Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN/ ACOPIO
En la estructura orgánica del DANE, la Dirección de Recolección y Acopio (DRA) es responsable, desde el punto de vista técnico, de diseñar el operativo de recolección con base en una función de producción, conforme al Modelo Genérico del Proceso Estadístico (GSBPM, por sus siglas en inglés). Asimismo, garantiza mediante procesos y procedimientos controlados el levantamiento de la información primaria, así como la consistencia, validación y coherencia de los datos reportados por la fuente y la cobertura de la operación estadística.
La DRA puede cumplir esta función gracias a que cuenta con una estructura técnica y orgánica articulada entre el DANE Central y las Direcciones Territoriales de la entidad. Adicionalmente, mantiene una interacción permanente con los Grupos Internos de Trabajo (GIT) de Temática Agropecuaria y de la oficina de sistemas (OSIS), con el fin de asegurar la completitud, calidad y consolidación de la base de datos, que es el insumo central para la producción y difusión de los resultados propios de la operación estadística.
a) Estructura Operativa
Los procesos de coordinación y supervisión son esenciales para el éxito de la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA), porque constituyen el filtro técnico de la información recolectada en campo; por tanto, es fundamental velar por el buen desempeño en el desarrollo de las actividades operativas.
La cobertura de la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA) comprende áreas rurales pertenecientes a municipios seleccionados en la muestra de los departamentos de Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó, Córdoba, Cundinamarca, Huila, La Guajira, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima, Valle del Cauca, Putumayo, Vichada, Guainía, Amazonas, Vaupés, Guaviare, y el Archipiélago de San Andrés y Providencia.
Una vez la muestra es seleccionada, se procede a organizarla por regiones operativas. Cada región se divide en módulos de trabajo, cuyo número se determina de acuerdo con el tiempo estimado para la realización de la labor en campo, teniendo en cuenta que cada módulo corresponde a una semana de trabajo durante el operativo. Estos módulos de trabajo se planifican teniendo en cuenta aspectos de tamaño, cercanía geográfica, facilidad de acceso, disponibilidad de transporte y optimización de los recursos, con el fin de mejorar la eficiencia de la recolección, la supervisión de campo y mejorar el barrido de los conglomerados.
La estructura operativa para el desarrollo del trabajo de campo está en cabeza de las direcciones territoriales del DANE, las cuales desarrollan estos operativos conforme al diseño metodológico y muestral establecido por las direcciones técnicas y la cobertura geográfica definida en la operación estadística.
Las Direcciones Territoriales son responsables de la contratación del personal por rol y de las diferentes actividades requeridas para la recolección de la información de la operación estadística, entre ellas el suministro de los materiales y equipos, así como de la logística de retorno de estos. Las cantidades de personal, los perfiles para cada rol y las responsabilidades de cada uno de ellos se pueden consultar en el plan de recolección de la operación estadística.
En la figura 8 se observa la estructura organizacional del operativo de la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA).
Figura 8. Estructura organizacional del operativo para la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA)
Fuente: DANE-DRA
Para efectos de la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA), los roles que hacen parte del operativo en campo son:
Coordinador Administrativo: rol encargado de la contratación del personal requerido en cada dirección territorial o sus dependencias para el desarrollo del operativo de campo. Su gestión inicia con el seguimiento a la oferta del Banco de Prestadores de Servicios Operativos (BPSO) según los lineamientos para cada rol y culmina con la firma de los contratos correspondientes.
Coordinador Operativo (sede - subsede/dirección territorial): rol encargado de la verificación de la disponibilidad presupuestal de cada rol a contratar, la asignación de recursos a cada registro presupuestal y la designación del asistente de encuesta para la operación estadística. El coordinador operativo también es responsable del alistamiento requerido para el inicio del operativo, lo que incluye actividades de logística relacionadas con la adecuación de instalaciones para el entrenamiento y aplicación de pruebas de selección para los aspirantes, así como lo necesario para el reentrenamiento de los roles contratados y la entrega de los elementos de identificación y herramientas para la ejecución del contrato
Asistente de encuesta: rol asignado a un funcionario vinculado a la entidad, por la coordinación operativa, para ejercer como supervisor y hacer control y vigilancia a las personas contratadas. El asistente de encuesta es responsable del operativo en campo con la logística de preparación, ejecución de la operación estadística, la transmisión o entrega de la información recolectada, relación de cuentas de cobro conforme a los lineamientos metodológicos y presupuestales definidos para la operación estadística.
