Supervision
La operación estadística de educación formal, más allá de las rutinas y procesos sistemáticos propios del modelo de producción, se implementan varios procesos y mecanismos para el control de la calidad, que involucra la gestión técnica de los diferentes componentes de DANE (logística, temática, sistemas y metodología estadística), y otras fuentes externas auxiliares como es el caso de las secretarías de educación certificadas y el Ministerio de Educación Nacional.
- Métodos y mecanismos de control de calidad (datos y base de datos)
El sistema de captura está diseñado con arreglo a una serie de reglas de validación, completitud y de aceptabilidad o rechazo que operan intra e inter módulos durante la fase de captura o auto diligenciamiento de los datos, con lo cual se reduce las probabilidad de grabar módulos con inconsistencias o registros errados y se anula la ocurrencia de formularios incompletos. No obstante, es posible que el sistema deje pasar datos atípicos o que no tienen referente de validación, que son detectados en las fases posteriores de crítica, análisis de consistencia, depuración y corrección.
Para ejecutar estos procesos, la operación estadística de educación formal cuenta con varios instrumentos y acciones de control:
- Módulo de captura con sistema integral de consistencia.
- Ficha de análisis para la variables más importantes del formulario C 600.
- Reporte de variaciones interanuales para las variables estructurales.
- Monitoreo del avance del operativo de recolección o rendición de información.
- Módulo de captura con sistema integral de consistencia
Este proceso es ejecutado directamente desde la plataforma electrónica para cada una de las fuentes informantes. El sistema de captura está diseñado con reglas de validación internas que reducen la probabilidad de inconsistencias o registros errados. La tarea del crítico está centrada en la detección y el análisis de datos atípicos (que saltan en el formulario electrónico), que no son controlados por el sistema, y su ajuste o corrección después de confirmación por la fuente.
- Ficha de análisis
La ficha de análisis: es una funcionalidad disponible dentro del sistema de educación formal (SIEF), a partir de la cual, después de la captura de los datos, se hacen visibles las variables y los valores susceptibles de control o corrección, labor ejecutada por el crítico después de revisar la coherencia interna del formulario o como resultado de la confirmación que se establece mediante consulta directa a la fuente primaria.
- Reportes de variaciones interanuales para las variables estructurales
Reglas de validación que permiten detectar variaciones interanuales en las principales variables de estudio conforme a la estructura del formulario electrónico, que permite realizar los ajustes y/o correcciones necesarias en la información registrada en aquellas sedes educativas que presentan inconsistencia, para obtener una información cierta y con los estándares de calidad y completes requeridos. Estos ajustes se realizan consultando a las sedes educativas directamente quienes son la fuente primaria de la operación estadística.
- Métodos y mecanismos de control consolidación base de datos
Para garantizar la calidad e integridad de la base de datos se sigue una serie de rutinas que se implementan después del primer cierre operativo. Con éste se entrega la base de recolección preliminar que ya trae incorporada los ajustes, depuración y consistencia alcanzada durante la etapa de recolección. El control de calidad de la base de recolección se realiza conforme a las siguientes rutinas:
1. Se verifica la cobertura alcanzada para las variables estructurales de la operación estadística. El análisis se realiza agregando desde el nivel básico a nivel de sede jornada, pasando a sede educativa, agregando a municipio y cerrando hasta departamento y Secretaria de Educación Certificada. Para ello se utiliza un tablero de control que contiene:
- La variación interanual y los promedios históricos de los últimos tres años registrados en C600.
- El registro de matrícula de SIMAT y de DUE, para el año de referencia, que se obtiene del servicio web que dispone el MEN al servicio de DANE.
- El contraste de cifras en ordenes de magnitud y valores porcentuales DANE - MEN.
