Cleaning Operations
CONSOLIDACIÓN DE ARCHIVOS
Al recibir la información por parte de cada técnico, se debe organizar en un árbol jerárquico establecido con antelación de la siguiente forma: departamento, municipio, carpeta de envío (monitor, encuestador, fecha y hora de sincronización y carpeta que contiene los puntos completos).
A los archivos recibidos se les realiza un proceso de transformación que permite la lectura y cargue de la información contenido en los mismos a la base de datos.
La estructura de la base de datos esta divida en: tabla de muestra, tablas de control y así como las que contienen la información recolectada referente a los diferentes capítulos de la encuesta.
Las tablas de la base de datos tienen relación entre si, de acuerdo a las reglas de normalización, además de criterios como: llave primaria, llave foránea e índices, que permiten una mejor interrelación, desempeño y funcionalidad en la base de datos.
Una vez los archivos son transformados, se inicia el proceso de cargue a la base de datos, la información contenida en los archivos es leída, validada, organizada y finalmente cargada.
El principal criterio de clasificación al momento de la generación de reportes que muestran la información almacenada, es la división político-administrativa del país; estos reportes son generados tanto a nivel nacional como departamental, municipal, así como por entidades seleccionadas en la muestra.
TRANSMISIÓN DE DATOS A DANE CENTRAL
Terminadas las sesiones diarias de recolección de información del formulario en DMC por parte del encuestado, el monitor verifica los datos recolectados durante el día, realiza el correspondiente cierre de los puntos diligenciados, genera los backups al finalizar cada sesión y antes de sincronizar la información.
Una vez los puntos han sido cerrados por parte del monitor se realiza un proceso conocido como “sincronización de máquina “, cuyo objetivo es la transmisión de la información almacenada en la DMC de cada encuestador hacia la tarjeta SD (Secure Digital) del monitor.
El paso a seguir por parte del monitor es la entrega de la información almacenada en la SD al técnico de sistemas de la subsede, el cual tiene como función realizar el proceso de sincronización de la información hacia el PC a través de las instancias permitidas por el aplicativo SysSurvey (Centro de Acopio, Territorial o Regional y Servidor).
Esta información debe ser enviada a Dane Central a través de conexión mediante protocolo FTP (File Transfer Protocol), teniendo en cuenta la dirección hacia la cual se va a conectar, así como los permisos y claves de acceso asignadas por parte de Dane Central; allí se almacena diariamente la información recolectada en campo junto con los backups generados en ése proceso, de acuerdo a la estructura de archivos definida.
En el método de recolección por formulario electrónico, se transmite en línea, hacia una base de datos estructurada en ORACLE, lo cual permite que a medida que el usuario diligencie el formulario, la información sea almacenada y consultada en tiempo real.
Se definen perfiles de usuario con permisos definidos de acuerdo al rol que desempeñe en el operativo, los usuarios son:
- Funcionario de la entidad, quien autodiligencia y consulta la encuesta a través de la página Web
- Call Center, quien consulta el estado del operativo, el reporte de cobertura y el listado de usuarios activos seleccionados por entidad.
- Coordinador territorial, quien diligencia las novedades, consulta el estado del operativo y reportes de cobertura.
- Administrador grupo temático u operativo, quien consulta el estado del operativo y reportes de cobertura.
- Administrador de base de datos, quien tiene control y responsabilidad total sobre la información almacenada en la base de datos.
Los backups de bases de datos en el servidor ORACLE, se realizan de manera automática y programada diariamente en un horario previamente establecido, siendo éstos responsabilidad del Administrador de bases de datos de la entidad DANE Central.
NORMAS DE VALIDACIÓN Y CONSISTENCIA
En conjunto con el equipo temático, estadístico y de sistemas, se verifica que el desarrollo final de los formularios de captura en DMC y electrónico, cumplan con el diseño determinado de normas de validación y consistencia establecidas para esta encuesta; este proceso se lleva a cabo realizando pruebas por parte de los equipos involucrados en el desarrollo, cabe aclarar que estas pruebas se realizan antes del inicio del operativo en campo con el fin de hallar posibles errores, además de unificar conceptos con respecto a los formularios.
VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA INTERNA DE LOS DATOS Y AJUSTES
El principal tipo de inconsistencia interna que puede ocurrir son los registros duplicados en la base de datos; con esto se genera un reporte que se envía a cada territorial para su verificación por parte del equipo operativo, el cual una vez consolidados y evaluados los registros de campo contra los reportes enviados, deben informar cualquier irregularidad encontrada a DANE Central, donde el equipo de sistemas asignado a la encuesta, se encarga de realizar los cambios correspondientes, así como la consolidación final de la base de datos.
Otro procesamiento
SENSIBILIZACIÓN
Esta actividad se desarrolla en dos etapas, una general llevada a cabo por el DANE Central, y otra a cargo de las Direcciones Territoriales, tanto para el Distrito capital y Gobernación de Cundinamarca como para las otras Gobernaciones:
* *General: proceso de primer acercamiento a las entidades territoriales por parte del DANE Central mediante su grupo temático y operativo, en el cual se contemplan lo siguientes pasos:
- Renovación de la base de datos de la nómina de cada entidad territorial.
- Comunicación a Gobernadores, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la coordinación operativa de las Oficinas de Recursos Humanos, Talento Humano, o su equivalente en cada entidad territorial.
- Comunicación del DANE a los Jefes de las secretarías de personal o de talento humano de cada una de las entidades territoriales, en la cual se informa la realización de la encuesta y se solicita la colaboración para la logística de recolección.
- Comunicación del DANE, firmada por directores territoriales, a servidores seleccionados de nivel 1y 2 de las gobernaciones correspondientes a Antioquia, Valle, Atlántico, Santander, Cundinamarca y el Distrito capital, en la cual se informan los respectivos “usuarios y contraseñas” para acceder al formulario electrónico desde cualquier punto de Internet. En las otras gobernaciones sus servidores responden la encuesta mediante autodiligenciamiento asistido en los Dispositivos Móviles de Captura DMC.
** Territorial: segundo acercamiento a entidades territoriales, dirigido por la coordinación del operativo, en el cual se contemplan los siguientes pasos:
- Envío de las comunicaciones de acceso al formulario de los funcionarios seleccionados de nivel 1 y 2.
- Contacto telefónico con las entidades para asegurar la recepción y entrega de las cartas a los funcionarios, y para coordinar la logística del operativo de recolección con las entidades.
- El punto anterior, se puede acompañar de una visita directa a las entidades para informar y organizar con los responsables de Recursos Humanos la respectiva coordinación operativa de la recolección de la encuesta.
- Promoción y difusión de la encuesta en el interior de cada una de las entidades, mediante entrega y fijación de afiches y volantes, alusivos a la encuesta.
CAPACITACIÓN
El DANE Central, por medio del equipo temático, estadístico, operativo y de sistemas, realiza una capacitación a los representantes de las oficinas territoriales del DANE, (operativo y se sistemas), en las instalaciones del DANE Central por tres (3) días en el cual se trabajan cinco aspectos fundamentales:
- Objetivos y antecedentes de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Nacional.
- Diseño temático de la encuesta.
- Aspectos sobre sistemas, manejo, operación, diligenciamiento de la encuesta en la página web y mediante DMC, sincronización de los DMC, back-up y descarga de las encuestas a la base de datos.
- Operativo de campo.
- Simulación de operativos.
De esta forma, las Direcciones Territoriales disponen de la información suficiente para capacitar a monitores, supervisores y coordinador en el manejo del operativo desde cada una de ellas, según el personal de cada sede o subsede.
ESQUEMA OPERATIVO, MÉTODO Y PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN
* Auto-diligenciamiento libre con formulario electrónico vía página Web
El operativo de recolección de información contempla un primer componente por el método de auto-diligenciamiento libre para desarrollar la encuesta, mediante la utilización de la página Web del DANE para servidores de nivel 1, Directivos/Asesores/Ejecutivos, y de nivel 2, Profesionales/Técnicos en las gobernaciones de Antioquia, Valle, Atlántico, Santander, Cundinamarca y el Distrito capital, que al ser seleccionados deben diligenciarla utilizando sus propios computadores con conexión a Internet en sus sedes, o bien desde cualquier punto con servicio de Internet que pueda acceder a la página web del DANE. Este ejercicio se realiza, únicamente en estas entidades territoriales por el tema de conectividad por el momento, para la demás deben responder la encuesta mediante auto diligenciamiento asistido por DMC, en sesiones diarias, y por grupos de máximo 10 encuestados.