Coordinador de campo: rol con la responsabilidad de encargada de coordinar, planear y distribuir de acuerdo con la muestra asignada en su región el operativo de campo de la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA) y las fuentes establecidas para los Productores de Lista (PL). Debe diligenciar el formato S-01 Control de Conglomerados Terminados. Algunas de las actividades del coordinador de campo son:
- Garantizar el éxito del operativo de campo; es el/(la) responsable de que se visiten todos los conglomerados y se entreviste cada una de las Unidades de Producción Agropecuarias (UPA);
- Conocer el proceso de diligenciamiento, desde el inicio hasta el fin del formulario de la encuesta;
- Garantizar que se envíe de manera oportuna y diariamente la información por parte de quien realiza el análisis de información;
- Revisar y corregir inconsistencias, dar soporte en campo al personal y, así mismo, diligenciar el formato de control S-01 Control de Conglomerados Terminados según los lineamientos establecidos por DANE Central. Verificar la disponibilidad presupuestal de cada rol a contratar, la asignación de recursos a cada registro presupuestal y la designación del asistente de encuesta para la operación estadística.
Analista de información: rol responsable del análisis de la información recolectada, conforme a la cobertura asignada, garantizando calidad y oportunidad en el proceso. La persona que realiza las actividades de análisis de información debe garantizar el entrenamiento en conceptos técnicos como manejo del DMC, copias de seguridad y demás funciones de acuerdo con cada rol. Debe conocer el contenido de todo el formulario de la encuesta, enviar diariamente la información recibida, revisar y corregir inconsistencias, dar soporte técnico durante el operativo al personal de campo y diligenciar los formatos de control según los lineamientos establecidos por el DANE Central. Algunas de las actividades del analista de información son:
- Instalar y configurar los programas necesarios en el DMC para el óptimo desarrollo de la encuesta;
- Realizar la sincronización de la información de los DMC y transferirla por sistema FTP al DANE Central, verificando la NO duplicidad de los datos enviados;
- Organizar en carpetas con nomenclatura específica la información a sincronizar; a su vez, debe realizar copia de seguridad de la información (backup) durante el proceso;
- Digitar y reportar según protocolo establecido en su totalidad los formatos de control vía Web E-03 Control de aprovechamiento de la tierra, número de lotes e inventario pecuario, S-01 Control de conglomerados terminados y el formato S-02 Control de entrega de información, requeridos para el control operativo y de sistemas en los tiempos establecidos.
Supervisor de campo: persona encargada de distribuir las cargas de trabajo; presentación ante las autoridades locales o en el territorio. Este rol es responsable de garantizar la permanencia de su equipo en campo, ubicarlos, organizar la información recolectada, revisar y corregir inconsistencias, garantizar el cierre de áreas de los conglomerados, entregar diariamente la información en DMC; realizar copias de seguridad y diligenciar los formatos S-01, S-02 y S-03.
Algunas de las actividades de este rol son:
- Planear los recorridos y distribución de los conglomerados al personal asignado;
- Supervisar el trabajo de los encuestadores(as) y controlar la calidad de los conglomerados finalizados de acuerdo con el área de cada uno de ellos;
- Revisar la información recolectada en campo y verificar rendimientos de cosechas de los cultivos haciendo un comparativo con los rendimientos de la región; de existir un rendimiento bajo o muy alto, hacer su respectiva justificación;
- Diligenciar el formato S-01 Control de conglomerados terminados (reporte de los conglomerados realizados en campo); esta información debe ser entregada los miércoles y sábados de cada semana al coordinador(a) de campo. El formato S-02 Control de entrega de la información (Datos que identifican las encuestas que se entregan al analista para ser transmitidas a DANE Central) y el formato S-03 Reentrevista con la periodicidad definida en el presente manual;
- Entregar al analista de información a diario los formatos E-03 Control de aprovechamiento de la tierra, número de lotes e inventario pecuario (identificar el aprovechamiento y uso del suelo el día de la entrevista, área de los lotes, área de todas las UPA del conglomerado) diligenciados por parte de los (las) encuestadores(as) para que sean ingresados en el aplicativo web;
- Entregar inconsistencias de las encuestas y comprobar que se corrijan;
- Controlar la cobertura de los conglomerados asignados;
- Verificar que los (las) encuestadores(as) se desplacen a los conglomerados asignados y que lleven consigo los elementos indispensables para realizar la jornada de trabajo;
- Verificar que sus encuestadores(as) tengan el medio de transporte adecuado para realizar el trabajo de campo;
- Acompañar a diario al personal de campo;
- En caso necesario, realizar reentrenamiento al personal;
- Controlar los elementos y materiales del personal;
- Hacer copias de seguridad de datos.
