Cleaning Operations
CONSOLIDACIÓN DE ARCHIVOS
Al recibir la información por parte de cada técnico, se debe organizar en un árbol jerárquico establecido con antelación de la siguiente forma: departamento, municipio, carpeta de envío (monitor, encuestador, fecha y hora de sincronización y carpeta que contiene los puntos completos).
A los archivos recibidos se les realiza un proceso de transformación que permite la lectura y cargue de la información contenido en los mismos a la base de datos.
La estructura de la base de datos esta divida en: tabla de muestra, tablas de control y así como las que contienen la información recolectada referente a los diferentes capítulos de la encuesta.
Las tablas de la base de datos tienen relación entre si, de acuerdo a las reglas de normalización, además de criterios como: llave primaria, llave foránea e índices, que permiten una mejor interrelación, desempeño y funcionalidad en la base de datos.
Una vez los archivos son transformados, se inicia el proceso de cargue a la base de datos, la información contenida en los archivos es leída, validada, organizada y finalmente cargada.
El principal criterio de clasificación al momento de la generación de reportes que muestran la información almacenada, es la división político-administrativa del país; estos reportes son generados tanto a nivel nacional como departamental, municipal, así como por entidades seleccionadas en la muestra.
TRANSMISIÓN DE DATOS A DANE CENTRAL
Terminadas las sesiones diarias de recolección de información del formulario en DMC por parte del encuestado, el monitor verifica los datos recolectados durante el día, realiza el correspondiente cierre de los puntos diligenciados, genera los backups al finalizar cada sesión y antes de sincronizar la información.
Una vez los puntos han sido cerrados por parte del monitor se realiza un proceso conocido como “sincronización de máquina “, cuyo objetivo es la transmisión de la información almacenada en la DMC de cada encuestador hacia la tarjeta SD (Secure Digital) del monitor.
El paso a seguir por parte del monitor es la entrega de la información almacenada en la SD al técnico de sistemas de la subsede, el cual tiene como función realizar el proceso de sincronización de la información hacia el PC a través de las instancias permitidas por el aplicativo SysSurvey (Centro de Acopio, Territorial o Regional y Servidor).
Esta información debe ser enviada a Dane Central a través de conexión mediante protocolo FTP (File Transfer Protocol), teniendo en cuenta la dirección hacia la cual se va a conectar, así como los permisos y claves de acceso asignadas por parte de Dane Central; allí se almacena diariamente la información recolectada en campo junto con los backups generados en ése proceso, de acuerdo a la estructura de archivos definida.
En el método de recolección por formulario electrónico, se transmite en línea, hacia una base de datos estructurada en ORACLE, lo cual permite que a medida que el usuario diligencie el formulario, la información sea almacenada y consultada en tiempo real.
Se definen perfiles de usuario con permisos definidos de acuerdo al rol que desempeñe en el operativo, los usuarios son:
- Funcionario de la entidad, quien autodiligencia y consulta la encuesta a través de la página Web.
- Call Center, quien consulta el estado del operativo, el reporte de cobertura y el listado de usuarios activos seleccionados por entidad.
-Coordinador territorial, quien diligencia las novedades, consulta el estado del operativo y reportes de cobertura.
-Administrador grupo temático u operativo, quien consulta el estado del operativo y reportes de cobertura.
-Administrador de base de datos, quien tiene control y responsabilidad total sobre la información almacenada en la base de datos.
Los backups de bases de datos en el servidor ORACLE, se realizan de manera automática y programada diariamente en un horario previamente establecido, siendo éstos responsabilidad del Administrador de bases de datos de la entidad DANE Central.
NORMAS DE VALIDACIÓN Y CONSISTENCIA
En conjunto con el equipo temático, estadístico y de sistemas, se verifica que el desarrollo final de los formularios de captura en DMC y electrónico, cumplan con el diseño determinado de normas de validación y consistencia establecidas para esta encuesta; este proceso se lleva a cabo realizando pruebas por parte de los equipos involucrados en el desarrollo, cabe aclarar que estas pruebas se realizan antes del inicio del operativo en campo con el fin de hallar posibles errores, además de unificar conceptos con respecto a los formularios.
VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA INTERNA DE LOS DATOS Y AJUSTES
El principal tipo de inconsistencia interna que puede ocurrir son los registros duplicados en la base de datos; con esto se genera un reporte que se envía a cada territorial para su verificación por parte del equipo operativo, el cual una vez consolidados y evaluados los registros de campo contra los reportes enviados, deben informar cualquier irregularidad encontrada a DANE Central, donde el equipo de sistemas asignado a la encuesta, se encarga de realizar los cambios correspondientes, así como la consolidación final de la base de datos.
