Supervision
CONTROLES PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Y LA COBERTURA CENSAL
La adopción de un período de recolección en varios días, permitió una supervisión exhaustiva a la recolección de la información en campo, a partir del seguimiento, evaluación y control del desempeño de los encuestadores durante todo el período de recolección.
Los procedimientos definidos en la supervisión del trabajo en campo, para garantizar la calidad de los datos recolectados por parte de los encuestadores y la cobertura censal en el Censo General 2005 comprendieron las siguientes actividades:
OBSERVACIÓN DE ENTREVISTAS
Cada supervisor realizó un acompañamiento en campo a sus encuestadores para observar las entrevistas efectuadas por estos, lo cual le permitió conocer el manejo conceptual y metodológico de las personas a su cargo y el nivel alcanzado en su capacitación.
Lo anterior, le dio al supervisor los elementos de juicio para realizar el proceso de retroalimentación de manera personalizada, mejorando cada día el grado de comprensión, manejo conceptual, familiarización con el DMC, y manejo de la entrevista.
COMPROBACIÓN DE UNIDADES CENSADAS
El supervisor realizó una visita a unidades ya encuestadas: hogares, unidades económicas, con el fin de verificar en estas:
• La visita real por parte del encuestador a dicha unidad
• La identificación completa de todos los hogares existentes en la unidad
• La calidad de las respuestas en algunas preguntas del cuestionario censal.
La actividad de verificación a unidades ya encuestadas, fue efectuada diariamente por parte del supervisor a cada uno de sus encuestadores.
COMPROBACIÓN DE LA COBERTURA
En las cabeceras municipales se cotejó la información recolectada por el enumerador, para cada AG, y la información recolectada por el encuestador durante el censo. El coordinador de campo realizó la comparación de las dos informaciones con el fin de controlar la cobertura de viviendas, hogares, unidades económicas y LEAS a nivel de cada manzana.
En las áreas rurales se cotejo la información señalada previamente en la cartografía, para cada vereda, centro poblado, caserío, y la información recolectada por el encuestador durante el censo. El coordinador de campo realizó comparación de las dos informaciones con el fin de controlar la cobertura de viviendas.
CONVOCATORIA A UNIDADES FALTANTES
Durante el desarrollo del operativo censal, se efectuaron de manera continua y por diferentes medios, procesos de convocatoria e invitación a los jefes de los hogares no censados en las áreas ya visitadas por el censo, para ser censados en puestos especiales ubicados en caseríos o en la misma cabecera municipal, para ser censados allí y poder garantizar una cobertura del ciento por ciento.
CERTIFICACIÓN DE COBERTURA POR BARRIO
Una vez finalizado el operativo censal en cada uno de los barrios, se levantó un acta de finalización con cada junta de acción comunal, indicando la cobertura alcanzada en la zona y las áreas dejadas de censar.
LEVANTAMIENTO DEL ACTA DE FINALIZACIÓN
Finalizado el censo urbano y rural en cada municipio, se procedió a la firma del acta de finalización; en la misma se especificó las áreas cubiertas y las zonas dejadas de censar. Dicha acta fue firmada del alcalde y el coordinador general municipal del censo.
CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIETNO DE ENCUESTAS O REGISTROS
El proceso consistió en la recepción de los documentos físicos, en el área destinada para este propósito, en cajas y claramente identificadas, verificando cada paquete físico entregado, contra la relación de entrega suministrada.
Los documentos fueron localizados en una bodega en donde se realizó un proceso de verificación de relaciones y se generó una tapa con la información de ubicación por departamentos y municipios e información adicional asociada a cada uno, la cual fue ingresada a una base de datos.
Posteriormente, se procedió con el proceso de digitalización el cual consistió en obtener las imágenes de los documentos (cuestionarios y formatos), almacenando dichas imágenes en el servidor para los procesos posteriores de captura.
Terminado este proceso, se verificó la información que el software de interpretación no pudo leer o que presentaba algún tipo de duda en el campo.
Además, se revisó la configuración de algunos campos críticos dependiendo del proceso, como el área geográfica y otros campos que, según las definiciones realizadas inicialmente, no cumplían con alguna regla definida, por ejemplo, el campo clase debe tener un valor entre 1 y 3.
Adicionalmente, se realizó un proceso de control de calidad el cual se dividió en dos etapas: análisis de inconsistencias y evaluación de calidad (% de error).
ANÁLISIS DE INCONSISTENCIAS
Este proceso consistió en analizar la información capturada según reglas de validación definidas desde el comienzo del proceso, como rangos de algunos valores, verificación contra base de datos, etc. Las inconsistencias que se presentaron fueron:
• Municipio no existe.
• Departamento no existe.
• El municipio no pertenece al departamento.