2. Desde el administrador del sistema SIEF a través de análisis temática se corre una serie de reportes para detectar posibles inconsistencias atípicas con variaciones o valores absolutos por fuera de los rangos de aceptabilidad. Estos reportes se renombran así:
- Matricula sede y jornada
- Alumnos vs grupos_ tradicional
- Alumnos vs grupos_ tradicional
- Modalidad Tipo matricula
- Resumen _Municipio Matricula
- Resumen Municipio sedes
- Alumnos Vs Docentes
- Docentes Modulo III_V
- Equipos computo_Matricula
3. Después de contar con la base de recolección definitiva (después de controles de calidad), se cierra para evitar alguna modificación o afectación del registro y se procede a la preparación de los archivos para ejecutar el proceso de imputación. De la base cerrada se obtiene la lista de candidatos a imputar por deuda. El porcentaje de imputación siempre es menor que el porcentaje de deuda en el año de referencia.
4. La base de datos definitiva se obtiene después de imputación, Los procesos de control en esta etapa se ajustan a:
- El modelo estadístico de imputación utilizado por el grupo de Diseños Muéstrales, exige la consistencia y completitud del registro para la sede imputada, con el objeto de garantizar el correcto ensamble o articulación de los datos imputados en la estructura de tablas de la base de datos y la coherencia de la información.
- A través de los procesos indicados el grupo de Sistemas integra el registro imputado a la base de datos para blindar y consolidar la base definitiva de educación formal.
5. Antes de generar los cuadros de salida, anexos y la publicación de cifras y resultados se revisan los órdenes de magnitud y la tendencia en cada nivel de análisis y desagregación geografía, por entidad territorial certificada de educación, por sector, por zona y variables centrales (matrícula, docentes, jornadas).
MÉTODOS Y MECANISMOS DEL CONTROL OPERATIVO
- Monitoreo al avance del operativo de recolección o rendición de información: es una funcionalidad disponible dentro del sistema de educación formal SIEF (control Operativo -cobertura, a partir de la cual se realiza el seguimiento y control a las fuentes informantes, según el estado registrado con respecto al reporte de datos al reporte o ingreso de la información o diligenciamiento del formulario (sin digitar, digitado, en digitación, análisis de verificación, verificados y aprobados), y según la novedad asignada (deuda, liquidadas, inactivas etc.).
La funcionalidad está diseñada para el monitoreo operativo a nivel de:
- Fuente primaria de información.
- Sede y subsede territorial de DANE.
- Entidad territorial certificada (secretaría de educación Certificadas).
- Funcionalidad para el monitoreo operativo a nivel de fuente primaria de información.
- Funcionalidad para el monitoreo por entidad territorial certificada/novedades.
- Funcionalidad para el monitoreo operativo a nivel de secretaría de educación certificada.
- Funcionalidad para el monitoreo operativo a nivel territorial DANE.
- Funcionalidad para el monitoreo operativo a nivel sede y subsede DANE
Características de la situación de recopilación de datos: notas sobre la recopilación de datos
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL OPERATIVO
El proceso de validación y análisis de consistencia está a cargo de las sedes y subsedes del DANE, bajo el direccionamiento del coordinador operativo. Se cuenta con la participación técnica y administrativa de las Secretarias de Educación.
El operativo de recolección se basa en la ubicación geográfica de la sede educativa y la entidad territorial certificada a cargo de la sede educativa (secretaria de educación), a su vez las secretarias están asignadas de acuerdo a criterios geográficos y organizacionales a las sedes y subsedes del DANE, desde donde se hace el seguimiento al diligenciamiento del formulario electrónico con el apoyo de las Secretarias de Educación Certificadas. El siguiente esquema representa la organización operativa.
MÉTODOS Y ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de la información se realiza a través del formulario electrónico C600 sobre el ambiente Web, por autodiligenciamiento en todas las sedes educativas del sector oficial y no oficial a nivel Nacional.
La estrategia de recolección de datos en la operación estadística de educación formal cuenta con varias etapas que permiten alcanzar la mayor cobertura y veracidad de la información a nivel nacional, estas etapas son el alistamiento del directorio estadístico, notificación a sedes educativas, recolección de datos y análisis de la información.
Alistamiento del directorio estadístico.
