Saldos y Movimientos de las Entidades Estatales

El formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS es el cuadro de datos por medio del cual las entidades del estado envían su información contable pública a la CGN, información que es guardada en una bodega de datos, la cual puede ser consultada por los usuarios de la información contable pública en la página web www.chip.gov.co. En dicha página web, se puede encontrar el link de consultas, las cuales se pueden realizar por entidad contable pública, además se puede consultar las características principales de la entidad contable pública seleccionada como: datos de ubicación, datos del encargado de la información, clasificadores, naturaleza, etc. La información consultada puede ser filtrada por cada una de las agregaciones del catálogo de cuentas, es decir, que la información se puede consultar a nivel clase, grupo, cuenta o subcuenta. De igual forma, se puede realizar una consulta más dinámica utilizando el link “Bodega de Datos” en el cual se podrán realizar búsquedas predefinidas como series históricas, agregado departamento y comparativo entidad multi-periodo, también se pueden realizar consultas en reportes predefinidos como: Comparativo Saldo Final Clase, Comparativo Saldo Inicial Actual Vs Saldo Final Anterior, Saldos Finales Nivel Clase, etc..

Las entidades del estado colombiano reportan a la CGN como ya se indicó, en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y dicha información previa validación de calidad de la información, se puede consultar en la página web www.chip.gov.co como consultas y reportes que presentan la información en el mismo orden, es decir, saldo inicial, movimientos débito y crédito, saldo final, saldo final corriente y saldo final no corriente, lo cual se explica a continuación según el RCP:

a. Estructura y diligenciamiento de formularios

Los formularios constituyen el mecanismo a través del cual, las entidades reportan la información financiera, económica, social y ambiental de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las diferentes estructuras informáticas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables.

b. Aspectos generales y técnicos de los formularios

Valores de reporte. Los valores se diligencian en Miles de Pesos.

Nivel de desagregación. Los datos se incluyen a nivel de subcuentas.

Actualización de formularios. Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que antes de iniciar el diligenciamiento de los formularios se debe realizar el proceso de actualización de los mismos, siempre que la Contaduría General de la Nación así lo publique en la página web del CHIP, actividad que se efectúa a través de la funcionalidad definida para el efecto en el sistema CHIP LOCAL.

Igualmente, se debe tener en cuenta que si la Contaduría General de la Nación desarrolla una nueva versión del aplicativo, las entidades deben actualizar en el CHIP LOCAL el aplicativo a la nueva versión, antes de actualizar los respectivos formularios.

Medios de incorporación de información al Sistema CHIP. Las entidades contables públicas disponen en el Sistema CHIP de dos funcionalidades a través de las cuales se incorpora la información a reportar:

a) Diligenciamiento directo en el sistema de los formularios definidos, en los términos del presente procedimiento.

b) Importación de la información al sistema a través de archivos planos, cuyos aspectos técnicos de esta funcionalidad se encuentran incorporados en el sistema de ayuda en línea del aplicativo local.

c. Formularios definidos para las categorías de información.

Para el efecto se definen los siguientes formularios:

1.) CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
2.) CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS
3.) CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO
4.) CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL

Para el caso de la Operación Estadística Saldos y Movimientos de las Entidades Estatales, se define el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, el cual se utiliza para reportar la información contable correspondiente al saldo inicial, movimientos débito y crédito y saldo final, en las fechas de corte y por cada período definido.

El saldo final se discrimina en porción corriente y no corriente. El saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. La sumatoria de los movimientos débito debe ser igual a la sumatoria de los movimientos crédito. Los saldos al final de cada período deben conservar la ecuación contable, los cuales constituyen el balance de prueba.

La estructura del formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS es la siguiente:

Encabezado del formulario. Los datos de encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario, una vez la entidad haya efectuado la actualización respectiva. Es decir, la entidad no requiere diligenciarlos a través del Sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden a las subcuentas definidas en el Catálogo General de Cuentas establecidas y habilitadas a través de los respectivos ámbitos para la entidad contable pública. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

DESCRIPCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE VARIABLES CUANTITATIVAS.

Saldo inicial. Para cada período de la categoría a reportar, el saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. Este dato debe ser diligenciado por la entidad.