Las oficinas de recursos humanos de las entidades, registran las novedades de aquellos encuestados que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta, no lo puedan hacer por alguna novedad justificada. De esta forma, estas oficinas diligencian en la columna correspondiente el formato respectivo, la novedad de cada uno. Este formato se entrega posteriormente al monitor o coordinador del DANE Territorial.
Una vez iniciado el plazo de recolección programado para cada una de las entidades -dentro del período de recolección de la encuesta -, los servidores seleccionados en cada una de las entidades territoriales para diligenciar la encuesta del DANE con este método, podrán ingresar a la página Web del DANE, y con las instrucciones indicadas en la carta personalizada, accederán a la encuesta y procederán a su auto-diligenciamiento, en forma individual y libre, hasta su conclusión.
Las encuestas ingresarán directamente a la base de datos del DANE Central y quedarán listas para su procesamiento. Cumplido el trámite del diligenciamiento de la encuesta, los encuestados podrán ingresar a la página Web del DANE y acceder nuevamente a la encuesta mediante su código de usuario y clave, para verificar su encuesta diligenciada, pero no podrán hacerle correcciones ni modificaciones.
En caso de duda o aclaración, los encuestados podrán consultar las ayudas incluidas en el cuestionario electrónico o bien comunicarse vía correo electrónico o en forma telefónica con el equipo operativo de cada territorial (datos incluidos en la comunicación personalizada que recibieron), quienes les ayudarán a resolver las inquietudes.
* Auto-diligenciamiento asistido con dispositivos móviles de captura -DMC
El operativo de recolección de información contempla un segundo componente por el método de auto-diligenciamiento asistido de la encuesta, mediante la utilización de Dispositivos Móviles de Captura -DMC, para los servidores de nivel 3(operativos/administrativos) y las demás gobernaciones, que al ser seleccionadas en la muestra deben diligenciar la encuesta y asistir a una sesión de instrucción, programada en sus propias entidades.
Para el esquema operativo se cuenta con una etapa preparatoria a la recolección que consta de cinco fases, a saber:
1) Actividades de coordinación
Las oficinas de personal o talento humano de Gobernaciones/Distrito Capital deben disponer de un salón para realizar mínimo tres (3) jornadas diarias, cada una de dos (2) horas, para la instrucción y el diligenciamiento de la encuesta a los servidores seleccionados para diligenciar por Dispositivos Móviles de Captura (DMC), durante los días que hayan sido programados para la respectiva recolección.
2) Notificación de los servidores seleccionados
Las oficinas de personal o talento humano de las entidades territoriales recibirán el listado de servidores seleccionados de niveles 1, 2 y 3, en el cual se les indica el método con el cual diligenciarán la encuesta. A los servidores seleccionados para diligenciamiento por DMC, se les comunicará la fecha y la hora indicada de las respectivas sesiones de instrucción y auto-diligenciamiento asistido. Los servidores seleccionados para el diligenciamiento por medio de la página Web del DANE, recibirán una notificación personalizada, donde se les indica el periodo de recolección y las instrucciones para el diligenciamiento de la encuesta.
3) Registro de las novedades de personal en el formato respectivo
Para aquellos servidores que habiendo sido seleccionados para diligenciar la encuesta y no puedan hacerlo por alguna novedad justificada, las oficinas de recursos humanos deben registrar el hecho en la correspondiente columna del formato de control operativo EDID- E 001. Este formato debe ser entregado posteriormente a los monitores del DANE territorial.
4) Recarga de las baterías de los DMC
Previo a cada día de recolección en cada entidad, los monitores del DANE territorial deben recargar las baterías de las máquinas DMC, utilizando los cargadores que les hayan sido entregados.
5) Pre-diligenciamiento de los DMC
Previo a las sesiones de recolección de información en cada entidad, los monitores del DANE deben pre-diligenciar, para cada uno de los servidores que van a recibir la instrucción, las máquinas DMC por utilizar, de tal manera que éstas se encuentren listas y dispuestas convenientemente para que los servidores inicien, en el momento indicado, el auto-diligenciamiento asistido de la encuesta. Posteriormente, la ejecución de recolección difiere según el tipo de recolección planteada para la población objetivo.