La operación estadística de educación formal EDUC, posee cobertura de censo recolectando la información de todas las sedes educativas objeto de la operación estadística adscritas a las secretarías de educación departamental, distrital o municipal certificadas, según corresponda. La dirección de geoestadística hace entrega del directorio al componente logístico teniendo en cuenta todas las sedes del consolidado e incluyendo los nuevos códigos DANE asignados por el Sistema de Identificación de sedes educativas (SISE) del periodo en referencia, para ser evaluado e implementado en el operativo.
El directorio es sometido a ajustes durante el proceso pre-operativo y operativo por parte del componente de logístico con el fin de validar la consistencia y oportunidad del mismo, representado en el ingreso de sedes educativas nuevas o reactivadas y el retiro de sedes con novedades identificadas en operativos anteriores, finalmente el directorio es compartido y asignado a las sedes y subsedes del DANE para su distribución interna y siguiente paso del proceso de recolección.
NOTIFICACIÓN SEDES EDUCATIVAS
La sede o subsede DANE a través del asistente técnico, recibe por parte del componente logístico el directorio inicial de sedes educativas objeto de la operación estadística, quienes a su vez notifican a las sedes educativas las fechas de apertura y plazos de diligenciamiento en la plataforma de captura electrónica (SIEF). La plataforma cuenta con un mecanismo de identificación de la sede a través del código DANE y posterior autenticación de la sede educativa por correo electrónico para el ingreso al formulario electrónico.
RECOLECCIÓN DE DATOS
El formulario C600 se diligencia con un sistema mixto de recolección: directamente en la Web a través del formulario fisico (de acuerdo a situaciones especiales de campo), proceso que se lleva a cabo durante el tiempo programado para el operativo. Para tal fin se recolecta la información en 2 etapas:
Etapa I. se habilita el formulario electrónico paras sedes educativas informantes de Calendario A, según cronograma establecido.
Etapa 2: se habilita el formulario electrónico paras las sedes educativas informantes de Calendario B y sedes con el programa CLEI. Según cronograma establecido.
Con el fin de entregar las cifras en las fechas establecidas en el cronograma y teniendo en cuenta la asignación de recursos, se ha dispuesto que cada responsable del proceso de critica debe gestionar la obtención de la información de acuerdo una carga asignada de sedes educativas mensuales para cada sede o subsede DANE, requiriendo la información a las sedes educativas, validación de consistencia y crítica en el sistema hasta completar el 100% de la revisión.
Una vez se cuenta con la información reportada por la sede educativa informante a través del formulario electrónico, se da inicio a los procesos de análisis de consistencia y control de los datos registrados por la sede educativa, los cuales incluyen, el proceso de crítica, la asignación de novedades y el control de cobertura.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Proceso de crítica, validación, consistencia de la información y captura de datos.
El sistema de captura está diseñado con reglas de validación internas que reducen la probabilidad de inconsistencias o registros errados, seguidamente en el proceso de crítica se concentran los análisis en la detección de datos atípicos en las variables más relevantes de la operación estadística a través de la ficha de análisis, herramienta del aplicativo de educación formal para usuarios internos, a través de la cual se evidencian dichas variaciones para su confirmación, ajuste o corrección después de contactar y confirmar los datos reportados con la sede educativa.
ASIGNACIÓN DE NOVEDADES
Este proceso se realiza con el objeto de controlar la cobertura censal, la calidad y consistencia de los datos. La asignación de novedades permite identificar las sedes educativas que por distintas circunstancias no rinden la información una vez que presentan una de las siguientes condiciones, inactiva, liquidada, fusionada, duplicada o no pertenecen al universo de la operación estadística.
Las novedades también permiten clasificar las sedes que responden al censo educativo (rinden) y las sedes educativas que no responden al censo (deuda). El proceso se ejecuta con el acompañamiento e intervención directa de las secretarías de educación certificadas y el equipo logístico de DANE Central.