• Se encuentran formularios sin consecutivo.
• Valores de respuesta fuera de rango establecido.
• Fechas inconsistentes.
• Área geográfica fuera de rango.
• Clase no corresponde.
EVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA GRABACIÓN DE LOS FORMULARIOS EN PAPEL
El proceso de evaluación de calidad consistió en comparar la información capturada, contra la información de la imagen con el fin de encontrar el nivel de calidad y los porcentajes de error que se tienen dentro del proceso. Esta información se revisaba por lotes; para realizar este proceso se tomó una muestra aleatoria del 10% del total de cada lote capturado y sobre esta muestra se realizó dicho análisis. Si el porcentaje de error mínimo permitido era sobrepasado, se devolvía el lote completo para revisión.
Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
SENSIBILIZACIÓN
Las experiencias de censos anteriores ilustran sobre la función determinante que cumple el proceso de sensibilización en el logro de los objetivos del proyecto censal. Así mismo, el tener en cuenta el conocimiento previo del contexto social, económico, político y cultural de los municipios durante el diseño y la ejecución de la sensibilización, permite tener una participación efectiva de la comunidad en los procesos y actividades censales. Estos antecedentes ratifican la conveniencia de planificar y organizar las intervenciones de comunicación social desde el inicio de su programación.
En el Censo General 2005, se buscó a través de la sensibilización informar, motivar y orientar a los ciudadanos y a los grupos de sectores estratégicos de la sociedad, con el fin de generar identificación y apropiación cívica con el proyecto, en cada uno de los municipios. Así mismo, se pretendió lograr que la población reconociera al Censo General como una necesidad para el país y, por ende, como un compromiso de todos.
GRUPOS DE POBLACIÓN OBJETIVO
Con el fin de lograr esta meta, se identificaron tres grandes grupos de población objetivo que por su carácter se trabajaron con modalidades de comunicación específicas. Estos grupos objeto fueron 1) población general, las organizaciones sociales y comunitarias, 2) las autoridades locales y departamentales (Alcaldes -Gobernadores) y 3) los medios de comunicación.
POBLACIÓN GENERAL
Para su cobertura se diseñó un plan de comunicaciones y un plan de medios, los cuales establecían la difusión del material utilizado para la sensibilización, con el fin de informar, motivar y orientar a la opinión pública frente al censo. Se utilizó como material de difusión impreso: afiches, pasacalles, pendones, volantes y stiquers; mucho de este material llevaba impreso el logotipo de la empresa privada, que sirvió como patrocinadora del proyecto. Adicionalmente, se diseñó un plan de medios, en el cual se emitían en las emisoras nacionales y municipales cuñas radiales y en los canales de televisión nacionales y regionales comerciales relacionados con el censo.
Toda esta campaña se reforzaba con comunicados de prensa, los cuales se emitían en las emisoras regionales en los municipios donde se iniciaba la realización del censo y se informaba sobre el listado de las zonas que iban a ser censadas, al igual que el estado del censo y sus resultados preliminares, adicionalmente, toda esta campaña se reforzaba con perifoneo, especialmente en las zonas rurales de los municipios.
ORGANIZACIONES SOCIALES Y COMUNITARIAS
La estrategia de participación de la comunidad estuvo apoyada por diferentes eventos, a través de los cuales se informó, motivó y orientó a los diferentes grupos de población sobre los principales aspectos del Censo y sobre su importancia para la comunidad.
Las organizaciones comunitarias contemplaban: redes de control social, juntas de Acción Comunal (JAC), juntas administradoras locales (JAL), madres comunitarias, organizaciones campesinas, líderes y miembros de las ONG, organizaciones cívicas y comunitarias, grupos juveniles, organizaciones religiosas, grupos y organizaciones étnicas, discapacitados, juntas de acción comunal entre otros.
Con el fin de llegar a este grupo objetivo, se estableció desarrollar talleres de sensibilización con una duración máxima de medio día, los cuales tenían como fin buscar generar espacios de participación y apropiación del proyecto censal por parte de la comunidad. Igualmente, se determinó realizar reuniones informativas con una duración máximo de dos horas, cuyo propósito era el de informar de manera general sobre la importancia del Censo, y Foros a nivel territorial que permitieran analizar la problemática de la población y apoyar sus soluciones mediante la provisión de información socioeconómica y demográfica actualizada, suministrada por el Censo; se estableció que su duración fueran máximo de un día. A estos eventos asistieron representantes de la academia, los gremios, los medios, expertos en aspectos sociales, económicos, políticos, y demás población interesada.
Con las organizaciones sociales y comunitarias, se realizó una estrategia agresiva de sensibilización, en el marco de la democracia participativa. El censo logró la participación de 22.849.000 organizaciones sociales y comunitarias con las cuales se realizaron 23.079.000 reuniones informativas, con el propósito de:
• Informar a la comunidad.
