Operaciones de limpieza
TRANSMISIÓN DE DATOS A DANE CENTRAL
Las direcciones territoriales realizan cortes periódicos para conocer la cobertura, el indicador de calidad y el seguimiento a las respuestas de las empresas. En la última etapa, según las fechas establecidas como tiempo máximo de entrega de la información, las direcciones territoriales realizan un corte definitivo de la información que queda a disposición del DANE Central. El corte se realiza a través del administrador del sistema, que cierra definitivamente el aplicativo a nivel nacional, para continuar así con los procesos posteriores. En los formularios electrónicos la información permanece almacenada directamente en el servidor del DANE, que crea copias de seguridad a diario.
La transmisión de información a las bases de datos se realiza en línea mediante el acceso directo de las fuentes al sistema electrónico desarrollado para realizar la captura de datos a través de la página web del DANE, www.dane.gov.co, ruta Económicas - Comercio y Servicios - Muestra Trimestral de Servicios - Formulario Electrónico.
Una vez capturada la información, se generan bases de datos preliminares que permiten establecer la consistencia y coherencia de los resultados. La información se ajusta teniendo en cuenta los parámetros y los valores de consistencia diseñados para ella. Los formularios pasan por un proceso de crítica. La crítica en campo busca detectar oportunamente los errores presentados en el proceso de recolección. Las inconsistencias que no logran ser solucionadas en oficina, son corregidas por el mismo recolector, dado su conocimiento global y específico de la situación.
Para el desarrollo del proceso de crítica, el recolector cuenta con un manual que contiene los lineamientos metodológicos para verificar la consistencia y realizar el análisis de la información reportada por las empresas para cada periodo de proceso.
Como apoyo para la empresa en el diligenciamiento del formulario, se cuenta con un manual que contiene los requerimientos en cada una de las variables del formulario, la descripción de conceptos y ejemplos ilustrativos sobre el reporte de información. El manual está disponible para ser descargado o consultado a través de la página Web de la entidad y cada recolector puede ingresar con su clave y contraseña para su consulta y validación. El aplicativo de captura se ha desarrollado para detectar inconsistencias a través de avisos de alertas. En esos casos solicita las aclaraciones o correcciones en la información. Cuando surgen dudas relacionadas con la información, antes de consultar a la fuente se deben revisar todos los campos de observaciones del aplicativo, y solo en caso de no encontrar la explicación o cuando se considera que esta no es suficientemente clara, se debe contactar al entrevistado para realizar las correcciones y consignar las observaciones adicionales pertinentes.
CONSOLIDACIÓN DE ARCHIVOS
Cuando se ha recopilado la información, esta se almacena en una base de datos y se consolida en archivos homogéneos, separando toda la información que conforma el directorio en una parte y lo referente a ingresos, personal ocupado y gastos de personal en otra (estos se ponen a disposición de los equipos de logística, temática y diseños muestrales para realizar el respectivo procesamiento y generar cuadros de revisión y de salida).
Desde la coordinación de Logística de Autodiligenciamiento y Registro se establece el cronograma con fechas de cierre del período, y a partir de ese momento la información queda a disposición de DANE Central para el procesamiento respectivo. Una vez se lleva a cabo el cierre, en Logística se efectúa el control de cobertura para detectar las fuentes que han rendido información. Es así como se conocen por actividad y para el total nacional los porcentajes de deuda y novedades para cada dirección territorial, de tal manera que desde DANE Central se inicia el cobro de la deuda y la confirmación de las novedades. Esto se realiza primero a nivel de cada asistente técnico y posteriormente, cuando es necesario, a nivel de las mismas empresas.
DISEÑO MÉTODOS Y MECANISMOS PARA EL CONTROL DE CALIDAD
VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA INTERNA DE LOS DATOS Y AJUSTES
Cuando la empresa diligencia el formulario de la MTS utiliza tres filtros para verificar la información.