CONTROL DE COBERTURA
El grupo de logística monitorea permanentemente el operativo de acuerdo con los envíos programados, revisa las sedes educativas codificadas con novedades y el indicador de cobertura, genera las tablas de resumen para el análisis, las variaciones por fuera de rango, valida las observaciones y realiza las consultas con las sedes educativas cuando se requiera. Adicionalmente, evalúa el cumplimiento de las fechas establecidas en el cronograma y toma decisiones en caso de evidenciarse posibles retrasos, así mismo se valida la calidad de la información, mediante la utilización del aplicativo dispuesto en el sistema (Control cobertura, seguimiento de novedades y ficha de análisis).
DEFINICIÓN DE ROLES OPERATIVOS Y ACTIVIDADES POR ROL
La operación estadística de educación formal precisa de cuatro roles para llevar a cabo la recolección de los datos, sede educativa, critico, asistente técnico y analista logístico.
Sede educativa
Es la unidad básica en la organización del servicio público de educación. En estricto sentido es una unidad económica que se ha constituido legalmente para la prestación del servicio público de educación y que para ello cuenta con una licencia de funcionamiento (aplica para los establecimientos del sector no oficial) o un acto de reconocimiento (para sedes educativas del sector oficial), una planta física y una estructura administrativa, en esencia es el informante quien a través del aplicativo de autodiligenciamiento SIEF, reporta los datos con el asesoramiento del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).
Critico
Es el apoyo y contacto directo con la sede educativa, seleccionados en las sedes y subsedes del DANE de acuerdo al directorio para el año en referencia, es el encargado del proceso de validación y consistencia de la información, es el primer filtro de calidad que le permite a cada una de las sedes y subsedes del DANE, interactuar con las sedes educativas y solicitar las aclaraciones necesarias acerca de las inconsistencias o dificultades que se presentan, logrando de esta forma enviar información confiable y veraz al DANE Central.
Asistente técnico
Es el enlace directo entre los críticos y el equipo logístico, es la persona encargada en cada una de las sedes y subsedes del DANE de velar por el avance del operativo de recolección y análisis de la información, su rol es de vital importancia como canal de comunicación directo entre la sede educativa, el crítico y el equipo logístico, con el fin de evidenciar a tiempo las dificultades en el operativo y realizar ajustes que permitan solucionar los inconvenientes sin afectar la calidad y los tiempos establecidos en el cronograma.
Analista logístico
Profesional universitario encargado del análisis, verificación y consistencia de los datos remitidos por la sede educativa y avalados por el crítico, para consolidar la base definitiva de la operación estadística.
Su perfil permite realizar un filtro de calidad a la información recolectada en el operativo y canalizar las inconsistencias o acciones de mejora en sentido bidireccional con el personal en las sedes y subsedes del DANE y el área de metodología en la entidad, velando por la calidad y oportunidad de la misma.
Esquema de entrenamiento del personal
El DANE a través de un proceso B learning definido que inicia con el entrenamiento a través de herramientas tecnológicas como video conferencia a los asistentes técnicos de todas las sedes y subsedes del DANE por parte del área de logística, sobre los lineamientos, conceptos y diligenciamiento del Formulario C-600, a su vez los asistentes técnicos dentro del proceso de selección se trasmiten la información al grupo de trabajo operativo bajo su cargo (críticos) en las instalaciones de la sede o subsede de acuerdo al cronograma previsto, previo al inicio del operativo.
Los mecanismos de validación de conceptos y contenidos son a través de las pruebas virtual y presencial aplicadas dentro del proceso de B learning y que luego son reforzadas con ejercicios en las videoconferencias.
DANE Central refuerza el entrenamiento en cada uno de las etapas del proceso operativo y de recolección a través de video conferencias, jornadas de asistencia y supervisión técnica presencial. Igualmente dispone en los diferentes medios de difusión los instructivos y manuales de trabajo (v.g crítica, validación y consistencia, de diligenciamiento en el caso del instrumento de recolección, etc.) con el fin de complementar la información transmitida en los entrenamientos.
Convocatoria y selección del personal
El DANE Central a través del componente logístico de la operación estadística, realiza los estudios previos y los instructivos de contratación del personal operativo, conforme a la programación y el manual de procedimientos para la selección del equipo operativo que establece el DANE. Posteriormente son enviados a las respectivas sedes y subsede del DANE donde se ejecuta el proceso de contratación, iniciando por la convocatoria - pública y/o por invitación directa- de acuerdo con los lineamientos establecidos por DANE Central.