• Lograr su apoyo logístico.
• Garantizar la inmovilización de la población.
• Garantizar la seguridad de los encuestadores y equipos.
• Validar comunitariamente todo el proceso.
Las organizaciones sociales y comunitarias, en especial las juntas de acción comunal, participan activamente en el proceso de sensibilización en el municipio realizando las siguientes acciones.
• Reunión general de Organizaciones Sociales y Comunitarias. Reunión de comunidades de base (barrios, veredas, caseríos y otros). Formulación y aplicación del plan de acompañamiento comunitario en comunidades.
• Evaluación y Seguimiento del proceso (veeduría) por parte de las comunidades.
AUTORIDADES LOCALES
Con las autoridades locales y entes territoriales, se realizó Convenio Ínter administrativo de Cooperación, con el objeto de fijar responsabilidades en la ejecución del Censo General 2005, donde establecieron compromisos y responsabilidades tanto del DANE como de cada uno de los Municipios, frente al desarrollo del censo, realizando las siguientes acciones:
• Delegando un funcionario enlace entre Administración y funcionarios del DANE encargados del operativo censal.
• Conformando la Junta Cívica Municipal del Censo para seguimiento y veeduría del proceso censal, realizaría veeduría de todo el proceso censal, garantizando de esta manera mayor seguridad en el municipio sobre el proceso de ejecución del Censo, y así mismo, sus integrantes serían multiplicadores de la información en sus respectivos sectores. De esta manera, se les entregó una guía de sensibilización en la que se explicaba qué debía hacer la junta y cada integrante de ésta para lograr los objetivos establecidos previamente.
• Facilitando el desarrollo de reuniones de socialización e información del censo al interior de su administración y en especial con toda la comunidad.
• Apoyando el desplazamiento del personal operativo del censo dentro del territorio del municipio.
• Programando y disponiendo de un apoyo de seguridad en los desplazamientos del personal del DANE encargado de la divulgación y capacitación, así como del desarrollo del operativo censal.
Finalmente, se entrego un portafolio de productos en el que se definió uno a uno, todos los productos a los que podrían acceder a partir de la realización del Censo, basados en los cuestionarios de población y vivienda, unidades económicas y agropecuarias.
EL PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN
El plan de sensibilización establecido en el nivel municipal comprendió las siguientes etapas:
• La convocatoria a los alcaldes se realizó 2 meses y medio antes del inicio del Censo en cada municipio.
• La verificación de la creación de las juntas municipales del Censo, se hizo 2 meses antes.
• La primera reunión con las juntas municipales del Censo se convocó 1 mes y medio antes del inicio del Censo.
• El coordinador del censo y las juntas municipales del censo se reunieron 15 días antes del inicio del mismo.
• El primer comunicado de prensa e inicio de la campaña masiva de comunicación en medios del municipio, se realizó 8 días antes del inicio.
• La notificación a los hogares se envió 2 días antes del inicio.
• Día cero, cuando se inicia el Censo, se expide el segundo comunicado de prensa.
• Tercer comunicado de prensa, 8 días después.
• Cuarto comunicado de prensa, 16 días después.
• Quinto comunicado de prensa, 24 días después.
• Sexto comunicado de prensa, a los 32 días del inicio.
Todas estas modalidades de comunicación fueron apoyadas por la campaña de comunicación masiva a nivel nacional, la cual comprendió:
• Campaña de relaciones públicas, el 1 de marzo al 1 de julio de 2005, dirigida a líderes de opinión, organizaciones colaboradoras y facilitadoras del Censo, mercadeo social, entre otros.
• Lanzamiento del Censo, el 22 de mayo de 2005, dirigido especialmente a líderes de opinión, medios de comunicación, alcaldes y entidades gubernamentales.
• Campaña de free press, que se trabajó del 1 al 15 de julio de 2005 y consistió en la preparación de la opinión pública para el Censo.
• Campaña publicitaria, que realizó del 15 de julio al 30 noviembre y se llevó a cabo en dos etapas: una primera etapa, en la cual se desarrolló una campaña de expectativa, que se realizó del 15 de julio al 3 de agosto, cuyos objetivos fueron la sensibilización de la población y suministro de información sobre la metodología del Censo, así como las fechas en que se realizó en cada una de las ciudades principales iniciales.
En un segundo momento, se llevo a cabo una campaña de mantenimiento, realizada del 4 de agosto al 30 de noviembre y con la cual se fue informando sobre las nuevas ciudades principales por censar. Además, se divulgaron los mecanismos de contacto del Censo (call center, página web, líneas de atención al ciudadano) y como los primeros resultados del enso. Con estas campañas se buscaba motivar a quienes no habían sido censados y mantener el interés de la ciudadanía. Y finalmente, dentro de la estrategia se incluyeron las campañas de relaciones públicas, publicitaria y free press, así como la participación en eventos y ferias.