Cuando una entidad reporta por primera vez a través del sistema la variable saldo inicial debe ser reportada en cero (Debe digitarse el número 0), se incluyen las creadas, producto de un proceso de escisión o fusión, cuando presenta su primer reporte. Cuando la fusión se da por absorción, en la variable de saldo inicial se debe reportar la información de la entidad absorbente y los valores que se incorporan del organismo absorbido deben reportarse conjuntamente con el movimiento de la absorbente.

La variable saldo inicial debe diligenciarse a nivel de subcuenta, toda vez que el Sistema CHIP Local realizará automáticamente las sumas algebraicas verticales a partir de la “Cuenta” hasta la “Clase” respectiva.

Los valores deben ser positivos, es decir, sin signo. Se exceptúan las subcuentas que tengan el atributo “NATURALEZA” contrario a la de su clase, como sucede con las cuentas valuativas relativas a la Depreciación, Provisiones, Amortizaciones, Agotamiento y aquellas subcuentas, cuentas y grupos que siendo de igual NATURALEZA a la de la clase, por situaciones extraordinarias la dinámica permite saldos contrarios, como sucede con las cuentas Resultado del ejercicio, Pensiones actuales por amortizar, Patrimonio público incorporado y la clase Patrimonio, entre otras. Estas excepciones se reportan con signo negativo (Atributo de la cuenta “Ambisigno”).

Movimientos débitos y créditos. Los valores de las subcuentas deben diligenciarse en todos los casos sin signos. Estos valores corresponden a los registrados por la entidad contable pública entre el primero y el último día del período de reporte establecido en la categoría.

Movimiento débito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos débito de la respectiva subcuenta, registrados durante el período de reporte.

Movimiento crédito. Corresponde al valor de la sumatoria de los movimientos crédito de la respectiva subcuenta, registrados durante el período de reporte.

Saldo final. Corresponde a la suma algebraica que resulte de los valores incluidos en las variables saldo inicial, movimiento débito y movimiento crédito, dependiendo de la naturaleza de la clase a la que pertenezca el concepto. El Sistema CHIP Local hará el cómputo en cada entidad en el momento de ejecutar la funcionalidad de validación o de cálculo.

Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo “Naturaleza Débito”, tomará el valor de la columna “Saldo inicial”, le sumará el valor registrado en la columna movimiento “Débito” y restará el valor registrado en la columna movimiento “Crédito”.

Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado el atributo “Naturaleza Crédito”, tomará el valor de la columna “Saldo Inicial”, le restará el valor registrado en la columna movimiento “Débito” y sumará el valor registrado en la columna movimiento “Crédito”.

Una vez realizados los cálculos descritos anteriormente, el “Saldo Final” deberá conservar las mismas reglas establecidas para el “Saldo Inicial”.

Distribución del saldo final en Corriente y no Corriente. Se debe distribuir el valor de la columna “Saldo Final” en las columnas “Saldo Final Corriente” y “Saldo Final No Corriente”, teniendo en cuenta el atributo LIQUIDEZ en los activos y EXIGIBILIDAD en los pasivos, conservando el signo de la variable saldo final.

En todo caso, el saldo final de las cuentas de Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos y Cuentas de Orden, se ubica en la columna del Saldo Final No Corriente, conservando el signo correspondiente de la variable Saldo Final.

Saldo final corriente. Corresponde a una porción del saldo final, clasificado y definido bajo el concepto de “Corriente” teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos así:

El activo corriente comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, en un período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general. El pasivo corriente agrupa las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad contable pública, exigibles en un período no mayor de un año, contado a partir de la fecha del balance general. El valor corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del saldo final.

Tratándose de entidades en proceso de liquidación, fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos relativos a la presentación de información definidos en el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación.

Saldo final no corriente. Corresponde a una porción del saldo final, el cual la entidad contable pública ha clasificado y definido bajo el concepto de “No Corriente” teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos, así:

El activo no corriente está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos. El pasivo no corriente corresponde a las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad contable pública exigibles en un período mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. El valor no corriente debe conservar el signo correspondiente a la columna del saldo final.

Tratándose de entidades en proceso de liquidación, fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos relativos a la presentación de información definidos en el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación.