Otro procesamiento
SENSIBILIZACIÓN
El proceso de sensibilización para la incorporación de una nueva fuente, como para la entrega de la información de aquellas que ya pertenecen a la muestra se lleva a cabo de la siguiente manera:
1. Para las fuentes nuevas, el procedimiento se inicia con el envío de una comunicación por escrito, dirigida al funcionario respectivo (jefe de presupuesto, jefe de planeación, director financiero), con el fin de ponerles en conocimiento los objetivos de la investigación y la importancia que representa su información para el DANE y el país, se les adjunta el formato de recolección y el manual de diligenciamiento, además constantemente se les brinda apoyo en el momento que lo requieran.
2. Para las fuentes tradicionales, el proceso de sensibilización es por medio de un comunicado por escrito, dirigida al funcionario respectivo (jefe de presupuesto, jefe de planeación, director financiero), donde se les recuerda que deben enviar la información correspondiente al trimestre inmediatamente anterior y se les estipula el plazo límite de entrega, además se les indica el funcionario del DANE encargado de recibir el reporte de la información. Es de resaltar que estas comunicaciones se entregan directamente por el funcionario encargado en las fuentes ubicadas en Bogotá, y las de fuera de la ciudad, se les envían por fax o por correo certificado.
CAPACITACIÓN
La secretaría técnica imparte la respectiva capacitación al grupo de logística en el DANE Central, donde se utilizan los diferentes documentos soportes de la investigación y se inicia con la explicación de la metodología: qué es, qué mide, por qué y para qué se mide, las variables utilizadas en la medición y finalmente cómo se calcula el indicador. Una vez el grupo de logística posee todas las herramientas, se encargan de dictar el curso de capacitación a cada una de las direcciones territoriales, en Bogotá, Bucaramanga, Barranquilla, Cali, Manizales, Medellín, la cual hace énfasis en el conocimiento y manejo de los formatos de diligenciamiento, así como cada una de las variables que posee el formato; además, se capacitan para dar respuesta oportuna a la fuente en el momento que se presente el caso.
ESQUEMA OPERATIVO, MÉTODO Y PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN
La información solicitada para el cálculo del indicador, se solicita de forma trimestral y por medio de registro administrativo. Se tiene estipulado un cronograma en el cual se establecen las fechas de inicio de reporte de información por parte de las fuentes, así como su fecha límite para realizar la entrega de ésta; para tales efectos, se envía un comunicado a las diferentes fuentes por parte de las 6 direcciones territoriales del DANE a nivel nacional, en donde se les pide que reporten, en forma oportuna, la información necesaria para el cálculo del indicador de inversión en obra civil.
Una vez las direcciones territoriales tienen la información entregada por las diferentes fuentes, ésta es remitida al DANE Central al grupo de Logística, donde se captura, se critica la información que corresponde a obra civil, se codifican de acuerdo con la CPC los proyectos según el subsector y además se les da un código interno que empieza desde el 012 hasta el 143. Cuando se tiene toda la información codificada, se consolida por entidad, es decir, la base entregada a temática consta de un archivo el cual posee la información necesaria para realizar el cálculo del indicador de obras civiles. Después de que se obtienen los resultados del indicador, Temática elabora el boletín de prensa del trimestre correspondiente, el cual es revisado por la Dirección de Metodología y Producción Estadística (DIMPE); y cuando se tiene aval de la dirección, se publica en la página web del DANE.
Para mayor entendimiento, a continuación se describen los pasos utilizados en la recolección, supervisión del operativo y la codificación usada para la clasificación de proyectos de obra civil.
PROCEDIMIENTO PARA RECOLECCIÓN
El sistema utilizado por el DANE para la recolección de la información del indicador IIOC es el autodiligenciamiento, que se lleva a cabo por medio de un comunicado vía correo certificado y electrónico, el cual va acompañado del formato correspondiente y su respectivo manual de diligenciamiento en el que se le pide a la fuente enviar la información necesaria para el cálculo del indicador y de manera oportuna, bien sea por medio electrónico, físico o magnético.
PROCEDIMIENTO DE CODIFICACIÓN Y CRÍTICA
Luego de seleccionar los proyectos de cada una de las fuentes, se procede a asignar los códigos para la identificación y diferenciación de cada uno de ellos, de la siguiente manera:
1. Se hace una ordenación alfabética de las fuentes de información en forma ascendente.
2. Se procede a asignar a cada proyecto de inversión el código correspondiente a la CPC. Este código consta de cuatro dígitos, que para el cálculo del Indicador de Inversión en Obras Civiles, está comprendido entre el 4001 y el 4008.
3. A continuación, se codifica cada uno de los proyectos seleccionados por entidad, con el código de un listado general predeterminado (aplicable a todas las fuentes) y se utilizan únicamente los que correspondan a los proyectos.
Este código está compuesto por tres dígitos, que inicia con el 012 y aumenta consecutivamente hasta llegar al 143, el código de cada proyecto en la tabla de procesamiento de la información está compuesto por siete dígitos, cuya interpretación es (tabla 1):
• Los cuatro primeros corresponden a la CPC.
• Los tres últimos dígitos hacen relación a los proyectos de inversión de cada una de las fuentes.
Período de recolección: los procesos de recolección se realizan entre el día 10 y el 20 del mes siguiente al cierre del trimestre de referencia. La recolección de la información se realiza cuatro veces al año, de la siguiente manera:
• Para la información del primer trimestre del año, correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo, se debe iniciar la recolección en la primera semana de abril y debe finalizar en la última semana del mismo mes.
• La información correspondiente al segundo trimestre del año, es decir, la de los meses de abril, mayo y junio, se debe recoger entre la primera y la cuarta semana del mes de julio.
• La información del tercer trimestre correspondiente a los meses de julio, agosto y septiembre, debe recopilarse entre la primera y la cuarta semana del mes de octubre.
• Y finalmente, la información del cuarto trimestre, que corresponde a los meses de octubre, noviembre y diciembre, se debe recolectar entre la cuarta semana del mes de enero y la tercera semana del mes de febrero del año siguiente. Este último período de recolección tiene un mayor rezago y más plazo que los anteriores, debido a que normalmente el personal que prepara la información, se encuentra en vacaciones y a que los ajustes de final de año de las entidades que constituyen las fuentes de información, resultan más demorados.