- Sincronizar diariamente cada uno de los DMC de los encuestadores(as) a cargo.
En el operativo para la región de la Amazonía se diligencian: el formato S-01 control de conglomerados terminados; S-02 control de entrega de la información; S-04 control de conglomerados; S-05 control de entrega de información a la Organización de Pueblos Indígenas de Colombia - OPIAC; y el formato S-06 control de comunidades indígenas, formulario de capitanes.
Encuestador (recolector): i) es responsable de realizar la recolección de la información, con calidad y oportunidad, según cronograma y ruta asignada; ii) debe realizar el diligenciamiento del cuestionario de la ENA en el DMC con su respectiva georreferenciación, la cual debe estar completa, consistente y con apego al marco ético de las operaciones estadísticas; iii) debe realizar copias de seguridad y el diligenciamiento de los formatos E-02 y E-03; iv) debe corregir los datos después de recibir el reporte del (la) supervisor(a).
En la aplicación de la ENA en la región de la Amazonia, se utilizan: el formato E-04: Ubicación del conglomerado terminado; y el formato E-05: Uso actual del suelo, aprovechamiento de la tierra e inventario pecuario.
En la ENA, el rol del encuestador se define según el marco: i) encuestador de área; y ii) encuestador de lista:
Encuestador de área: visita cada una de las unidades de producción agropecuaria - UPAS, identificadas y delimitadas dentro de los conglomerados asignados, registra la información suministrada por el informante idóneo y diligencia los formatos de control según los lineamientos establecidos por el DANE Central. Otras actividades de este rol son:
- Recolectar personalmente la información requerida a través de entrevistas directas al productor agropecuario o encuestado idóneo.
- Tomar un punto GPS en el Dispositivo Móvil de Captura (DMC) en cada una de las UPA visitadas de los conglomerados asignados por el (la) supervisor(a).
- Recolectar de manera adecuada la información, leyendo textualmente los enunciados de las preguntas, siguiendo los flujos de información y realizando los cálculos necesarios aplicando la metodología establecida.
- Entregar diariamente la información de las encuestas diligenciadas en el DMC al supervisor(a), para la revisión y posterior envío a DANE Central.
- Entregar diariamente al supervisor(a) los formatos de control diligenciados en campo E-02 Ubicación del Conglomerado y E-03 Control de aprovechamiento de la tierra, número de lotes e inventario pecuario.
Encuestador de lista: la función principal es la visita y recolección de la información en las gerencias de las empresas dedicadas a la producción del sector agropecuario según la muestra asignada proveniente del marco de lista. Algunas de las actividades de este rol son:
- Planear y distribuir de acuerdo con la muestra asignada la agenda de visitas técnicas en coordinación con cada fuente.
- Garantizar el desplazamiento a las sedes administrativas y/o Unidades de Producción Agropecuaria UPA de las fuentes asignadas.
- Enviar con la periodicidad establecida por DANE Central los formatos de seguimiento al Equipo Logístico de Encuestas Agropecuarias.
- Sostener comunicación permanente con el (la) coordinador(a) de campo sobre el avance, dificultades y gestión sobre las actividades realizadas.
