Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
· Metodos y mecanismos para la recolección
El sistema de recolección para la encuesta se basa en la asignación de cargas de trabajo. A cada sede se le asigna una muestra, que es gestionada por el equipo operativo, el cual establece internamente metas diarias de cobertura.
El operativo de recolección de información incluye un primer componente basado en el método de auto-diligenciamiento a través del sitio web del DANE. Los servidores y servidoras deben ingresar al aplicativo electrónico utilizando un código y un usuario proporcionados en una notificación individual. Una vez dentro del aplicativo, deben ingresar los datos iniciales para generar una contraseña que les permitirá acceder y completar la encuesta. Pueden hacerlo desde sus propios computadores con conexión a Internet en la entidad o desde cualquier lugar con acceso a Internet que permita ingresar al sitio web del DANE.
Se envía un correo electrónico a las personas seleccionadas, el cual contiene su usuario y contraseña únicos, junto con la invitación a diligenciar la encuesta. Posteriormente, se realiza un seguimiento para garantizar que todas las personas puedan acceder al formulario, brindando soporte técnico a través del área de sistemas en caso de presentarse dificultades de acceso.
Al finalizar el diligenciamiento, a cada servidor(a) se le proporciona un código de verificación que le permitirá confirmar el estado de su encuesta, aunque no podrán realizar correcciones ni modificaciones. Las encuestas se ingresan directamente en la base de datos del DANE Central para su posterior procesamiento.
Si surgen dudas o necesitan aclaraciones, los encuestados pueden consultar las ayudas incluidas en el cuestionario electrónico o comunicarse por correo electrónico o teléfono con el equipo operativo de cada territorial, cuyos datos están disponibles en la comunicación personalizada que recibieron.
Para aquellos servidores(as) que no puedan diligenciar la encuesta a través del formulario electrónico, se les ofrece la opción de utilizar cuestionarios de papel como medio alternativo. Este método está especialmente dirigido a quienes enfrenten dificultades de acceso tecnológico. Se recomienda llevar a cabo sesiones de diligenciamiento con el apoyo de personal operativo del DANE, quienes orientarán la sesión y resolverán las dudas de los encuestados.
Una vez que se verifique el diligenciamiento, se procederá a transcribir la información al cuestionario electrónico en el sitio web del DANE. El equipo de asistencia técnica realizará verificaciones de los formularios para garantizar la calidad y detectar inconsistencias en la transcripción. Si se encuentran discrepancias, se informarán al DANE Central mediante el formato de control de calidad del proceso de digitación.
Durante el proceso de recolección, las oficinas de talento humano de las entidades notifican las novedades de aquellos servidores(as) seleccionados que, por alguna justificación, no puedan diligenciar la encuesta. El personal operativo registra esta información en el formato correspondiente y reporta las novedades en el aplicativo de seguimiento a la cobertura
· Transmisión de datos a DANE Central
Con el método de recolección por formulario electrónico, la información se transmite en línea, hacia una base de datos estructurada en ORACLE, lo cual permite que a medida que el usuario diligencie el formulario, los datos sean almacenados y consultados en tiempo real..
La Oficina de Sistemas del DANE establece diferentes perfiles de usuario con permisos definidos de acuerdo al rol que desempeñe en el operativo, los usuarios son:
• Servidor(a) de la entidad, que autodiligencia y consulta la encuesta a través de la página Web.
• Call Center, que consulta el estado del operativo, el reporte de cobertura y el listado de usuarios activos seleccionados por entidad.
• Coordinador territorial, que diligencia las novedades, consulta el estado del operativo y los reportes de cobertura.
• Administrador grupo temático u operativo, que consulta el estado del operativo y los reportes de cobertura.
• Administrador de base de datos, que tiene el control y responsabilidad total sobre la información almacenada en la base de datos.
Las copias de seguridad de las bases de datos en el servidor ORACLE se realizan de manera automática y programada diariamente en un horario ya establecido. Esta actividad es responsabilidad del administrador de bases de datos de DANE Central.
Esquema operativo
Los equipos de trabajo son conformados de acuerdo con el tamaño de la muestra y las características principales de cada ciudad, la organización de cada equipo operativo podrá variar de acuerdo con la distribución de las cargas de trabajo, es decir, quien realiza la supervisión de campo puede tener a su cargo dos, tres y hasta cuatro personas para recolección.