El entrenamiento presencial del personal operativo está a cargo de los asistentes técnicos responsables de la operación estadística de educación en las sedes y sub-sedes del DANE, haciendo uso del material previamente ajustado y dispuesto desde DANE central de manera virtual a través de la plataforma @prendanet, posteriormente se realiza una prueba virtual y otra presencial coordinada de conocimientos en cada una de la sedes y subsedes del DANE con el fin de seleccionar los mejores puntajes para el desarrollo del operativo, todo esto con el acompañamiento técnico necesario desde DANE central y de acuerdo con el procedimiento de selección de la entidad.
El equipo de trabajo en las sedes y subsedes del DANE está conformado por el responsable de educación formal (asistente técnico) y el rol de crítica establecido previamente, al cual se le asigna una carga de trabajo mensual fija cuya cantidad está determinada por el total de sedes educativas que componen el directorio de la sede o subsede DANE en el año de referencia.
Proceso de sensibilización
En el proceso de sensibilización de la operación estadística de educación formal, continuamente se implementan actividades para dar a conocer a las sedes educativas la importancia del reporte y entrega oportuna de información, así como a las secretarias de educación certificadas, quienes llevan a cabo acciones relacionadas con el seguimiento, control de la cobertura y asignación de novedades.
Parte de estas actividades se ejecutan a través de jornadas de asistencia y supervisión técnica en sedes y subsedes del DANE o por video conferencia direccionada hacia el personal técnico de las secretarías de educación, los directores(as) de núcleo, los rectores(as) o informantes idóneos de las sedes educativas, asistentes técnicos y equipo operativo.
Diseño de la estrategia de comunicación y plan de contingencia
La comunicación al interior del grupo de la operación estadística de educación formal es de vital importancia para el desarrollo del objetivo institucional y la obtención de información veraz y eficiente, para lo cual intervienen los equipos operativos en las sedes y subsedes del DANE (asistentes técnicos y críticos), la dirección de metodología y producción estadística DIMPE a través del grupo interno de temática curso y calidad de vida, la oficina de sistemas y el grupo interno de encuestas de infraestructura, los cuales velan de manera integral para solventar las novedades presentadas durante el operativo censal.
El flujo de la información es multidireccional lo que indica que puede iniciar o terminar en los agentes externos (sede educativa, secretarias de educación) o internos (grupos de trabajo DANE), haciendo uso de las herramientas tecnológicas que nos permiten evidenciar y dar respuesta oportuna a las diferentes inquietudes o imprevistos en el operativo, consultando los efectos en la calidad y veracidad de la información.
Principalmente la operación estadística busca fortalecer el proceso de construcción integral, recibiendo información de todos los actores y dirigiéndola en la dirección acertada para su análisis y posible aplicación tanto a nivel operativo, metodológico e informático.
Diseño de la estrategia de seguimiento y control
Desde el grupo interno de logística se realiza un seguimiento y control quincenal al avance del operativo durante su fase de recolección que permite asegurar el cumplimiento de las metas de acuerdo al cronograma establecido, a través de la herramienta control operativo del aplicativo SIEF al cual tienen acceso todos los roles internos de acuerdo a su competencia y actividades individuales.
Si bien el monitoreo de avance se puede consultar de manera individual, el equipo logístico realiza con periodicidad quincenal revisión al avance puntual por sedes y subsedes DANE en variables como cobertura, oportunidad, calidad y gestión central, lo que permite identificar posibles retrasos o dificultades en el avance del operativo de recolección y tomar las medidas correctivas pertinentes con agentes internos o externos.
Finalmente DANE central a través de sus analistas realiza un seguimiento individual al personal operativo en relación a variables cuantitativas (cobertura) y cualitativas (análisis), que nos permitan apoyar personal con dificultades de manera oportuna y no ver afectado el avance y la calidad de la información en la fase final del operativo.