El compendio de formatos utilizados de acuerdo con los roles y responsabilidades del operativo de campo y la fase de recolección y acopio se registra en el repositorio oficial del DANE: Archivo Nacional de Datos (Anda), en el acervo de materiales relacionados de la operación estadística, en el siguiente enlace: <https://microdatos.dane.gov.co/index.php/catalog/749/related-materials>
En el DANE, para lograr los objetivos de la operación estadística, se requiere del trabajo articulado con otras dependencias y líderes del proceso misional de producción estadística. A continuación, se listan las principales instancias junto con sus competencias específicas:
Dirección de Metodología y Producción Estadística (DIMPE): i) proponer al líder del proceso las políticas que deban seguirse para el diseño, desarrollo e implementación de las investigaciones estadísticas, teniendo en cuenta los requerimientos técnicos y la normatividad vigente; ii) coordinar e impartir las instrucciones para llevar a cabo las actividades de diseño, recolección, procesamiento y publicación de los resultados de las investigaciones estadísticas que realiza la entidad en cumplimiento de su misión institucional; iii) Dirigir los proyectos relacionados con las normas técnicas relativas al diseño, producción, procesamiento, análisis, uso y divulgación de la información estadística estratégica en materia social y económica; iv) responder técnicamente por los procesos de producción, recolección, crítica, procesamiento y control.
El GIT de Temática Agropecuaria define los lineamientos metodológicos de la operación estadística y, una vez recolectada la información, realiza los procesos de verificación, análisis y revisión de su consistencia técnica. Para ello, contrasta con información interna y externa. Posteriormente, elabora los documentos con los resultados para su publicación.
Así mismo, la coordinación de este grupo tiene la responsabilidad de definir el cronograma de trabajo y los lineamientos básicos y las pautas que deben tenerse en cuenta en el desarrollo de las actividades de mejoramiento continuo.
Dirección de Recolección y Acopio (DRA): i) dirigir, articular y coordinar la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las actividades relacionadas con la recolección y acopio de la información requerida para las operaciones estadísticas, atendiendo los estándares de calidad y conforme a lo establecido en el modelo del proceso estadístico adoptado por el Departamento; ii) Innovar en materia de sistemas, técnicas y métodos en la fase de recolección y acopio con el propósito de mejorar la calidad del proceso estadístico y sus resultados; iii) garantizar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos de corrupción, de seguridad de la información y de gestión en la fase de recolección y acopio del proceso de producción estadística; y iv) responder técnicamente por los procesos de producción, recolección, crítica, procesamiento y control de calidad de las investigaciones de carácter económico y social.
En el marco de la ENA, el GIT Agropecuario a cargo de la operación estadística es responsable del diseño y la ejecución de la etapa de recolección de información, garantizando la calidad de los datos, la completitud de la información y la cobertura de la operación estadística. Adicionalmente, realiza el coste de la operación estadística en términos operativos, establece los requerimientos de personal para desarrollo del operativo, solicita la publicación de la convocatoria en la página web del DANE y elabora los estudios previos para realizar la contratación del personal en cada Dirección Territorial (sedes y subsedes).
Dirección de información Geoestadística (DIG)): i) diseñar y ejecutar las operaciones que garanticen la georreferenciación de la información estadística que requiera el país para la planeación y toma de decisiones por parte del gobierno nacional y los entes territoriales; ii) diseñar y desarrollar el Sistema de Información Geoestadístico, así como implementar, actualizar y administrar el Marco Geoestadístico Nacional; iii) aplicar las metodologías nacionales e internacionales en materia de georreferenciación que garanticen la veracidad, imparcialidad y oportunidad de la información estadística estratégica; iv) diseñar y ejecutar el montaje de las bases de datos espaciales dentro y fuera del DANE; v) planear y realizar los recuentos de viviendas, hogares y establecimientos para la realización de operativos censales y encuestas por muestreo; vi) elaborar los proyectos de normas técnicas relativas al diseño, producción, procesamiento, análisis, uso y divulgación de la información estadística estratégica, en materia de georreferenciación y uso de marcos geo estadístico únicos.