El desarrollo del trabajo de campo es responsabilidad de las Direcciones Territoriales y del grupo de Producción y Dirección de recolección y acopio DRA del DANE Central. A continuación, se presentan de manera general las funciones para cada uno de los roles que participan en el proceso operativo:
•Coordinación operativa: personal de planta responsable de los operativos que se realizan en la sede. Tiene la función de ser enlace entre la dirección territorial y el DANE central, además de garantizar que se cuenten con todas las condiciones logísticas para la realización del operativo de campo.
• Asistente técnico: encargado (a) de la dirección técnica y operativa de la encuesta en cada una de las 23 sedes del DANE. Para esta actividad se encuentra un funcionario de planta responsable en cada una de las Direcciones Territoriales. Tiene la responsabilidad de coordinar el trabajo de campo en cada una de sus fases, la impresión y envío de las cartas a cada una de las entidades, la organización de todo el equipo operativo para que efectúen los contactos y visitas respectivas, y de realizar el seguimiento a la cobertura real de la encuesta.
• Coordinación de campo: su trabajo está articulado con las directrices de la persona responsable de la encuesta y tiene como función la asignación de las cargas de trabajo y el control en campo de los grupos de supervisión, tiene la responsabilidad de la ejecución del operativo en las entidades del nivel central. Garantiza que los operativos se desarrollen de acuerdo con la planeación establecida y en las fechas programadas, además de garantizar la calidad de la información; entrega elementos necesarios para llevar a cabo el trabajo de campo. Sus tareas, obligaciones o responsabilidades no son delegables en la ciudad de Bogotá D.C., en las demás sedes estas obligaciones las asume la asistencia de encuesta.
•Supervisión de campo: controla el trabajo de campo en las áreas que le asigne la coordinación de campo y asumen la responsabilidad de garantizar dentro del proceso de recolección, la calidad y cobertura de la información obtenida por los diferentes grupos de trabajo.
El personal responsable de la supervisión (donde los hay) tiene a su cargo dos grupos encargados del monitoreo de la encuesta y deberá distribuir a cada grupo de acuerdo con la carga de trabajo asignada. Aplica para las ciudades de Bogotá D.C., Cali, Medellín y Villavicencio en las demás ciudades estas funciones son asumidas por la asistencia técnica y encargados de monitoreo.
Encuestador: responsables de visitar las entidades públicas seleccionadas, entregar las comunicaciones a cada uno de las y los servidores seleccionados en la muestra, atender las inquietudes de quienes contestan la encuesta, realizar el diligenciamiento cuando se requiera el uso de formularios en papel, la transcripción de formularios físicos al aplicativo web, y llevar el control de las dificultades presentadas en campo.
En las ciudades donde no hay coordinación de campo ni supervisión, quien realiza el monitoreo es la persona que tiene la responsabilidad de llevar a cabo la sensibilización necesaria en las entidades que le son asignadas durante el periodo de recolección.
Esquema de entrenamiento del personal
· Entrenamiento
Para la encuesta, el proceso de entrenamiento se realiza utilizando el método cascada, este proceso se hace en 2 niveles:
• Primer nivel: dirigido a los responsables de la encuesta, a los candidatos a los procesos de coordinación de campo, supervisión y de realización de encuestas en las sedes y subsedes, asumido por el equipo responsable de DANE Central. Este nivel contempla un primer momento de aprendizaje.
• Aprendizaje virtual asincrónico:
Los aspirantes que cumplen el perfil requerido deben ingresar a la plataforma de aprendizaje virtual del DANE (AprendaNet), los lineamientos establecidos en el modelo B-Learning. Los aspirantes tienen acceso mediante un enlace web a los módulos diseñados por cada una de las áreas de DANE central (Dirección de recolección y acopio -DRA, Oficina de sistemas, Dirección de Metodología y Producción Estadística-DIMPE, Dirección de Difusión y Cultura Estadística - DICE) en donde se dan a conocer los temas a tratar durante el desarrollo del operativo; mediante la metodología usada se logra interactuar de manera dinámica con el material de estudio, facilitando y motivando el proceso de aprendizaje en la etapa virtual. Los temas del curso se rrelacionan con el manejo de la muestra, pautas básicas de supervisión y recolección, aspectos temáticos, logísticos, muéstrales, y de sistemas, así como el desarrollo de ejercicios enfocados en lograr una mayor aprehensión de conocimientos.
