Otro procesamiento
SENSIBILIZACIÓN
Esta actividad se desarrolla en dos etapas, una general llevada a cabo por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para entidades públicas en Bogotá como para las Corporaciones Autónomas Regionales:
* General: proceso de primer acercamiento a las entidades por parte del DANE Central mediante su grupo temático y operativo, en el cual se contemplan lo siguientes pasos:
- Renovación de la base de datos de la nómina de cada entidad.
- Comunicación a Directores, Ministros o Jefes de las Entidades, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la coordinación operativa de las Oficinas de Recursos Humanos, Talento Humano, o su equivalente en cada entidad.
- Comunicación del DANE a los Jefes de las Oficinas de Recursos Humanos de cada una de las entidades, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la colaboración para la logística de recolección. Este oficio debe ir firmado por el Director de la Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización (DIRPEN).
- Comunicación del DANE, firmada por el Director de la Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización (DIRPEN), a servidores seleccionados de nivel 1y 2, en la cual se informan los respectivos “usuarios y contraseñas” para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet. Se exceptúan las Corporaciones Autónomas Regionales y las Universidades fuera de Bogotá, en las cuales todos sus servidores responden la encuesta mediante autodiligenciamiento asistido en los Dispositivos Móviles de Captura DMC.
* Territorial: segundo acercamiento a entidades, dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
- Visita por parte del coordinador general de la encuesta del DANE territorial a las entidades para informar y organizar con los responsables de Recursos Humanos la respectiva coordinación operativa de la recolección de la encuesta.
- Promoción y difusión de la encuesta en el interior de cada una de las entidades, mediante entrega y fijación de afiches alusivos a la encuesta.
CAPACITACIÓN
El DANE Central, por medio del equipo temático, estadístico, operativo y de sistemas, realiza una capacitación a los representantes de las oficinas territoriales del DANE, (operativo y de sistemas), en las instalaciones del DANE Central por tres (3) días en el cual se trabajan cinco aspectos fundamentales:
- Objetivos y antecedentes de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Nacional.
- Diseño temático de la encuesta.
- Aspectos sobre sistemas, manejo, operación, diligenciamiento de la encuesta en la página web y mediante DMC, sincronización de los DMC, back-up y descarga de las encuestas a la base de datos.
- Operativo de campo.
- Simulación de operativos.
De esta forma, las Direcciones Territoriales disponen de la información suficiente para capacitar a monitores, supervisores y al coordinador en el manejo del operativo desde cada una de ellas, según el personal de cada sede o subsede.
ESQUEMA OPERATIVO, MÉTODO Y PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN
AUTO-DILIGENCIAMIENTO LIBRE CON FORMULARIO ELECTRÓNICO VÍA PÁGINA WEB
El operativo de recolección de información contempla un primer componente por el método de auto-diligenciamiento libre para desarrollar la encuesta, mediante la utilización de la página Web del DANE para servidores de nivel 1, Directivos/Asesores/Ejecutivos, y de nivel 2, Profesionales/Técnicos, que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciarla utilizando sus propios computadores con conexión a Internet en la entidad, o bien desde cualquier punto con servicio de Internet que pueda acceder a la página web del DANE. Este ejercicio se realiza, exceptuando los servidores de niveles 1 y 2 de las Corporaciones Autónomas Regionales y universidades con sede fuera de Bogotá, quienes responden la encuesta mediante auto diligenciamiento asistido por DMC, en 3 sesiones diarias, y por grupos de máximo 10 encuestados.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades, registran las novedades de aquellos encuestados que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta, no lo puedan hacer por alguna novedad justificada. De esta forma, estas oficinas diligencian en la columna correspondiente del formato respectivo, la novedad de cada uno . Este formato se entrega posteriormente al monitor del DANE Territorial.