En el marco de la ENA, la DIG contribuye a su desarrollo desde dos Grupos Internos de Trabajo: i) GIT Marco Geoestadístico Nacional, encargado de suministrar el marco sobre el cual se define y actualiza la muestra; además, prepara el material cartográfico (análogo y digital) que se utiliza durante el operativo de campo; y facilita el análisis de la validación y la consistencia de la información recolectada a través de cruces espaciales. ii) GIT Gestión de Geoinformación, encargado del desarrollo e implementación de la aplicación utilizada para la medición de las áreas de las UPA en campo, así como de los geovisores empleados para el seguimiento del operativo en campo y para el diligenciamiento de la información espacial de los productores de lista.
Oficina de Sistemas (OSIS): i) establecer, coordinar y hacer seguimiento a los planes estratégicos de tecnología y sistemas del DANE; ii) realizar o propiciar investigaciones sobre metodologías, normas y estándares sobre sistemas y tecnologías de información y comunicaciones, que deban ser adaptados y utilizados por el DANE; iii) diseñar planes de seguridad y calidad que deban ser adoptados en los diferentes procesos informáticos y tecnológicos del DANE; iv) coordinar el uso e implantación de los sistemas, tecnologías de Información y comunicaciones, para los procesos de producción, recolección, crítica, procesamiento y control de calidad de las investigaciones del DANE; v) apoyar las actividades de análisis, desarrollo e implantación de los sistemas de información necesarios para dar cumplimiento a los compromisos del Departamento.
La OSIS, atiende las demandas de la ENA a través del GIT Apoyo informático a operaciones censales. Se encarga de desarrollar el formulario en DMC, de acuerdo con las especificaciones de validación para la operación estadística; realiza el diseño, la creación y la custodia de las bases de datos. Brinda el soporte técnico, mantenimiento, desarrollo y mejoras a los aplicativos diseñados para el procesamiento de la información de las bases de datos de toda la cadena de valor, según el modelo de producción GSBPM que sigue la operación estadística. Adicionalmente, realiza los desarrollos y los mantenimientos de las aplicaciones utilizadas para el seguimiento y reportes del operativo.
Dirección de Difusión y Cultura Estadística (DICE): i) diseñar y ejecutar los programas de difusión del Departamento que promuevan la utilización de la información estadística a nivel nacional, sectorial y territorial; ii) establecer las estrategias para la difusión, fomento y desarrollo de la cultura estadística en el país, en coordinación con las Direcciones Técnicas y Direcciones Territoriales del DANE; iii) definir la información estadística estratégica que deba generarse a nivel nacional, sectorial y territorial; iv) coordinar y ejecutar los procesos de aprendizaje de los equipos operativos de la entidad y de sensibilización para promover la Cultura Estadística; v) implementar y coordinar las actividades referentes a la atención y servicio a las personas usuarias de la información estadística.
La DICE, en el marco de la ENA, habilita el ambiente en la página web de la Entidad para la publicación de los resultados de la operación estadística, conforme a lo establecido en el plan de difusión y de acuerdo con el cronograma de publicación. Igualmente, dispone los canales de comunicación para el acceso de los usuarios y realiza seguimiento a las consultas de estos a los productos de difusión. Adicionalmente, diseña y desarrolla el entorno de aprendizaje y de pruebas para el personal operativo y aporta en la realización del material de sensibilización.
El diagrama de nivel uno, que se presenta en el apartado 1.7 Diseño de flujos de trabajo de la presente metodología, ilustra la participación de las diferentes direcciones técnicas, áreas asesoras y de soporte y su interrelación en la cadena de valor del proceso de producción estadística, según el GSBPM, que sigue la Encuesta Nacional Agropecuaria (ENA).