Prueba de conocimientos:
Posterior a la culminación del curso, se programa una prueba presencial, a través de un examen vía web en cada una de las sedes, asumido por la coordinación operativa, quien supervisa que este ejercicio se realice de una manera ordenada y responsable garantizando transparencia en el proceso. Esta prueba arroja el resultado de la calificación total; los aspirantes que obtengan los mejores puntajes de acuerdo con el número requerido en el operativo serán seleccionados y contratados.
• Segundo nivel: Desde el GIT Encuesta a personas e instituciones de la DRA del DANE central se organiza el reentrenamiento operativo de forma virtual mediante la plataforma Microsoft Teams, para las 23 sedes participantes en la EDI - EDID. En este entrenamiento participan las áreas de: Dirección de recolección y acopio -DRA, Oficina de sistemas, Dirección de Metodología y Producción Estadística-DIMPE, Dirección de Difusión y Cultura Estadística - DICE; dirigido a los aspirantes que son contratados para los roles de encuestador, asistente de encuesta y coordinadores de campo. Este nivel contempla un segundo momento de aprendizaje.
• Aprendizaje virtual sincrónico:
Para llevar a cabo el aprendizaje virtual sincrónico, los aspirantes con el perfil requerido se conectan a la videoconferencia en el enlace de invitación para realizar el proceso de reentrenamiento que incluye el abordaje de manera más profunda de los aspectos temáticos, logísticos, muéstrales, cartográficos y de sistemas, así como el desarrollo de ejercicios prácticos enfocados en lograr un mayor aprendizaje y así mismo contestar la mayor cantidad de inquietudes posibles.
Para hacer esta actividad se tiene en cuenta:
• Cumplir con las fechas establecidas en el cronograma.
• Realizar el obligatorio llamado a lista en la mañana y tarde.
• Desarrollar actividades con contenido práctico.
• Hacer uso de los manuales.
• Efectuar talleres, en donde se practiquen los temas que haya detectado como débiles en el grupo.
• Realizar realimentación de cada uno de los talleres, resolviendo dudas y aclarando conceptos.
Conformación del equipo
La selección y entrenamiento del personal se realizará siguiendo los lineamientos establecidos desde la Secretaría General de DANE central.
En coordinación con las Direcciones Territoriales, encargadas de la recolección de la información de la investigación, se tienen en cuenta los siguientes puntos:
Se definen los perfiles, teniendo en cuenta las instrucciones dadas por el DANE Central para la contratación de los diferentes roles que intervienen en la encuesta.
Teniendo en cuenta dichos perfiles, se procede a abrir la Invitación pública para conformar el banco prestador de servicios operativos BPSO, que se divulga en la página web del DANE. Las personas inscriben su hoja de vida en el Banco de Prestadores de servicios de la entidad, donde el aspirante podrá registrar su formación académica y experiencia laboral. El DANE realiza la revisión de cumplimiento documentación y perfil.
Para el registro inicial de la inscripción y postulación de las personas interesadas en ser parte del BPSO, éstas proveerán sus datos personales y de contacto; aportarán la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos mínimos, así como la aceptación de los términos, condiciones y reglas, del cumplimiento de los requisitos exigidos.
Superado el proceso de revisión de la documentación aportada y la valoración de la apropiación del conocimiento, los interesados serán identificados como habilitados, es decir, corresponde al personal idóneo para prestar sus servicios a la operación estadística, y podrá iniciase el proceso de análisis precontractual y contractual.
Quienes cumplen con los requisitos son citados para recibir el entrenamiento.
Proceso de sensibilización y acuerdos de intercambio
Esta actividad se desarrolla en dos etapas: una general realizada por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para entidades públicas en Bogotá como para las corporaciones autónomas regionales, universidades y centros de investigación ubicados en otras ciudades.
· General: es el proceso del primer acercamiento a las entidades objeto de estudio, el cual se lleva a cabo durante el primer semestre del año. Esta etapa está liderada por el DANE Central, quien brinda los lineamientos para que, a través de las Direcciones Territoriales, se solicite a las oficinas de recursos humanos de cada entidad, la renovación y actualización de la base de datos de la nómina de cada entidad.
· Territorial: es el segundo acercamiento a las entidades dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
• Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE dirigida a los jefes(as) de las oficinas de recursos humanos de cada una de las entidades, informándoles sobre la realización de la encuesta y solicitándoles la colaboración para la logística de recolección.
• Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE a los servidores(as), con los objetivos de la encuesta y los respectivos usuarios y contraseñas para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet.
• Para las y los servidores que por alguna razón no pueden diligenciar la encuesta a través de algún dispositivo tecnológico, se sugiere organizar junto con la Oficina de Recursos Humanos una sala para que diligencien la encuesta en cuestionario de papel.
• Promoción, difusión y propaganda de la encuesta al interior de cada una de las entidades, mediante la entrega de piezas de sensibilización informativas alusivas a la encuesta, en los cuales se da respuesta a preguntas frecuentes sobre la EDI.
El proceso de sensibilización comienza con la actualización de los directorios, marcando el primer contacto con las entidades. En esta etapa, se informa a los líderes de gestión humana sobre el propósito del estudio, los antecedentes de la EDI-EDID y el compromiso del DANE con la confidencialidad y la reserva estadística en la recolección de datos. Esta actividad sirve como preparación, introduciendo la encuesta y permitiendo identificar tanto las novedades como el método de notificación de los funcionarios.
Antes del inicio, se envían correos masivos a los jefes o representantes de gestión humana con copia a control interno, en los que se explicaba qué es la encuesta y su relevancia. La sensibilización se envía desde el buzón del DANE CENTRAL: noresponder@dane.gov.co.
Una vez completada la sensibilización, se procede a realizar las notificaciones masivas, las cuales incluyen una infografía dirigida a los servidores públicos seleccionados en la muestra. Cada sede lleva a cabo estas notificaciones utilizando buzones y una herramienta específica, la cual es socializada y aplicada en cada una de ellas.
Una vez finalizada la recolección, para prevenir posibles incidentes de suplantación, en los que personas se hacen pasar por encuestadores del DANE, se elabora una tercera infografía. Su objetivo es informar a los responsables de gestión humana, jefes de control interno y lo mismos servidores involucrados de cada entidad sobre finalización exitosa del operativo
Elaboración de manuales
Para el control de los procesos operativos se cuenta con los siguientes manuales:
• Componente logístico
- Plan de recolección: Usado como lineamiento para los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo del operativo de campo en materia de: procesos preoperativos y operativos, recursos, instrumentos de recolección, la contratación, las obligaciones del personal de campo, el sistema de recolección, el envío de la información, el cronograma, las cargas de trabajo, el presupuesto, entre otros.
- Manual de Coordinación en Campo: usado para suministrar la información que la coordinación de campo en la sede requiere junto con las normas establecidas e instrucciones necesarias que deberá seguir y aplicar en el cumplimiento de los objetivos propuestos para este proyecto.
- Manual de supervisión: usado para suministrar la información que la supervisión requiere junto con las normas establecidas e instrucciones necesarias que deberá seguir y aplicar en el cumplimiento de los objetivos propuestos para este proyecto y las tareas de monitoreo.
- Manual de diligenciamiento de formatos: es utilizado por el personal en todos los roles, en él se presenta de manera clara y precisa el diligenciamiento de los formatos tipo registro que deben ser utilizados por el personal de campo, destinado a los diversos procesos de la encuesta EDI-EDID.
• Componente temático
A parte del formulario de recolección, se cuenta con otros dos instrumentos:
- Manual de diligenciamiento y conceptos básicos: usado como guía durante el operativo para resolver dudas e inquietudes a lo largo de la encuesta. Contiene una descripción general de la EDI, conceptos básicos y una explicación detallada y la forma de resolver cada una las preguntas de la encuesta.
• Componente sistemas
-Manual del usuario: presenta las instrucciones necesarias para el correcto desempeño de las actividades asignadas que se deben llevar a cabo para la recolección de información a través del formulario web, describiendo el manejo general del mismo, sus características más importantes y el manejo del software de captura de información. Está dirigido a los servidores(as) públicos quienes diligencian la encuesta.
Diseño de la estrategia de comunicación y plan de contingencias
Como estrategia de comunicación, la sensibilización tendrá un enfoque de relacionamiento en las tres fases del proceso Preoperativo - Operativo - Pos operativo así:
El flujo de comunicación y envío de la información, en la parte preoperativa, se realiza de la siguiente manera:
1. El área Temática y la Dirección de Recolección y Acopio - DRA se reúnen para realizar la carta de notificación de las entidades participantes en la encuesta. El objetivo es que en las sedes se dé inicio (por medio de la carta) a la sensibilización de las entidades.