CAPACITACIÓN
Proceso con el cual, las personas adquieren, desarrollan o complementan las competencias requeridas para desempeñarse en cada uno de los cargos definidos en la organización del proyecto. El proceso pedagógico que se construyó para el Censo General 2005, tenia elementos teóricos y prácticos sobre aspectos conceptuales, y también metodológicos, operativos y tecnológicos del censo, que proporcionaron las competencias requeridas a las personas que realizarían el operativo censal; la entidad de capacitación -ECAP, expidió un certificado del curso realizado.
ESQUEMA OPERATIVO
ORGANIZACIÓN CENSAL
La organización y ejecución del censo se soportó en 10 gerencias territoriales, responsables de la administración y la coordinación del operativo censal en los municipios que les corresponden.
ORGANIZACIÓN CENSAL REGIONAL
Para cada una de las gerencias territoriales, se definió el siguiente esquema funcional, con dedicación completa al Censo General.
El gerente territorial, fue el responsable de la realización del censo en los municipios que conforman su territorial y para ello, contó con el apoyo de dos asistentes: un operativo y un administrativo, con amplia experiencia relacionada con los temas, responsables de impartir los lineamientos técnicos definidos en los diseños de los diferentes procesos censales y de realizar el seguimiento y control a los procesos logísticos, de gestión de personal, administrativos, de sensibilización, y recolección, apoyados en las Unidades Regionales Operativas (URO).
Las URO, son agrupaciones de municipios contiguos con facilidades de acceso entre ellos, con un número no superior a 15 municipios y con población cercana a 500.000 habitantes. En cada URO fue nombrado un jefe de URO, responsable de realizar el seguimiento, verificación, evaluación y control de las actividades operativas en cada uno de los municipios que conforman la correspondiente unidad. En total se conformaron 108 UROS.
ORGANIZACIÓN CENSAL MUNICIPAL
En el orden municipal, se definió un esquema organizacional, responsable de la ejecución de los diferentes procesos técnicos en el municipio: sensibilización, recolección urbana y rural.
En cada uno de estos entes territoriales, se nombró un coordinador general municipal y su respectivo equipo de trabajo urbano y rural, quienes trabajaron bajo los lineamientos y orientaciones de los gerentes regionales y jefes de URO, con el apoyo de las autoridades civiles y militares de cada municipio.
EL COORDINADOR GENERAL MUNICIPAL: Fue el responsable de planear, organizar, coordinar y ejecutar todo el operativo en el municipio ó en las comunas a su cargo.
Para las ciudades grandes se nombraron varios coordinadores generales municipales así: 20 para Bogotá, 6 para Cali, 5 para Medellín, 4 para Barranquilla, 3 para Cartagena, 2 para Cúcuta y 2 para Bucaramanga.
EL COORDINADOR DE CAMPO: Fue la persona encargada de planear, organizar y supervisar la recolección de la información censal en el Área de Coordinación (AC) asignada. Para el censo general fueron nombrados varios coordinadores de campo urbano, uno por cada 8 supervisores urbanos y para el área rural uno por cada municipio.
EL SUPERVISOR: fue la persona encargada de planear y supervisar el trabajo de campo en el Área de Supervisión (AS) asignada. Su misión fue garantizar a través de esta supervisión la calidad de los datos recolectados por los encuestadores a su cargo y la cobertura de todas las unidades de estudio en las áreas asignadas. En el área urbana se nombró un supervisor por cada cinco encuestadores urbanos en promedio, por su parte para el área rural se nombró uno por cada cuatro encuestadores.
EL ENUMERADOR :Persona encargada de realizar de manera previa al censo el conteo y registro de las viviendas, hogares, unidades económicas y los LEAS asociados a cada manzana o AG. Para el censo general se nombró un enumerador por cada supervisor urbano para municipios de categoría especial a VII.
EL ENCUESTADOR: Persona responsable de recolectar la información directamente en la fuente en las Áreas Geográficas (AGs) asignadas, con la metodología, procedimientos y normas definidas en el Censo General.
CONFORMACIÓN DE LA JUNTA MUNICIPAL : como apoyó a la organización municipal, se conformaron las Juntas Municipales del Censo con representación de la comunidad, autoridades civiles, eclesiásticas y militares.
Dicha junta, participó en la organización, y normal desarrollo del censo del municipio, a partir de su apoyo al coordinador general municipal, elaboró planes de sensibilización a la comunidad, planes de seguridad para garantizar la integridad del personal y la seguridad del material censal.