b) Métodos y estrategias de recolección o acopio de datos
Conforme a la dinámica de la operación estadística, el método de recolección es la entrevista directa y la estrategia de recolección se centra en la visita a la fuente primaria, conforme a la programación operativa y de campo. Este se realiza en 32 departamentos de Colombia, distribuidos en 28 regiones; dependiendo de la muestra asignada en cada una, permite determinar los roles y número de personas a laborar:
- Para las regiones grandes, que son las que tienen mínimo 3 grupos de trabajo, cuentan con todos los roles estimados para el operativo: coordinador(a) de campo, analista de información, supervisor(a), encuestador(a);
- Existen regiones que cuentan solo con 2 grupos de trabajo, en las cuales no va el rol de analista de información, debido a la menor carga de conglomerados a realizar, estas labores quedan a cargo del (la) coordinador(a) de campo;
- Para las regiones pequeñas solo se cuenta con el rol de encuestador(a), ya que tienen una carga de conglomerados mínima y se pueden realizar todos los procesos con el apoyo de DANE Central. En las regiones que hay un solo grupo de encuestadores(as) se cuenta con el rol de coordinador(a) de campo quien debe realizar sus labores junto a las de analista de información y supervisión;
- El rol de encuestador(a) especializado se emplea en las regiones donde se cuente con fuentes establecidas para los Productores de Lista (PL);
- Para el inicio del operativo de campo, el coordinador(a) debe organizar su grupo de trabajo, asignando 1 (un) supervisor(a) a tres (3) o más encuestadores(as), dependiendo de la región y la carga asignada;
- El número de supervisores(as) dependerá de la organización de la región o de la cantidad de conglomerados a trabajar. La sede de trabajo se denomina sede de región y está ubicada en la cabecera de un municipio.
La recolección de esta operación estadística se realiza con un Dispositivo Móvil de Captura (DMC) en el cual se instala el aplicativo ENA según el año de la iteración específica. Esta aplicación contiene el cuestionario que se debe diligenciar en las entrevistas directas a los productores agropecuarios en cada Unidad Productora Agropecuaria (UPA) visitada. Adicionalmente, se cuenta con un aplicativo de delimitación del área de la UPA, que permite obtener una mejor precisión en el levantamiento en campo de esta información geográfica. La ENA no contempla fuentes secundarias para el acopio de información.
La tecnología utilizada para la captura de información de la ENA es el Dispositivo Móvil de Captura (DMC). El desarrollo de sistemas de captura con dispositivos móviles debe integrar aspectos de diseño, instalación y obtención de datos de los DMC y cargue de archivos a la base de datos. Para facilitar la operación, administración y mantenimiento del sistema, se cuenta con el manual del usuario de la ENA.
El diseño de sistemas tiene en cuenta el desarrollo de las siguientes actividades: Diseño y desarrollo del software de captura y generación de instaladores para DMC: en este subproceso se construye el aplicativo del software que será utilizado en el operativo de recolección de la información de la ENA, mediante el desarrollo de cinco fases, a saber:
- Fase 1. Diseño del formulario. En esta fase se crea el formulario de captura con los objetos y herramientas que el software facilita, teniendo siempre en cuenta las normas de validación y consistencia presentadas por el grupo temático de la ENA.
- Fase 2. Configuración de tablas que alimentan el diseño: se preparan los archivos de datos que alimentan el diseño de la encuesta.
- Fase 3. Creación de perfiles del usuario: se implementa en el software de captura la estructura jerárquica con la que se planeó el operativo de recolección en términos del personal y sus funciones. En el software se reconocen los perfiles de las personas que supervisan y las personas que encuestan.
- Fase 4. Creación de la estructura de carpetas para el almacenamiento físico de los datos recolectados en el operativo: pretende estandarizar la nomenclatura que se debe utilizar para la creación de nombres de archivos y de carpetas que se utilizarán durante todo el proceso de recolección, y principalmente agrupar la información del proyecto en una sola parte o espacio físico para coadyuvar al almacenamiento y recuperación eficiente de la misma. En esta estructura se deben almacenar los archivos contenidos en las SD, los reportes de cobertura y las copias de seguridad de la base de datos ORACLE.
- Fase 5. Generación del software instalador del aplicativo para DMC: genera el software instalador del aplicativo para DMC teniendo en cuenta la estructura jerárquica de los perfiles de usuario; este es el último paso antes de la entrada a producción del sistema.
- Instalación del aplicativo de captura DMC: consiste en instalar el aplicativo para la captura de la información en los dispositivos móviles DMC de acuerdo con los perfiles de usuario definidos para el operativo de campo.
Las siguientes son las características de software que se requieren en los equipos servidores de aplicaciones y de base de datos:
- Software suministrado por el DANE para el diseño y construcción de sistemas de captura con Dispositivos Móviles de Captura (DMC).
- Windows 2000 en adelante.
- Lenguaje de programación PHP 5.3.1.
- Motor de base de datos Oracle.