Adicionalmente, la carta hace solicitud de los directorios de la nómina de las entidades para poder generar la muestra.
2. Las sedes realizan el envío de los directorios por medio del buzón FTP, la DRA realiza un primer filtro para la detección de errores e inconsistencias, mientras que Temática realiza un segundo filtro y hace las solicitudes de confirmación de información que no parece consistente y que está contenida en los directorios.
3. Temática realiza el envío del Marco (base de directorios depurados) al área de Muestras.
4. Desde el área de Muestras se realiza el envío de la muestra a Temática, la DRA y Sistemas.
5. La DRA realiza un modelo de carta de notificación el cual es aprobado por Temática y, posteriormente, se envía a Gestión Documental para la generación de las notificaciones de los participantes en la encuesta (cruce de correspondencia).
6. La Oficina de Sistemas genera una base con los usuarios y códigos de acceso. Dicha base es enviada a Gestión Documental, allí con la base y la carta de notificación se realiza el cruce de correspondencia.
7. Debido a que es una comunicación institucional, el área de Gestión Documental realiza el envío del cruce de correspondencia a DICE quienes gestionan la impresión de las cartas en el taller de ediciones.
8. Las cartas son enviadas a cada una de las sedes.
El flujo de comunicación y envío de la información, en la parte operativa, se realiza de la siguiente manera:
1. Las sedes realizan la entrega de las notificaciones a cada una de las personas seleccionadas en la muestra.
2. Las sedes realizan el acompañamiento y monitoreo necesario para el autodiligenciamiento de la encuesta.
3. La DRA realiza el seguimiento de la cobertura, la oportunidad y la calidad del operativo en las sedes.
4. La Oficina de Sistemas realiza el envío semanal de las novedades encontradas en campo.
5. La DRA realiza los acompañamientos técnicos necesarios y se socializa el avance del operativo en las videoconferencias programadas.
Finalmente, en la parte pos-operativa:
1. La DRA realiza la consolidación de las evidencias de las novedades, realiza el informe final y envía los resultados a las distintas áreas en donde informa el cierre exitoso del operativo.
2. Por último, el área de temática realiza un comité final para la presentación de los resultados.
Plan de contingencias:
La recepción y seguimiento a inquietudes, novedades u otras eventualidades presentadas en el operativo de la EDI, se realizan por medio de correo electrónico, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Las dudas e inquietudes sobre el diligenciamiento de los diferentes capítulos del formulario; conceptos básicos; periodos de referencia; objetivos de la encuesta; recolección de la información; cierre de la encuesta; y materiales temáticos, se remiten del equipo de recolección a la Coordinación GIT Encuestas a personas e instituciones de la DRA, quien es la encargada de enviar las dudas e inquietudes al grupo temático de la EDI. Así mismo, el grupo temático responde a la DRA, quien posteriormente difunde el mensaje con el equipo operativo.
Para atender las situaciones que puedan afectar la cobertura, se implementan las siguientes estrategias de comunicación:
• Comunicación vía correo electrónico a las áreas de Gestión Humana y a las Oficinas de Control Interno de las entidades territoriales reiterando el diligenciamiento de los Cuestionarios.
• Envío en físico de los cuestionarios y manuales de diligenciamiento a las entidades territoriales que presenten inconvenientes para acceder a la plataforma o a las entidades con difícil acceso a conectividad.
• Contacto telefónico con los jefes de las oficinas de gestión humana para promover el diligenciamiento del formulario y con los servidores/as que se encuentren pendientes de diligenciamiento o que no hayan completado el formulario, para su acompañamiento o en casos especiales concretar citas para acompañamiento presencial.
• Campañas presenciales en las entidades territoriales. • La Dirección de Recolección y Acopio (DRA) realiza el seguimiento de la cobertura, la oportunidad y la calidad del operativo en las Direcciones Territoriales.
Se realizan los acompañamientos técnicos necesarios y se socializa el avance del operativo en las videoconferencias programadas desde el área de DRA.
recolección y acopio -DRA, Oficina de sistemas, Dirección de Metodología y Producción Estadística-DIMPE, Dirección de Difusión y Cultura Estadística - DICE) en donde se dan a conocer los temas a tratar durante el desarrollo del operativo; mediante la metodología usada se logra interactuar de manera dinámica con el material de estudio, facilitando y motivando el proceso de aprendizaje en la etapa virtual. Los temas del curso se rrelacionan con el manejo de la muestra, pautas básicas de supervisión y recolección, aspectos temáticos, logísticos, muéstrales, y de sistemas, así como el desarrollo de ejercicios enfocados en lograr una mayor aprehensión de conocimientos.