Otro procesamiento
SENSIBILIZACIÓN
Esta actividad se desarrolla en dos etapas, una general llevada a cabo por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para entidades públicas en Bogotá como para las Corporaciones Autónomas Regionales:
* General: proceso de primer acercamiento a las entidades por parte del DANE Central mediante su grupo temático y operativo, en el cual se contemplan lo siguientes pasos:
- Renovación de la base de datos de la nómina de cada entidad.
- Comunicación del DANE a Directores, Ministros o Jefes de las Entidades, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la coordinación operativa de las Oficinas de Recursos Humanos, Talento Humano, o su equivalente en cada entidad.
- Comunicación del DANE a los Jefes de las Oficinas de Recursos Humanos de cada una de las entidades, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la colaboración para la logística de recolección.
- Comunicación del DANE, firmada por los directores territoriales, a servidores seleccionados de nivel 1 y 2, en la cual se informan los respectivos “usuarios y contraseñas” para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet. Se exceptúan las Corporaciones Autónomas Regionales y las Universidades fuera de Bogotá, en las cuales todos sus servidores están programados para responder la encuesta mediante autodiligenciamiento asistido en los Dispositivos Móviles de Captura DMC.
* Territorial: segundo acercamiento a entidades, dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
- Envío de las comunicaciones de acceso al formulario de los funcionarios seleccionados de nivel 1 y 2.
- Contacto telefónico con las entidades para asegurar la recepción y entrega de las cartas a los funcionarios, y para coordinar la logística del operativo de recolección con las entidades.
- El punto anterior, se puede acompañar de una visita directa a las entidades para informar y organizar con los responsables de Recursos Humanos la respectiva coordinación operativa de la recolección de la encuesta.
- Promoción y difusión de la encuesta en el interior de cada una de las entidades, mediante entrega y fijación de afiches alusivos a la encuesta.
CAPACITACIÓN
El DANE Central, por medio del equipo temático, estadístico, operativo y de sistemas, realiza una capacitación a los representantes de las oficinas territoriales del DANE, (operativo y se sistemas), en las instalaciones del DANE Central por tres (3) días en el cual se trabajan cinco aspectos fundamentales:
- Objetivos y antecedentes de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Nacional.
- Diseño temático de la encuesta.
- Aspectos sobre sistemas, manejo, operación, diligenciamiento de la encuesta en la página web y mediante DMC, sincronización de los DMC, back-up y descarga de las encuestas a la base de datos.
- Operativo de campo.
- Simulación de operativos.
De esta forma, las Direcciones Territoriales disponen de la información suficiente para capacitar a monitores, supervisores y coordinador en el manejo del operativo desde cada una de ellas, según el personal de cada sede o subsede.
ESQUEMA OPERATIVO, MÉTODO Y PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN
AUTO-DILIGENCIAMIENTO LIBRE CON FORMULARIO ELECTRÓNICO VÍA PÁGINA WEB
El operativo de recolección de información contempla un primer componente por el método de auto-diligenciamiento libre para desarrollar la encuesta, mediante la utilización de la página Web del DANE para servidores de nivel 1, Directivos/Asesores/Ejecutivos, y de nivel 2, Profesionales/Técnicos, que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciarla utilizando sus propios computadores con conexión a Internet en la entidad, o bien desde cualquier punto con servicio de Internet que pueda acceder a la página web del DANE. Este ejercicio se realiza, exceptuando los servidores de niveles 1 y 2 de las Corporaciones Autónomas Regionales y universidades con sede fuera de Bogotá, quienes responden la encuesta mediante auto diligenciamiento asistido por DMC, en 3 sesiones diarias, y por grupos de máximo 10 encuestados. Sin embargo, a partir del año 2009, se da la opción para que aquellos funcionarios que estén programados y deban diligenciar la encuesta por DMC pero que puedan responderla por web, se dirijan con el encargado operativo de la dirección territorial del DANE correspondiente, el cual le hará entrega de su contraseña a través de una carta.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades, registran las novedades de aquellos encuestados que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta, no lo puedan hacer por alguna novedad justificada. De esta forma, estas oficinas diligencian en la columna correspondiente del formato respectivo, la novedad de cada uno . Este formato se entrega posteriormente al monitor del DANE Territorial.