- Servidor virtual Apache versión 2.0.
- Como requisito de software adicional, se cuenta con el sistema operativo Android, instalado en los dispositivos móviles de captura, teniendo en cuenta lo indicado en el manual de diseño de sistema.
El manual del usuario del DMC se aloja en Isolucion bajo el código ENA-MUS-001, en la última versión controlada disponible.
- La ENA cuenta con manuales según roles y responsabilidades, diseñados para asegurarla ejecución del diseño de recolección bajo lineamientos objetivos insesgados. y que se incluyen como parte del material de entrenamiento del personal:
- Manual operativo: determina y describe los lineamientos de los diferentes procesos que se deben llevar a cabo para la implementación, monitoreo, control y seguimiento a la ejecución del operativo en campo de la ENA, con el fin de garantizar la calidad, cobertura y oportunidad en la recolección de la información.
- Manual de usuario: dirigido a los encuestadores y especifica los pasos a seguir en el inicio y fin de la ENA a través de los dispositivos móviles de captura (DMC).
- Manual de usuario del sistema de procesamiento: dirigido a los analistas de información de la ENA, en el cual se consolida todo el proceso de trabajo desde la instalación de la aplicación en el DMC hasta las labores propias del analista y todo el proceso de consolidación y envío de información.
- Manual de diligenciamiento y del encuestador: orienta a las personas encargadas de recolectar la información, sobre el diligenciamiento del cuestionario, periodos de referencia, y manejo de situaciones que se pueden presentar al momento de la recolección de la información, impartiendo los lineamientos necesarios para garantizar la calidad de la información recolectada.
- Manual de uso de fotografía aérea y cartografía topográfica: entrena al personal que participará en la recolección de datos de la encuesta sobre el manejo de fotografías aéreas y cartografía.
- Manual de supervisión y coordinación: orienta y guía al personal operativo y de análisis de información en las actividades a desarrollar, impartiendo los lineamientos técnicos, logísticos, preoperativos, operativos y posoperativos para el apoyo en la toma de decisiones que garanticen el control de cobertura y la calidad de la información recolectada en la ENA.
- Manual de entrenamiento: describe los principales aspectos a tener en cuenta en el entrenamiento del personal del DANE central y el entrenamiento del personal operativo de campo de la ENA de tal forma que, se garantice la apropiación de los conocimientos, el desarrollo de competencias y habilidades destrezas para la correcta toma de la información durante el operativo de campo de la ENA.
c) Esquema de entrenamiento del personal
El entrenamiento es un factor determinante para lograr la ejecución efectiva de la operación estadística, y se enfoca en desarrollar las competencias necesarias para lograr el desempeño idóneo según los roles y responsabilidades establecidas y en el ciclo continuo de mejora. El programa de entrenamiento se realiza en dos momentos:
- Entrenamiento al personal en ambiente virtual
Focalizado en interesados que apliquen a la invitación pública vigente, de acuerdo con la temática, el rol, el personal requerido y demás aspectos centrales del entrenamiento; si la parte interesada cumple con los requisitos mínimos, se le permitirá acceder a diferentes recursos que lo pondrán en contexto con la entidad (DANE), el operativo y las actividades relacionadas con el rol al que se inscribió.
Para ello, los grupos internos de trabajo de las direcciones técnicas (DIMPE; DICE; DRA y DIG) y la Oficina de Sistemas diseñan y alistan el material de aprendizaje, que comprende generalidades, datos relevantes de la metodología de la operación estadística, aspectos relevantes de sensibilización, uso del DMC, etc.
La Dirección de Difusión y Cultura Estadística (DICE) suministra información para el aprendizaje relacionado con las generalidades de la entidad (misión, visión, la Ley 2335 de 2023 de Estadísticas Oficiales de Colombia, etc.), habilidades blandas, enfoque diferencial e interseccional y paquetes informativos de temas como “Para que nos abran la puerta”, “Para comunicarnos mejor” y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Una vez se define la estructura del equipo de trabajo requerido en cada una de las coordinaciones operativas (cantidades de personal, perfiles, roles) y responsabilidades, se realiza una invitación pública a partes interesadas con el fin de conformar el Banco de Prestadores de Servicios Operativos (BPSO). El resultado final de este proceso es la inclusión del aspirante en el BPSO.
