Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
Para ésta operación estadística basada en registros administrativos, el acopio de la información se da por demanda, es decir, de acuerdo a las necesidades que tengan las autoridades ambientales competentes para declarar, alinderar, administrar, homologar, recategorizar, ampliar y/o sustraer áreas protegidas de acuerdo a su competencia, para posteriormente inscribirlas y/o actualizarlas en el RUNAP, o en el caso de las necesidades de la sociedad civil para que sus predios sean destinados como áreas protegidas, para luego ser incorporadas por PNNC en el RUNAP y/o ser canceladas posteriormente. En este orden de ideas no se establece un periodo para la recolección de la información, y su acopio se da en el momento que la autoridad ambiental competente envía la información a PNNC, es decir, se tiene como estrategia para el acopio de datos el auto-diligenciamiento por parte de la fuente a través de formularios electrónicos incorporados en la plataforma RUNAP.
La plataforma RUNAP fue creada a partir de las necesidades impartidas en el Decreto 2372 de 2010, el cual fue compilado por el Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015 del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible y es un sistema de información creado con la colaboración de entidades del sector ambiente, tomando en cuenta los diferentes puntos de vista, siendo la herramienta ofimática apropiada para la captura de la información de las áreas protegidas.
a ) Estructura organizacional del operativo y conformación del equipo
Para el desarrollo de la operación estadística de áreas protegidas integrantes del SINAP inscritas en el RUNAP, se cuenta con el siguiente equipo de trabajo, el cual está directamente relacionado con su ejecución, a saber:
• Líder de la operación estadística: A cargo de la Subdirección de Gestión y Manejo de Áreas Protegidas - SGMAP -, quien tiene la responsabilidad, entre otras funciones, de gestionar los recursos para el correcto desarrollo de la operación.
• Coordinador de la operación estadística: A cargo de la Coordinación del Grupo de Gestión e Integración del SINAP - GGIS, quien tiene la responsabilidad, entre otras funciones, de administrar temáticamente y aprobar la información que se difunde semestralmente.
• Coordinador geográfico: A cargo de la Coordinación del Grupo de Gestión del Conocimiento e Innovación - GGCI, quien tiene la responsabilidad, entre otras funciones, de la toma de decisiones bajo el componente geográfico de la operación estadística.
• Coordinador de las Tecnologías de la información: A cargo de la Coordinación del Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones– GTIC, quien tiene la responsabilidad, entre otras funciones, de dar el soporte tecnológico a los sistemas de información de la entidad
• Desarrollador RUNAP (Soporte Tecnológico): Integrante del GTIC, responsable del desarrollo, mantenimiento y soporte de la herramienta de RUNAP.
• Administrador temático: Integrante del GGIS, responsable, entre otras funciones de validar temáticamente la información que cargan las autoridades ambientales competentes en el RUNAP, así como administrar los usuarios para asignarles los permisos requeridos, atender las inquietudes que se presenten en el cargue de la información en el RUNAP, y proyectar los reportes semestrales para difundir al público en general.
• Administrador geográfico: Integrante del GGCI, responsable, entre otras funciones de validar geográficamente la información que cargan las autoridades ambientales competentes en el RUNAP. Así como apoyar la atención y respuesta a las inquietudes que se presenten en el cargue de la información geográfica en el RUNAP, y apoyar la proyección de los reportes semestrales para difundir al público en general.
b ) Esquema de entrenamiento del personal
Los roles de equipo de trabajo que está directamente relacionado con la operación estadística se relaciona a continuación:
• Líder del proceso coordinación del SINAP
• Administrador temático RUNAP
• Administrador geográfico RUNAP
• Desarrollador RUNAP (Soporte Tecnológico)
El entrenamiento del personal relacionado anteriormente estará a cargo del Grupo de Gestión e Integración del SINAP - GGIS y los contenidos serán los siguientes:
• Capacitación para la operación estadística
• Confidencialidad estadística
• Marco teórico y conceptual de la operación estadística
• Manejo de herramientas (RUNAP)
• Contextualización sobre la entidad productora de información
• Procesos de sensibilización aplicado a la fuente
• Criterios para la evaluación de desempeño y calidad del trabajo relacionado con el proceso
La periodicidad con la que se realiza el entrenamiento al personal interno, se dará de acuerdo a las siguientes condiciones:
Presencial:
• Contar con el capacitador o la entidad externa que pueda apoyarnos.
• Planeación para una adecuada divulgación y asistencia.
• Virtual: permanentemente a través de piezas comunicativas, correos electrónicos, contenido en intranet (Documentación de la OE).
• Individual: Inducción en el puesto de trabajo. Se tendrá en cuenta la consulta de los manuales, procedimientos y documentos de la operación estadística.
c ) Proceso de sensibilización y acuerdos de intercambio
* Sensibilización a las fuentes
Para la operación estadística “Áreas protegidas integrantes del SINAP inscritas en el RUNAP”, las fuentes son las autoridades ambientales competentes que inscriben la información necesaria de las áreas protegidas en el RUNAP.
Contenidos a tener en cuenta para la sensibilización de las fuentes:
• Objetivos, avances y resultados de la Operación Estadística.
• Resultado de las encuestas de satisfacción y percepción del RUNAP.
• Capacitación sobre los ajustes y actualizaciones a la plataforma RUNAP relacionados con la inscripción de áreas protegidas.
• Sensibilización de la versión actualizada del "Manual vigente del usuario documentador del RUNAP código SINAP_MN_02" y su disponibilidad online cuando se está trabajando en la plataforma.
• Análisis de contraste de correspondencia y registro de áreas protegidas.
• Avances en la resolución de traslapes o superposiciones entre las áreas protegidas del SINAP.
• Revisión de algunos casos que requieren ajuste de la información registrada en el RUNAP por parte de las autoridades ambientales.
• Resolución de dudas e inquietudes de las Corporaciones.
La periodicidad con la que se realizan las sensibilizaciones a las fuentes se dará de acuerdo con las siguientes condiciones:
• Presencial/virtual: Cada vez que exista un cambio significativo en los procedimientos.
• Digital: permanentemente a través de piezas comunicativas, correos electrónicos, contenido en la website del RUNAP.
• Individual: Por solicitud directa de la fuente.