes.
Adicionalmente, en la plataforma ISOLUCION del DANE se encuentra el sistema documental de las operaciones estadísticas para su consulta permanente, por parte de todos y cada uno de los miembros que componen el equipo de la encuesta en todas las áreas de producción, análisis y difusión de la información.
En este se consigna y dispone la documentación con el registro de cómo se realizan las diferentes etapas de la ESAG, la estructura de la encuesta, los procesos y subprocesos que la componen, están documentados en cada uno de los manuales, metodología y demás documentos que lo
componen.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO
En general la selección de personal se realiza de acuerdo con las políticas y procesos establecidos por la entidad en cada vigencia, los cuales son difundidos por la oficina responsable en cada periodo de contratación.
El proceso de selección se realiza mediante invitación pública, los(as) aspirantes se inscriben a través del Banco de Hojas de Vida (Banco de Prestadores de Servicios Operativos -BPSO) con los soportes académicos y laborales. Una vez realizado el cargue de los documentos estos se cotejan con los requerimientos del perfil solicitado en los estudios de conveniencia y oportunidad (ECOS).
Los(as) aspirantes que cumplen con el perfil continúan y participan en un proceso un aprendizaje B- Learning (virtual y presencial), para cada uno de estos momentos se realiza una prueba de los conocimientos adquiridos, los aspirantes seleccionados son los que obtuvieron los mayores puntajes en las pruebas.
Es importante mencionar que, durante este proceso de aprendizaje virtual y presencial, se cuenta con el material de estudio de la encuesta, en los siguientes módulos: aspectos generales de la ESAG, generalidades del operativo ESAG y diligenciamiento y crítica. Durante el aprendizaje presencial o de profundización se refuerzan los conceptos y se realizan ejercicios prácticos para mayor comprensión de los conceptos y procesos de la operación estadística.
El personal responsable de la encuesta en las territoriales y subsedes en su gran mayoría corresponde a profesionales de la planta del DANE, quienes en las territoriales de Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Manizales y Medellín disponen de una persona que los apoya en el proceso de monitoreo a las fuentes y recolección de información
PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN Y ACUERDOS DE INTERCAMBIO
Esta actividad es permanente, sin importar si la fuente lleva vinculada a la ESAG varios años.
Consiste en establecer contacto mensualmente con la fuente para recordar las fechas en que se debe diligenciar el formulario y comunicar la importancia de la operación estadística y su participación en la misma. Esto se realiza mediante comunicación directa con cada uno de los involucrados en el proceso a nivel operativo, gerencial e institucional.
Igualmente, se verifica si las fuentes con novedades continúan en la misma situación y a las fuentes faltantes por rendir información en el mes de referencia, se les llama para recordarles la fecha límite de entrega y así poder dar cierre a la recolección en los plazos estipulados.
Cuando se incorpora una nueva fuente, se realiza un contacto formal con las directivas del establecimiento, a través de una comunicación escrita o carta modelo en la que se comunica entre otros aspectos la importancia de la operación estadística y las razones por las cuales la fuente participa en esta encuesta. Este acercamiento es realizado en el nivel territorial y con la persona encargada de la recolección en DANE. Generalmente se acuerda una visita para asesorara la fuente en el manejo formulario electrónico y se entrega un formulario físico como herramienta para esta explicación.
Frente a algún cambio o innovación en la encuesta o en el formulario electrónico, se entregan comunicaciones o se incluyen en el formulario electrónico instructivos a manera de “circular o folleto” con toda la información pertinente para guiar a las fuentes de información frente a los cambios o novedades que se presenten.
Con la sensibilización se busca fundamentalmente, instruir e incentivar a las fuentes a que realicen el proceso de auto-diligenciamiento de la información a través del formulario dispuesto en la web, motivando la cultura estadística de todos los involucrados en el proceso.
Adicionalmente, se intenta mostrar a los gremios y entidades en el Comité Externo y a través de comunicaciones, los trabajos adelantados por el DANE en desarrollo de la encuesta para involucrarlos y contar con su participación, con el objetivo de obtener opiniones y conceptos como que expertos(as) en el sector puedan aportar al mejoramiento continuo de la ESAG.