Una vez iniciado el plazo de recolección programado para cada una de las entidades -dentro del período de recolección de la encuesta -, los encuestados seleccionados en cada una de las entidades para diligenciar la encuesta del DANE con este método, podrán ingresar a la página Web del DANE, y con las instrucciones indicadas en la carta personalizada, accederán a la encuesta y procederán a su auto-diligenciamiento, en forma individual y libre, hasta su conclusión.
Las encuestas ingresarán directamente a la base de datos del DANE Central y quedarán listas para su procesamiento. Cumplido el trámite del diligenciamiento de la encuesta, los encuestados podrán ingresar a la página Web del DANE y acceder nuevamente a la encuesta mediante su código de usuario y clave, para verificar su encuesta diligenciada, pero no podrán hacerle correcciones ni modificaciones.
En caso de duda o aclaración, los encuestados podrán consultar las ayudas incluidas en el cuestionario electrónico o bien comunicarse vía correo electrónico o en forma telefónica con el equipo operativo de cada territorial (datos incluidos en la comunicación personalizada que recibieron), quienes les ayudarán a resolver las inquietudes.
AUTO-DILIGENCIAMIENTO ASISTIDO CON DISPOSITIVOS MÓVILES DE CAPTURA -DMC
El operativo de recolección de información contempla un segundo componente por el método de auto-diligenciamiento asistido de la encuesta, mediante la utilización de Dispositivos Móviles de Captura -DMC, para servidores de nivel 3 (Administrativos/Operativos), que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciar la encuesta y asistir a una sesión de instrucción, programada en sus propias entidades de la siguiente forma:
Para las Corporaciones Autónomas Regionales y Universidades ubicadas fuera de Bogotá, la recolección de la información se realizará, siguiendo el procedimiento anterior, en Dispositivos Móviles de Captura, independiente del nivel del cargo.
Para el esquema operativo se cuenta con una etapa preparatoria a la recolección que consta de cinco fases, a saber:
1) Actividades de coordinación.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades deben disponer de un salón para realizar mínimo tres jornadas diarias, cada una de 2 horas, para la instrucción y el diligenciamiento de la encuesta a los servidores seleccionados de nivel 3, durante los días que hayan sido programados para la respectiva recolección.
2) Notificación de los servidores seleccionados
Las oficinas de recursos humanos de las entidades recibirán el listado de servidores seleccionados de niveles 1, 2 y 3, en el cual se les indica el método con el cual diligenciarán la encuesta junto con los servidores seleccionados para diligenciamiento por DMC; se les comunicará la fecha y la hora indicada de las respectivas sesiones de instrucción y auto-diligenciamiento asistido.
3) Registro de las novedades de personal en el formato respectivo
Para aquellos servidores que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta y no puedan hacerlo por alguna novedad justificada, las oficinas de recursos humanos deben registrar el hecho en la correspondiente columna del formato de control operativo EDI- E 001 (véase Anexo G). Este formato debe ser entregado posteriormente a los supervisores o monitores del DANE territorial, según el caso.
4) Recarga de baterías de los DMC
Previo a cada día de recolección en cada entidad, los monitores del DANE territorial deben recargar las baterías de las máquinas DMC, utilizando los cargadores que les hayan sido entregados.
5) Pre-diligenciamiento de los DMC
Previo a las sesiones de recolección de información en cada entidad, los monitores del DANE territorial deben pre-diligenciar, para cada uno de los servidores que van a recibir la instrucción, las máquinas DMC por utilizar, de tal manera, que éstas se encuentren listas y dispuestas convenientemente a fin de que los servidores inicien, en el momento indicado, el auto-diligenciamiento de la encuesta. Posteriormente, la ejecución de recolección difiere según tipo de recolección planteada con base en la población objetivo.
En primer lugar, para las sesiones programadas en DMC, se requiere que en cada entidad se programen días específicos de operativos de instrucción y diligenciamiento, para lo cual deberá disponer de un salón a fin de realizar como mínimo tres jornadas diarias de dos (2) horas cada una, dentro del período de recolección establecido. En casos de contingencia, estas sesiones de instrucción y diligenciamiento se podrán llevar a cabo con formularios en papel. En última instancia, se recurre a la recolección vía web.