Prueba de conocimientos:
Posterior a la culminación del curso, se programa una prueba presencial, a través de un examen vía web en cada una de las sedes, asumido por la coordinación operativa, quien supervisa que este ejercicio se realice de una manera ordenada y responsable garantizando transparencia en el proceso. Esta prueba arroja el resultado de la calificación total; los aspirantes que obtengan los mejores puntajes de acuerdo con el número requerido en el operativo serán seleccionados y contratados.
• Segundo nivel: Desde el GIT Encuesta a personas e instituciones de la DRA del DANE central se organiza el reentrenamiento operativo de forma virtual mediante la plataforma Microsoft Teams, para las 23 sedes participantes en la EDI - EDID. En este entrenamiento participan las áreas de: Dirección de recolección y acopio -DRA, Oficina de sistemas, Dirección de Metodología y Producción Estadística-DIMPE, Dirección de Difusión y Cultura Estadística – DICE; dirigido a los aspirantes que son contratados para los roles de encuestador, asistente de encuesta y coordinadores de campo. Este nivel contempla un segundo momento de aprendizaje.
• Aprendizaje virtual sincrónico:
Para llevar a cabo el aprendizaje virtual sincrónico, los aspirantes con el perfil requerido se conectan a la videoconferencia en el enlace de invitación para realizar el proceso de reentrenamiento que incluye el abordaje de manera más profunda de los aspectos temáticos, logísticos, muéstrales, cartográficos y de sistemas, así como el desarrollo de ejercicios prácticos enfocados en lograr un mayor aprendizaje y así mismo contestar la mayor cantidad de inquietudes posibles.
Para hacer esta actividad se tiene en cuenta:
• Cumplir con las fechas establecidas en el cronograma.
• Realizar el obligatorio llamado a lista en la mañana y tarde.
• Desarrollar actividades con contenido práctico.
• Hacer uso de los manuales.
• Efectuar talleres, en donde se practiquen los temas que haya detectado como débiles en el grupo.
• Realizar realimentación de cada uno de los talleres, resolviendo dudas y aclarando conceptos.
Conformación del equipo
La selección y entrenamiento del personal se realizará siguiendo los lineamientos establecidos desde la Secretaría General de DANE central.
En coordinación con las Direcciones Territoriales, encargadas de la recolección de la información de la investigación, se tienen en cuenta los siguientes puntos:
Se definen los perfiles, teniendo en cuenta las instrucciones dadas por el DANE Central para la contratación de los diferentes roles que intervienen en la encuesta.
Teniendo en cuenta dichos perfiles, se procede a abrir la Invitación pública para conformar el banco prestador de servicios operativos BPSO, que se divulga en la página web del DANE. Las personas inscriben su hoja de vida en el Banco de Prestadores de servicios de la entidad, donde el aspirante podrá registrar su formación académica y experiencia laboral. El DANE realiza la revisión de cumplimiento documentación y perfil.
Para el registro inicial de la inscripción y postulación de las personas interesadas en ser parte del BPSO, éstas proveerán sus datos personales y de contacto; aportarán la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos mínimos, así como la aceptación de los términos, condiciones y reglas, del cumplimiento de los requisitos exigidos.
Superado el proceso de revisión de la documentación aportada y la valoración de la apropiación del conocimiento, los interesados serán identificados como habilitados, es decir, corresponde al personal idóneo para prestar sus servicios a la operación estadística, y podrá iniciase el proceso de análisis precontractual y contractual.
Quienes cumplen con los requisitos son citados para recibir el entrenamiento.
Proceso de sensibilización y acuerdos de intercambio
Esta actividad se desarrolla en dos etapas: una general realizada por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para entidades públicas en Bogotá como para las corporaciones autónomas regionales, universidades y centros de investigación ubicados en otras ciudades.
· General: es el proceso del primer acercamiento a las entidades objeto de estudio, el cual se lleva a cabo durante el primer semestre del año. Esta etapa está liderada por el DANE Central, quien brinda los lineamientos para que, a través de las Direcciones Territoriales, se solicite a las oficinas de recursos humanos de cada entidad, la renovación y actualización de la base de datos de la nómina de cada entidad.
