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DEPURACIÓN DE LOS DATOS
Dado que el listado de sociedades requeridas para el envío de estados financieros se restringe a aquellas sociedades comerciales constituidas en el país, es necesario realizar la consolidación de las bases de datos remitidas por las Cámaras de Comercio, y, dependiendo de la calidad de la información allí consignada, optar por utilizar dicha base, o la contenida en el RUES, o ambas.
Filtros que se aplican a las diferentes bases:
· Filtros aplicados a la base de sociedades registradas en el Sistema de Información General de Sociedades (SIGS):
· Las sociedades que están registradas en el SIGS y presentan las siguientes situaciones no se tendrán en cuenta en la conformación de la muestra:
a) Sociedades que adelantan proceso de insolvencia de acuerdo a la ley 1116 de 2006
b) Sociedades inspeccionadas, con situación inactiva, que corresponden a las sociedades supervisadas por otras superintendencias o de carácter civil.
c) Sociedades exentas (vigiladas por la Superintendencia Financiera, sociedades civiles, vigiladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte, clubes con deportistas profesionales).
d) Sociedades perdidas (estado Vigilancia, situación inactiva, etapa sin renovar matrícula).Sociedades en extinción de dominio.
e) Sociedades inspeccionadas en liquidación voluntaria.
f) Microempresas en inspección, vigilancia o control, salvo aquellas cuyos ingresos sean superiores a los 1500 millones de pesos (en el reporte de estados financieros del año inmediatamente anterior o en la información
remitida por las Cámaras de Comercio o el RUES) y aquellas a las que se les esté adelantando una investigación o que se encuentren en liquidación judicial o vigiladas en liquidación voluntaria (ya que en estos dos últimos casos deben diligenciar un informe diferente al de las demás). Sin embargo, estas sociedades deberán ser requeridas por cada grupo o regional, para la presentación de estados financieros en formato comercial.
g) Sociedades en inspección, situación activa, para las que:
- Hayan transcurrido dos años o más desde su ingreso en el SIGS y,
- No hayan remitido EF de fin de ejercicio del periodo inmediatamente anterior o de periodos intermedios del año actual y,
- No hayan renovado su matrícula en el último año. Sobre estas sociedades, los grupos o intendencias deberán realizar seguimiento para establecer su estado y situación real.
h) Sociedades de economía mixta, para las cuales la participación del Estado en el capital sea superior al 90%, salvo aquellas que se encuentren adelantando un trámite frente a esta entidad o que estén vigiladas por alguna de las causales del Art. 5 del Decreto 4350 de 2006.
· Depuración de la base remitida por el RUES, Cámaras de Comercio, Contaduría General de la Nación y otras Superintendencias: Para la depuración de esta información se aplican los siguientes filtros:
a) Sociedades sin número de NIT o NIT deficiente (inferior a nueve dígitos, empiecen por 5).
b) Sociedades con NIT duplicado.
c) Sociedades supervisadas por otras superintendencias (la identificación se realiza a través de las bases remitidas por las superintendencias, adicionalmente se filtran las sociedades cuyo código CIIU corresponde a
una actividad relacionada con la supervisión de otra superintendencia).
d) Sociedades cuya organización jurídica corresponde a los tipos 1, 2 y 9 al 15, descritos en la tabla anterior mencionada.
e) Sociedades sin dirección judicial, municipio de dirección judicial o departamento de dirección judicial; o deficientes.
f) De la base remitida por la Contaduría General de la Nación, que contiene sociedades de economía mixta, se eliminan aquéllas que no envían información financiera o cuyos activos o ingresos sean inferiores a 30.000 SMLV (literales a), b) artículo 1 del Decreto 4350 de 2006); igualmente, aquéllas que teniendo activos o ingresos superiores a los 30.000 SMLV se encuentran vigiladas por otra superintendencia. Se filtran las sociedades en las que la participación del sector público (Nacional y Territorial) en el patrimonio es mayor o igual al 90%.
Una vez realizados los filtros se obtiene la premuestra, la cual se entrega a la Delegatura de Asuntos Económicos y Contables para su revisión y posterior aprobación.
NORMAS, ESPECIFICACIONES O REGLAS DE VALIDACIÓN, CONSISTENCIA E IMPUTACIÓN
Para que la operación estadística fluya de manera adecuada durante la recepción de la información se aplican más de 450 reglas de validación que se agrupan en diferentes clases:
EXISTENCIA
Se exige que ciertos datos o campos solicitados en el registro administrativo sean diligenciados sin falta.
Por ejemplo: El Número de Identificación, número único que se asigna a cada sociedad y que se utiliza para diferenciarla de las demás, siempre debe ser diligenciado.
CONSISTENCIA
Se exige que ciertos datos sean diligenciados con características específicas y propias para ellos.
Por ejemplo: Cuando se diligencia el Número de identificación, para este se deben ingresar solamente dígitos (números), la cadena de dígitos debe estar compuesta por mínimo 8 dígitos y máximo 10. No puede llevar ningún
carácter distinto a los números, ni puntos ni comas.
COMPLETITUD
Se exige información (celdas o campos) dependiendo de las respuestas entregadas en otras celdas o campos.
Por ejemplo: Si la sociedad indica que es una sociedad por acciones, se habilita y exige que diligencie información sobre su capital en la cuenta de patrimonio que le corresponde y no en una cuenta distinta.
No se realizan imputaciones a la información como parte del proceso estadístico.