De esta manera, se culmina con la etapa preparatoria para dar paso al inicio del operativo de recolección de información en cada entidad, el equipo operativo debe organizar en el salón previamente definido a los servidores convocados a cada sesión y dará inicio a la misma, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones:
Registro de asistencia en el formato establecido EDI-M-002 (véase Anexo H). Registrará la asistencia en el formato respectivo, comprobando con la presentación de la cédula de ciudadanía la autenticidad de los participantes.
Para el desarrollo de cada sesión, se cumplirá la siguiente guía:
PRESENTACIÓN
Con relación a las entidades con sede principal en Bogotá, las sesiones se programan de acuerdo a un cronograma establecido previamente, en dicho cronograma se especifica la fecha y hora de la sesión por entidad al igual que el número de sesiones para completar la muestra seleccionada y del mismo modo los monitores que asistirán a cada una. Para cada sesión deben asistir y programarse dos monitores, los cuales serán supervisados por un único supervisor que a su vez tendrá a su cargo otros tres grupos de monitores.
En cuanto a las entidades cuya sede está fuera de Bogotá, debe procurarse que las sesiones sean llevadas a cabo por dos servidores del DANE, sin embargo existen entidades cuya muestra no es muy amplia por lo que cabe la posibilidad de realizar la sesión solamente por un monitor.
De esta manera, en cada sesión los monitores de salón harán una breve presentación de los siguientes temas:
- Objetivos de la encuesta: una exposición sobre los propósitos de la encuesta, destacando que se trata de captar la percepción que tienen los servidores sobre el ambiente y el desempeño institucional de las entidades públicas del poder ejecutivo, legislativo, judicial, y organismos de control, ubicados en Bogotá, y de las Corporaciones Autónomas Regionales, con sede en otros municipios.
- Antecedentes de la encuesta. igualmente se debe ilustrar los inicios de la misma y la continuidad que el DANE le ha dado al proyecto anualmente.
- Entidad responsable de la encuesta: se mencionará que se trata de un proyecto, adelantado por el DANE.
·Entrega de los DMC a cada servidor: enseguida se hará entrega a cada servidor de la máquina DMC con su correspondiente puntero, según el registro de identificación que haya en el formato de asistencia.
INSTRUCCIONES DE MANEJO Y OPERACIÓN DE DMC
Mientras uno de los monitores da las instrucciones sobre el manejo y operación de las máquinas DMC, otro estará prestando asesoría a los asistentes y resolviendo las consultas, hasta tener la plena seguridad de que todos estén en condiciones de iniciar correctamente el auto-diligenciamiento.
A continuación, el monitor explicará la mecánica que se seguirá en el auto-diligenciamiento de la encuesta, que consiste en lo siguiente:
- Explicación que el formulario está diseñado y contenido en los DMC.
- Lectura de preguntas y literales que cada una de ellas contenga por parte del monitor y aclaraciones que considere convenientes sobre los contenidos de las mismas
- Aclaraciones sobre conceptos y términos incluidos en la encuesta y que aparecen como ayudas en el texto de las preguntas.
- Tiempo para que los servidores incluyan su respuesta a cada pregunta, en forma libre e individual, antes de continuar con la siguiente.
- Los asistentes (máximo 10 servidores por sesión) deben ir a la par y todos terminarán el auto-diligenciamiento al mismo tiempo.
Antes de iniciar el autodiligenciamiento, los servidores deben contestar en el DMC, la pregunta de control acerca de si entendió o no todas las instrucciones. Enseguida, se inicia el auto-diligenciamiento asistido por parte de los monitores, con la pregunta B3 “Antigüedad en la entidad”. En caso de que algún funcionario seleccionado, presente impedimento físico que le imposibilite el uso del DMC o dé una razón justificada, se podrá diligenciar la encuesta con formulario en papel, el cual será suministrado por los monitores.