· Territorial: es el segundo acercamiento a las entidades dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
• Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE dirigida a los jefes(as) de las oficinas de recursos humanos de cada una de las entidades, informándoles sobre la realización de la encuesta y solicitándoles la colaboración para la logística de recolección.
• Comunicación de las Direcciones Territoriales del DANE a los servidores(as), con los objetivos de la encuesta y los respectivos usuarios y contraseñas para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet.
• Para las y los servidores que por alguna razón no pueden diligenciar la encuesta a través de algún dispositivo tecnológico, se sugiere organizar junto con la Oficina de Recursos Humanos una sala para que diligencien la encuesta en cuestionario de papel.
• Promoción, difusión y propaganda de la encuesta al interior de cada una de las entidades, mediante la entrega de piezas de sensibilización informativas alusivas a la encuesta, en los cuales se da respuesta a preguntas frecuentes sobre la EDI.
El proceso de sensibilización comienza con la actualización de los directorios, marcando el primer contacto con las entidades. En esta etapa, se informa a los líderes de gestión humana sobre el propósito del estudio, los antecedentes de la EDI-EDID y el compromiso del DANE con la confidencialidad y la reserva estadística en la recolección de datos. Esta actividad sirve como preparación, introduciendo la encuesta y permitiendo identificar tanto las novedades como el método de notificación de los funcionarios.
Antes del inicio, se envían correos masivos a los jefes o representantes de gestión humana con copia a control interno, en los que se explicaba qué es la encuesta y su relevancia. La sensibilización se envía desde el buzón del DANE CENTRAL: noresponder@dane.gov.co.
Una vez completada la sensibilización, se procede a realizar las notificaciones masivas, las cuales incluyen una infografía dirigida a los servidores públicos seleccionados en la muestra. Cada sede lleva a cabo estas notificaciones utilizando buzones y una herramienta específica, la cual es socializada y aplicada en cada una de ellas.
Una vez finalizada la recolección, para prevenir posibles incidentes de suplantación, en los que personas se hacen pasar por encuestadores del DANE, se elabora una tercera infografía. Su objetivo es informar a los responsables de gestión humana, jefes de control interno y lo mismos servidores involucrados de cada entidad sobre finalización exitosa del operativo
Elaboración de manuales
Para el control de los procesos operativos se cuenta con los siguientes manuales:
• Componente logístico
- Plan de recolección: Usado como lineamiento para los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo del operativo de campo en materia de: procesos preoperativos y operativos, recursos, instrumentos de recolección, la contratación, las obligaciones del personal de campo, el sistema de recolección, el envío de la información, el cronograma, las cargas de trabajo, el presupuesto, entre otros.
- Manual de Coordinación en Campo: usado para suministrar la información que la coordinación de campo en la sede requiere junto con las normas establecidas e instrucciones necesarias que deberá seguir y aplicar en el cumplimiento de los objetivos propuestos para este proyecto.
- Manual de supervisión: usado para suministrar la información que la supervisión requiere junto con las normas establecidas e instrucciones necesarias que deberá seguir y aplicar en el cumplimiento de los objetivos propuestos para este proyecto y las tareas de monitoreo.
- Manual de diligenciamiento de formatos: es utilizado por el personal en todos los roles, en él se presenta de manera clara y precisa el diligenciamiento de los formatos tipo registro que deben ser utilizados por el personal de campo, destinado a los diversos procesos de la encuesta EDI-EDID.
• Componente temático
A parte del formulario de recolección, se cuenta con otros dos instrumentos:
- Manual de diligenciamiento y conceptos básicos: usado como guía durante el operativo para resolver dudas e inquietudes a lo largo de la encuesta. Contiene una descripción general de la EDI, conceptos básicos y una explicación detallada y la forma de resolver cada una las preguntas de la encuesta.
• Componente sistemas
-Manual del usuario: presenta las instrucciones necesarias para el correcto desempeño de las actividades asignadas que se deben llevar a cabo para la recolección de información a través del formulario web, describiendo el manejo general del mismo, sus características más importantes y el manejo del software de captura de información. Está dirigido a los servidores(as) públicos quienes diligencian la encuesta.