Los aspirantes matriculados conforme al rol en el que se han inscrito, tienen acceso a la información requerida para la presentación de la prueba de valoración de apropiación de conocimientos, que se realiza en un día y hora específicos, de manera presencial en cada Dirección Territorial o dependencia de la entidad. Esta valoración determinará si su inscripción es satisfactoria y conformará el BPSO.
Seleccionados los aspirantes para ser contratados, se procede con la segunda fase, que incluye material dispuesto en la plataforma de Aprendanet. En caso de que se presente una convocatoria desierta para alguno de los perfiles requeridos, se revisa el BPSO y se seleccionará conforme al cumplimiento de requisitos.
El personal del DANE Central que pertenece al grupo de trabajo de la ENA asiste a un entrenamiento denominado de nivel 0, donde cada área da a conocer e identifica las temáticas básicas para el proceso de entrenamiento con su debida explicación. Este espacio permite, además, identificar los procedimientos, formatos, herramientas, aplicativos y materiales que utilizan los encuestadores y el personal de las territoriales durante el desarrollo del operativo de campo. La ENA cuenta con manual de entrenamiento que está dispuesto en la plataforma Isolucion.
Con el fin de velar por la correcta implementación de los criterios metodológicos y operativos de la operación estadística, se realizan reentrenamientos, brindando las aclaraciones y precisiones ante aquellos aspectos en los que se evidencia mayor debilidad o desconocimiento por parte del equipo de trabajo. Para el caso de la región de la Amazonía, se aplican los principios, esquemas y formatos de alistamiento, seguimiento, control operativo y logística de campo conforme al diseño metodológico de la ENA 2023.
d) Proceso de sensibilización y acuerdos de intercambio
Según el Sistema Armonizado de Conceptos del DANE, la sensibilización es el “proceso comunicativo dirigido a las fuentes y a los grupos de interés para facilitar la entrega de los datos requeridos por la operación estadística” bajo un ambiente de colaboración, acercamiento y conocimiento de la población objetivo. En el DANE, el proceso de sensibilización a las fuentes o informantes, en las operaciones estadísticas, está a cargo de la Dirección de Recolección y Acopio (DRA), que actúa a través de las Direcciones Territoriales con el equipo conformado.
La sensibilización se realiza previo a la apertura de la recolección y acopio de la información requerida. La sensibilización hacia el (la) productor(a) agropecuario o encuestado idóneo permite dar a conocer la operación estadística y sus pormenores. Este proceso se adelanta en dos momentos: uno, presencial con entrevista directa en la fuente o con el informante, y el otro, a través de comunicación escrita cuando se requiera. En la primera aproximación se informa sobre aspectos metodológicos, los objetivos y el instrumento de captura de la encuesta; se cita la de reserva estadística y la Ley de Estadísticas Oficiales.
El componente operativo de la ENA se presenta con una carta ante las alcaldías municipales que incluye los objetivos de la encuesta, la lista del personal que compone el grupo operativo y los días en los que se pernoctará en dicho municipio. El objetivo de esta carta es sensibilizar a las autoridades locales y consultar sobre las condiciones de seguridad que puedan afectar el operativo en campo.
Durante la fase de recolección, también se desarrolla un proceso de sensibilización a las fuentes que proporcionan información a la operación estadística, el cual consiste en enfatizar sobre el objetivo e importancia de esta, sus alcances, el uso y potencialidades de la información publicada para la toma de decisiones, aspectos relevantes sobre la reserva estadística y confidencialidad de la información. Para las personas jurídicas o naturales que se sensibilizan por primera vez o son renuentes a dar información, este proceso se realiza mediante comunicación escrita y se utiliza el documento tipo parámetro con que cuenta la operación estadística. Esta actividad está a cargo del coordinador operativo en cada Dirección Territorial o la dependencia donde esta se desarrolla, según sea el caso.
En la ENA no se establecen acuerdos de intercambio y no se demanda la intervención del Proceso de Gestión de Proveedores de Datos, debido a que la información se obtiene directamente en campo mediante el método de recolección a través de entrevista directa a la fuente o informante idóneo.