- En el primer filtro, cada recolector realiza el proceso de sensibilización y recolección periodo a periodo de la información de los periodos estadísticos requeridos. Luego se efectúa el seguimiento y control en el suministro de la información de las fuentes según directorio y se critica teniendo en cuenta la metodología y los parámetros establecidos, con el fin de garantizar la cobertura, oportunidad y calidad final de las estadísticas de la muestra.
- En la correspondiente dirección territorial se da el segundo filtro a cargo del coordinador, quien es el responsable de las actividades preliminares y tiene el manejo de la investigación en todos sus aspectos. Sus actividades son: entrenar, coordinar y asignar cargas de trabajo para el proceso de recolección de la MTS.
- El tercer filtro se efectúa en DANE Central, sobre la información clasificada como completa; que es verificada nuevamente para garantizar su consistencia y calidad final.
Los filtros se ejecutan rigurosamente y de manera coordinada entre las diferentes áreas operativas.
La consistencia histórica de los datos se garantiza con la ficha de análisis generada por el aplicativo, que contiene las variaciones para cada una de las variables en el trimestre de referencia, con respecto al trimestre anterior del mismo año y con respecto al mismo trimestre del año anterior.
NORMAS DE VALIDACIÓN Y CONSISTENCIA
Para el diseño del aplicativo, previamente se establecen las especificaciones de consistencia que buscan detectar los datos inconsistentes de cada formulario, desde el momento de la captura de los datos. Cuando esto ocurre, el programa envía un mensaje solicitando corrección u observación aclaratoria.
La detección de otro tipo de posibles inconsistencias, como el caso de datos atípicos no acordes con las especificaciones de validación, se realiza con programas en SAS, elaborados según solicitudes específicas.
En la investigación se han establecido rangos de aceptación de las variaciones para cada una de las variables, de tal manera que si alguna supera estos márgenes; ello implica su revisión y análisis de consistencia con el comportamiento general de la empresa. También existen controles que facilitan asegurar la consistencia de la información (cruces entre variables y entre capítulos).
COBERTURA
El aplicativo diseñado para la investigación incluye en el menú una serie de reportes que permiten tener control de las fuentes que no han rendido información, es decir, que están en deuda. Asimismo, es posible identificar otras fuentes que falten por causa de alguna novedad diferente de la deuda, como es el caso de las empresas que: no se encuentran en la dirección suministrada en el directorio; que no están activas económicamente, que ya se han liquidado y otras posibilidades.
INDICADORES PARA EL CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROCESOS DE LA INVESTIGACIÓN
El control de calidad lo realiza el asistente técnico de la territorial al revisar todos los formularios asignados por el sistema para cada responsable del proceso, por medio de la ficha de análisis de cada empresa. El indicador de calidad se apoya en los diagnósticos y los chequeos entre capítulos que genera el aplicativo para cada una de las empresas. El asistente técnico, como responsable del sistema, deberá diligenciar la tabla de ponderación y obtener el indicador para cada uno de los formularios seleccionados. Se deben verificar las correcciones que realicen los críticos u operadores en el aplicativo de captura.
El primer paso es calcular un Indicador de Calidad (IC) por cada responsable del proceso (RP), el cual es obtenido como el promedio aritmético de los puntajes para cada uno de los formularios electrónicos que fueron revisados por el asistente técnico del proyecto.
El IC por proceso para la Dirección Territorial, es calculado como el promedio de los indicadores de cada responsable de proceso (RP). Si en la dirección territorial existen k responsables de proceso, entonces el indicador de calidad por proceso es:
El Indicador de Calidad total por dirección territorial corresponderá al promedio simple de los indicadores obtenidos de los procesos.
El indicador de oportunidad se define como el seguimiento y control de las actividades principales que hacen parte de los procesos de producción, de análisis y de difusión de los resultados. Esto permite identificar las causas que ocasionaron el retraso en la programación. Este indicador se acompaña de los planes de acción que garanticen el cumplimiento en la entrega del producto a satisfacción del cliente.
La oportunidad en la encuesta se evidencia a través del Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional, donde es posible identificar las fechas programadas, el grado de avance, las causas de incumplimientos y la acción correctiva tomada frente al incumplimiento.