Diseño de la estrategia de comunicación y plan de contingencias
Como estrategia de comunicación, la sensibilización tendrá un enfoque de relacionamiento en las tres fases del proceso Preoperativo – Operativo – Pos operativo así:
El flujo de comunicación y envío de la información, en la parte preoperativa, se realiza de la siguiente manera:
1. El área Temática y la Dirección de Recolección y Acopio - DRA se reúnen para realizar la carta de notificación de las entidades participantes en la encuesta. El objetivo es que en las sedes se dé inicio (por medio de la carta) a la sensibilización de las entidades.
Adicionalmente, la carta hace solicitud de los directorios de la nómina de las entidades para poder generar la muestra.
2. Las sedes realizan el envío de los directorios por medio del buzón FTP, la DRA realiza un primer filtro para la detección de errores e inconsistencias, mientras que Temática realiza un segundo filtro y hace las solicitudes de confirmación de información que no parece consistente y que está contenida en los directorios.
3. Temática realiza el envío del Marco (base de directorios depurados) al área de Muestras.
4. Desde el área de Muestras se realiza el envío de la muestra a Temática, la DRA y Sistemas.
5. La DRA realiza un modelo de carta de notificación el cual es aprobado por Temática y, posteriormente, se envía a Gestión Documental para la generación de las notificaciones de los participantes en la encuesta (cruce de correspondencia).
6. La Oficina de Sistemas genera una base con los usuarios y códigos de acceso. Dicha base es enviada a Gestión Documental, allí con la base y la carta de notificación se realiza el cruce de correspondencia.
7. Debido a que es una comunicación institucional, el área de Gestión Documental realiza el envío del cruce de correspondencia a DICE quienes gestionan la impresión de las cartas en el taller de ediciones.
8. Las cartas son enviadas a cada una de las sedes.
El flujo de comunicación y envío de la información, en la parte operativa, se realiza de la siguiente manera:
1. Las sedes realizan la entrega de las notificaciones a cada una de las personas seleccionadas en la muestra.
2. Las sedes realizan el acompañamiento y monitoreo necesario para el autodiligenciamiento de la encuesta.
3. La DRA realiza el seguimiento de la cobertura, la oportunidad y la calidad del operativo en las sedes.
4. La Oficina de Sistemas realiza el envío semanal de las novedades encontradas en campo.
5. La DRA realiza los acompañamientos técnicos necesarios y se socializa el avance del operativo en las videoconferencias programadas.
Finalmente, en la parte pos-operativa:
1. La DRA realiza la consolidación de las evidencias de las novedades, realiza el informe final y envía los resultados a las distintas áreas en donde informa el cierre exitoso del operativo.
2. Por último, el área de temática realiza un comité final para la presentación de los resultados.
Plan de contingencias:
La recepción y seguimiento a inquietudes, novedades u otras eventualidades presentadas en el operativo de la EDI, se realizan por medio de correo electrónico, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Las dudas e inquietudes sobre el diligenciamiento de los diferentes capítulos del formulario; conceptos básicos; periodos de referencia; objetivos de la encuesta; recolección de la información; cierre de la encuesta; y materiales temáticos, se remiten del equipo de recolección a la Coordinación GIT Encuestas a personas e instituciones de la DRA, quien es la encargada de enviar las dudas e inquietudes al grupo temático de la EDI. Así mismo, el grupo temático responde a la DRA, quien posteriormente difunde el mensaje con el equipo operativo.
Para atender las situaciones que puedan afectar la cobertura, se implementan las siguientes estrategias de comunicación:
• Comunicación vía correo electrónico a las áreas de Gestión Humana y a las Oficinas de Control Interno de las entidades territoriales reiterando el diligenciamiento de los Cuestionarios.
• Envío en físico de los cuestionarios y manuales de diligenciamiento a las entidades territoriales que presenten inconvenientes para acceder a la plataforma o a las entidades con difícil acceso a conectividad.
• Contacto telefónico con los jefes de las oficinas de gestión humana para promover el diligenciamiento del formulario y con los servidores/as que se encuentren pendientes de diligenciamiento o que no hayan completado el formulario, para su acompañamiento o en casos especiales concretar citas para acompañamiento presencial.
• Campañas presenciales en las entidades territoriales. • La Dirección de Recolección y Acopio (DRA) realiza el seguimiento de la cobertura, la oportunidad y la calidad del operativo en las Direcciones Territoriales.
Se realizan los acompañamientos técnicos necesarios y se socializa el avance del operativo en las videoconferencias programadas desde el área de DRA.