En primer lugar, para las sesiones programadas en DMC, se requiere que en cada entidad territorial se programen días específicos de operativos de instrucción y diligenciamiento, para lo cual se debe disponer de un salón a fin de realizar como mínimo tres jornadas diarias de 2 horas cada una, dentro del período de recolección establecido. En casos de contingencia, estas sesiones de instrucción y diligenciamiento, se podrán llevar a cabo con formularios en papel. En última instancia, se recurre a la recolección vía Web.
De esta manera, se culmina con la etapa preparatoria para dar paso al inicio del operativo de recolección de información en cada Gobernación y en el distrito capital, el equipo operativo debe organizar en el salón previamente definido a los servidores convocados a cada sesión y dará inicio a la misma, para lo cual debe cumplir con las siguientes funciones:
Registro de la asistencia en el formato establecido EDID M - 002. Registrará la asistencia en el formato respectivo, comprobando con la presentación de la cédula de ciudadanía la autenticidad de los participantes.
Para el desarrollo de cada sesión, se cumplirá la siguiente guía:
* Presentación
Con relación a la gobernación de Cundinamarca y el distrito capital, las sesiones se programan de acuerdo a un cronograma establecido previamente, en dicho cronograma se especifica la fecha y hora de la sesión por entidad territorial al igual que el número de sesiones para completar la muestra seleccionada y del mismo modo los monitores que asistirán a cada una. Para cada sesión deben asistir y programarse dos monitores, los cuales serán supervisados por un único supervisor que a su vez tendrá a su cargo otros tres grupos de monitores.
En cuanto a las demás gobernaciones, debe procurarse que las sesiones sean llevadas a cabo por dos servidores del DANE, sin embargo algunas de éstas gobernaciones la muestra no es muy amplia por lo que cabe la posibilidad de realizar la sesión solamente por un monitor.
De esta manera, en cada sesión los monitores de salón harán una breve presentación de los siguientes temas:
- Objetivos de la encuesta: una exposición sobre los propósitos de la encuesta, destacando que se trata de captar la percepción que tienen los servidores sobre el ambiente y el desempeño institucional de las entidades públicas territoriales en 32 gobernaciones y el Distrito capital.
- Antecedentes de la encuesta. igualmente se debe ilustrar los inicios de la misma y la continuidad que el DANE le ha dado al proyecto anualmente.
- Entidad responsable de la encuesta: se mencionará que se trata de un proyecto, adelantado por el DANE.
- Confidencialidad y reserva estadística: será indispensable indicar a los encuestados que los datos suministrados son de carácter confidencial, no tienen fines fiscales ni pueden ser utilizados como prueba judicial. Asimismo, que el DANE está obligado a mantener la reserva estadística de la información solicitada, fiel al cumplimiento del artículo 5º de la Ley 79 de 1993.
- Entrega de los DMC a cada servidor: enseguida se hará entrega a cada servidor de la máquina DMC con su correspondiente puntero, según el registro de identificación que haya en el formato de asistencia.
* Instrucciones de manejo y operación de DMC
Mientras uno de los monitores da las instrucciones sobre el manejo y operación de las máquinas DMC, otro estará prestando asesoría a los asistentes y resolviendo las consultas, hasta tener la plena seguridad de que todos estén en condiciones de iniciar correctamente el auto-diligenciamiento.
A continuación, el monitor explicará la mecánica que se seguirá en el auto-diligenciamiento de la encuesta, que consiste en lo siguiente:
- Explicación que el formulario está diseñado y contenido en los DMC.
- Lectura de preguntas y literales que cada una de ellas contenga por parte del monitor y aclaraciones que considere convenientes sobre los contenidos de las mismas
- Aclaraciones sobre conceptos y términos incluidos en la encuesta y que aparecen como ayudas en el texto de las preguntas.
- Tiempo para que los servidores incluyan su respuesta a cada pregunta, en forma libre e individual, antes de continuar con la siguiente.
- Los asistentes (máximo 10 servidores por sesión) deben ir a la par y todos terminarán el auto-diligenciamiento al mismo tiempo.
Antes de iniciar el auto-diligenciamiento, los servidores deben contestar en el DMC, la pregunta de control acerca de si entendió o no todas las instrucciones. Enseguida, se inicia el auto-diligenciamiento asistido por parte de los monitores, con la pregunta B3 “Antigüedad en la entidad”. En caso de que algún funcionario seleccionado, presente impedimento físico que le imposibilite el uso del DMC o dé una razón justificada, se podrá diligenciar la encuesta con formulario en papel, el cual será suministrado por los monitores.