Una vez iniciado el plazo de recolección programado para cada una de las entidades -dentro del período de recolección de la encuesta -, los encuestados seleccionados en cada una de las entidades para diligenciar la encuesta del DANE con este método, podrán ingresar a la página Web del DANE, y con las instrucciones indicadas en la carta personalizada, accederán a la encuesta y procederán a su auto-diligenciamiento, en forma individual y libre, hasta su conclusión.
Las encuestas ingresarán directamente a la base de datos del DANE Central y quedarán listas para su procesamiento. Cumplido el trámite del diligenciamiento de la encuesta, los encuestados podrán ingresar a la página Web del DANE y acceder nuevamente a la encuesta mediante su código de usuario y clave, para verificar su encuesta diligenciada, pero no podrán hacerle correcciones ni modificaciones.
En caso de duda o aclaración, los encuestados podrán consultar las ayudas incluidas en el cuestionario electrónico o bien comunicarse vía correo electrónico o en forma telefónica con el equipo operativo de cada territorial (datos incluidos en la comunicación personalizada que recibieron), quienes les ayudarán a resolver las inquietudes.
AUTO-DILIGENCIAMIENTO ASISTIDO CON DISPOSITIVOS MÓVILES DE CAPTURA -DMC
El operativo de recolección de información contempla un segundo componente por el método de auto-diligenciamiento asistido de la encuesta, mediante la utilización de Dispositivos Móviles de Captura -DMC, para servidores de nivel 3 (Administrativos/Operativos), que al ser seleccionados en la muestra de cada una de las entidades, deben diligenciar la encuesta y asistir a una sesión de instrucción, programada en sus propias entidades de la siguiente forma:
Para las Corporaciones Autónomas Regionales y Universidades ubicadas fuera de Bogotá, la recolección de la información se realizará, siguiendo el procedimiento anterior, en Dispositivos Móviles de Captura, independiente del nivel del cargo.
Para el esquema operativo se cuenta con una etapa preparatoria a la recolección que consta de cinco fases, a saber:
1) Actividades de coordinación.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades deben disponer de un salón para realizar mínimo tres jornadas diarias, cada una de 2 horas, para la instrucción y el diligenciamiento de la encuesta a los servidores seleccionados de nivel 3, durante los días que hayan sido programados para la respectiva recolección.
2) Notificación de los servidores seleccionados
Las oficinas de recursos humanos de las entidades recibirán el listado de servidores seleccionados de niveles 1, 2 y 3, en el cual se les indica el método con el cual diligenciarán la encuesta junto con los servidores seleccionados para diligenciamiento por DMC; se les comunicará la fecha y la hora indicada de las respectivas sesiones de instrucción y auto-diligenciamiento asistido.
3) Registro de las novedades de personal en el formato respectivo
Para aquellos servidores que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta y no puedan hacerlo por alguna novedad justificada, las oficinas de recursos humanos deben registrar el hecho en la correspondiente columna del formato de control operativo EDI- E 001 (véase Anexo G). Este formato debe ser entregado posteriormente a los supervisores o monitores del DANE territorial, según el caso.
4) Recarga de baterías de los DMC
Previo a cada día de recolección en cada entidad, los monitores del DANE territorial deben recargar las baterías de las máquinas DMC, utilizando los cargadores que les hayan sido entregados.
5) Pre-diligenciamiento de los DMC
Previo a las sesiones de recolección de información en cada entidad, los monitores del DANE territorial deben pre-diligenciar, para cada uno de los servidores que van a recibir la instrucción, las máquinas DMC por utilizar, de tal manera, que éstas se encuentren listas y dispuestas convenientemente a fin de que los servidores inicien, en el momento indicado, el auto-diligenciamiento de la encuesta. Posteriormente, la ejecución de recolección difiere según tipo de recolección planteada con base en la población objetivo.
En primer lugar, para las sesiones programadas en DMC, se requiere que en cada entidad se programen días específicos de operativos de instrucción y diligenciamiento, para lo cual deberá disponer de un salón a fin de realizar como mínimo tres jornadas diarias de dos (2) horas cada una, dentro del período de recolección establecido. En casos de contingencia, estas sesiones de instrucción y diligenciamiento se podrán llevar a cabo con formularios en papel. En última instancia, se recurre a la recolección vía web.
De esta manera, se culmina con la etapa preparatoria para dar paso al inicio del operativo de recolección de información en cada entidad, el equipo operativo debe organizar en el salón previamente definido a los servidores convocados a cada sesión y dará inicio a la misma, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones:
Registro de asistencia en el formato establecido EDI-M-002 . Registrará la asistencia en el formato respectivo, comprobando con la presentación de la cédula de ciudadanía la autenticidad de los participantes.
